La oficina sin papel.

Para muchos, éste es el gran reto. La oficina sin papel. El ahorro de cientos de metros cuadrados y docenas de archivadores donde se guardan papeles que, en un elevado porcentaje de casos es imposible localizar cuando se necesitan. O que uno ni siquiera se acuerda de que están allí y podrían ser útiles una vez cada diez o veinte años.

Los papeles se conservan, con frecuencia, como seguro de vida ante situaciones enojosas. Contratos o acuerdos que en un determinado momento alguien interpreta de una forma que no tiene nada que ver con lo que nosotros creímos en su día. Los documentos archivados nos permiten comprobar si es cierto lo que no están diciendo. Lo malo es que, en la mayor parte de los casos, precisamente el detalle que se discute no se documentó debidamente, o bien si no cambia la legislación correspondiente.

A veces, se conservan papeles que contienen una información valiosa intelectualmente. En el mejor de los casos,cuatro ideas en diez páginas tamaño folio. Estas son las que nunca conseguimos encontrar en el momento oportuno, o de cuya existencia no nos acordamos ya nunca. Antes era todo mucho más sencillo: ¿Cuánto quiere usted por ese caballo? Doce mil reales. Buen provecho. Y el trato quedaba zanjado. El caballo era un objeto cierto. Los doce mil reales se pagaban en metálico (en sentido estricto). Y no había que liquidar el IVA.

Si la utopía de la oficina sin papel es la máxima ilusión de algunos, también inspira los máximos temores a otros muchos. ¿Qué haríamos sin papel? ¿Cómo justificaríamos que estábamos trabajando con una mesa totalmente vacía? Que nadie se ilusione, pero que nadie tenga miedo. La maldición de Gutenberg no se extinguirá tan pronto. Ni siquiera creo que desaparezcan totalmente los papeles cuando en el mundo la información circule de forma exclusivamente electrónica, cuando todo el mundo trabaje con un ordenador, a través del cual pueda producir y enviar información, y en cuya pantalla reciba la información que envían otros.

Mientras tanto, la única solución es la papelera. No conserve usted un papel salvo que exista peligro de muerte. Los papeles a la papelera, inmediatamente.