La organización de informática en el siglo XXI

Los equipos directivos de empresas e instituciones están cada vez más sensibilizados por todo lo concerniente a la función de Tecnologías de la Información ( TI ) , que en muchos sectores absorbe más del 50% de la inversión en bienes de equipo y cerca de la mitad de los gastos generales .

El presupuesto anual de informática estimado en 1994 representaba un 6,7% de la facturación de las empresas y la proyección para 1999 es del 10% . En consecuencia, el departamento u organización tradicional de informática sufre hoy mayor presión por justificar costes e inversiones y mayor competencia por la aparición de nuevas compañías de outsourcing con una cartera amplia de servicios .

Para alcanzar estos objetivos exigentes, resulta clave la formalización de todos los procesos de Tecnologías de la Información, tanto estratégicos como de gestión . Este cambio no se puede llevar a cabo sin una nueva organización estructural, de estilo y de canales de comunicación .

Tomamos por definición de proceso el conjunto de actividades entrelazadas que utilizan unos recursos y se realizan a petición de un cliente para entregar un resultado cuantificable . En el enfoque actual de procesos de TI se presenta como novedad la necesidad de formalización o definición de procedimientos, herramientas y roles utilizando un modelo de referencia .

Un proceso así sistematizado permite conservar la experiencia de las mejores prácticas, involucra a las personas que lo realizan y permite identificar las actividades de poco valor añadido susceptibles de contratación externa .

En la práctica, este diseño debe proporcionar ventajas tangibles para el negocio y el usuario como la fiabilidad del entorno de producción, la respuesta ágil ante las nuevas necesidades o la racionalización de costes apoyada en una arquitectura normalizada .

El enfoque que el Grupo de Consultoría IBM ( IBM Consulting Group ) presenta en la formalización de los procesos se inicia con el análisis de la situación de partida de la empresa empleando su propio modelo de referencia . Son características destacables de un modelo de referencia, cubrir en detalle todas las áreas operativas y estratégicas interelacionadas; mostrar todo el panorama de relaciones entre los procesos e inspirarse en las mejores prácticas .

Una vez analizada la situación actual es necesario que cada empresa, con la colaboración del consultor, construya su modelo de procesos, un traje a medida, adaptado a la realidad de su negocio .

Organización de TI

En nuestra experiencia resulta muy conveniente, casi necesario para la implantación de los procesos, un cambio organizativo que comunique con credibilidad a las personas involucradas en el nuevo plan de acción . Resulta aconsejable también una nueva organización para evitar la fragmentación de responsabilidades y actividades de los procesos de TI . Por ejemplo, sería complejo implantar una metodología común de desarrollo en una empresa con unidades de desarrollo independientes por tecnología ( entorno LAN, UNIX y mainframe ) .

Se recomienda que la transformación organizativa de TI se plantee en un proyecto estruturado en dos etapas: rediseño de la organización y gestión del cambio .

Rediseño de la organización

En la etapa de Rediseño de la Organización, una vez formalizados los procesos, se definen cuales son las unidades necesarias y los recursos, a quien corresponden las responsabilidades en el establecimiento de estándares, control o ejecución de los procesos y cual debe ser el marco de relaciones para la prestación del servicio de TI . A lo largo de todo el proyecto es importante trabajar con todas las organizaciones de informática de la empresa y no sólo con el departamento central de Tecnologías de la Información .

Es importante entender que el diseño organizativo no requiere la correspondencia biunívoca: la ejecución del mismo se apoya en el trabajo de técnicos especialistas ubicados en distintas organizaciones .

Gestión del Cambio

En la segunda etapa del proyecto, se aborda la Gestión del Cambio . Debe preverse un impacto importante motivado por la transformación del tradicional Departamento de Proceso de Datos o Area de Informática a un Centro de Servicios con objetivos de negocio .

Ser necesario adaptar los antiguos valores, sistemas y estilos de dirección . El sistema de retribución debe compensar la asunción de nuevos conocimientos . Además, la formación debe permitir que cada empleado pueda adquirir diferentes competencias y capacidades sin que ello suponga pérdida en un área general de conocimientos . Por lo que concierne a los sistemas de control, deben centrarse en la medida formal e informal de parámetros que inciden en el servicio de los clientes . Finalmente, los estilos de dirección deben facilitar el trabajo en equipo que requieren los procesos .

En el panorama empresarial español, la organización de TI orientada a procesos comienza a ser una realidad en los últimos años . Ello ocurre de modo especial en sectores como la Banca, el sector de Energía y el de las Telecomunicaciones, cada vez más liberalizados y abiertos a la competencia . No obstante, el hecho de que exista todavía un gran número de organizaciones de TI muy centradas en tecnologías específicas, en áreas geográficas o funcionales, pone de manifiesto que queda mucho camino por recorrer .

Mariano Chiva y Maite de la Calle son miembros del Grupo de Consultoría ( Consulting Group ) de IBM en España .

Organización Informática según el Grupo de Consultoría de IBM

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Problema: La función de TI se ha convertido en pieza estratégica dentro de las empresas y los departamentos tradicionales de informática sufre hoy una gran presión

Clave: Formalización de todos los procesos de Tecnologías de Información, tanto estratégicos como de gestión para lo cual es importante acometer una nueva organización estructural . Este proyecto se estructurará en dos etapas: Rediseño de la Organización; y Gestión del Cambio

Pasos: Para la formalización de los procesos el Grupo de Consultoría de IBM propone dos pasos fundamentales:

1 Análisis de la situación de partida de la empresa empleando su propio modelo de referencia

2 Posteriormente cada empresa debe construir su modelo de procesos adaptado a la realidad de su negocio