La oferta groupware

Si usted necesita la potencia necesaria para manejar problemas complejos en varias plataformas servidor y cliente, Notes no ha cedido aún su puesto como la opción a elegir preferiblemente para proceso groupware. Sin embargo, Exchange de Microsoft y GroupWise de Novell, están comenzando a llenar el hueco rápidamente en cuanto a funcionalidad, pero sin imponer las mismas cargas sobre los recursos administrativos.

Con varios productos compitiendo por el mismo espacio -ayudar a las personas en un grupo de trabajo o departamento a compartir información- la edición norteamericana de ComputerWorld encargó una comparación entre Notes 4.1 de Lotus Development, Exchange 4.0 de Microsoft y GroupWise 5 de Novell.

Como resultado de ese análisis, pudimos constatar que Notes tiene la potencia necesaria para manejar aplicaciones complejas adaptadas a medida, pero muestra deficiencias en facilidad de gestión y en instalación; Exchange es fácil de instalar y de administrar, y muy flexible, pero sólo ahora está comenzando a dominar las herramientas de adaptación; y GroupWise posee casi la misma funcionalidad que Exchange, pero a causa de sus estrechas relaciones con NDS (Novell Directory Services), la administración puede ser más fácil en una red amplia pero más problemática en una red heterogénea pequeña.

Aplicación frente a infraestructura

Un aspecto clave al elegir una opción groupware es determinar si el director de sistemas de información desea una aplicación específica que ayude a los usuarios a realizar una tarea concreta o si desea crear una infraestructura de gestión de datos generalizada. Al haber crecido a partir de un entorno de base de datos, Notes está claramente más orientado a aplicaciones que los otros contendientes. En realidad, Notes maneja los mensajes como si se trataran de un tipo de datos más dentro de su entorno de base de datos.

Las herramientas de manejo de datos integradas de Notes -desde los "navegadores" que permiten una rápida adaptación del interface de usuario a sus amplias capacidades de creación de formularios complejos de gestión de datos- ofrecen una gran potencia para desarrollar y desplegar aplicaciones a medida en una gran variedad de aplicaciones.

Sin embargo, la potencia de estas herramientas supera con mucho a su facilidad de uso. En Notes, el manejo de mensajes está íntimamente unido a las aplicaciones, con la extraña consecuencia de que es más difícil desplegarlo como infraestructura de mensajes si no hay una necesidad de una aplicación central. El manejo de mensajes resulta especialmente eficiente en Notes cuando está integrado en una aplicación de gestión de contratos o en un programa de construcción de edificios, por ejemplo. Fuera de este contexto específico, es similar a otros paquetes de correo electrónico.

Tanto Exchange como GroupWise están construidos sobre una infraestructura de tráfico de mensajes. Al tener sus orígenes en el correo electrónico, aplican más énfasis a la transmisión de información que al contenido y el control. En lugar de que los mensajes estén en los datos, son los datos los que están en los mensajes.

Exchange y GroupWise parecen haberse desarrollado a través de la fusión de herramientas de automatización de oficina de amplia utilización, que antes permanecían separadas, lo cual los hace más adecuados que Notes como herramientas de infraestructura básicas. Cada uno de ellos utiliza ´vistas´ del mundo de la información que se comprenden perfectamente y permiten así a los usuarios aprovechar en mayor medida su experiencia con herramientas similares. Por ejemplo, un usuario que esté familiarizado con la estructura en árbol del Explorer de Windows puede navegar en los recuadros y carpetas de Exchange.

Proceso workflow frente a Control de Procesos Comerciales

Aunque Exchange y GroupWise tienen ambos capacidades de desarrollo de aplicaciones, ninguno de posee una gran variedad o riqueza de herramientas de desarrollo. El diseño de formularios en Exchange se realiza mediante una aplicación Visual Basic, lo que les hace dependientes de plataforma, a diferencia de los formularios Notes. GroupWise utiliza un enfoque similar. Aunque con el tiempo podrían aparecer herramientas más flexibles, por el momento son demasiado tenues para amenazar seriamente a Notes como plataforma de aplicación.

Para los tres paquetes se afirma que son capaces de manejar proceso workflow. Lo que no resulta inmediatamente obvio es en qué medida distinguen bien entre proceso workflow y control de procesos comerciales.

El proceso workflow significa garantizar que la información apropiada llega a las personas adecuadas en la forma correcta y en el momento oportuno; se trata esencialmente de una función de routing. En el control de procesos comerciales, por su parte, interviene la función de routing, pero a ello se añade la verificación y puesta en vigor de reglas comerciales, como la validación de datos y las restricciones de acceso detallado. Ninguno de los productos son capaces de realizar, tal como son recibidos del vendedor, el control de procesos comerciales, sino que para conseguir esto se requiere escribir aplicaciones a medida o adquirirlas.

GroupWise posee algunas herramientas visualmente impresionantes para workflow, incluyendo una atractiva pantalla que permite desarrollar gráficamente un diagrama de control de routing y monitorizar el progreso de cualquier mensaje a lo largo de la ruta. Exchange ofrece también una capacidad workflow sencilla, sin el interface gráfico. En Notes, tanto para el workflow simple como para un verdadero control de procesos se requiere diseñar o comprar una aplicación.

Instalación

Ninguno de los paquetes ha sido diseñado para ser instalado por usuarios sin experiencia. Los procesos de instalación requieren información que se obtiene sólo con una experiencia considerable en combinación con una formación sobre los productos. Hay que estar preparado para invertir en la formación o en un consultor, especialmente con Notes. Respecto a sus interfaces de usuario, cada uno adopta un enfoque diferente para el proceso de instalación.

GroupWise ha sido el que ha presentado las mayores demandas físicas para realizar el proceso de instalación. En nuestro caso, requirió la utilización de tres ordenadores. GroupWise necesita una copia de NetWare 4.1 para NDS (que se incluye en el producto entregado) y una estación Windows 3.x o Windows 95 para la administración. Los agentes de servidor pueden manejarse en el servidor NetWare o en un servidor Windows NT. La instalación la realizamos en la plataforma NT con el fin de mantener una base de servidor consistente.

Las pantallas de ayuda de GroupWise fueron en general excelentes, e incluían diagramas de varias configuraciones físicas. Sin embargo, al trabajar con los tres sistemas resultó difícil hacer el seguimiento de qué componente estaba siendo instalado y dónde. La instalación carecía además de cualquier mecanismo para la comprobación del espacio de disco antes de copiar ficheros, un problema grave al instalar en servidores NetWare ya existentes.

Al principio, Notes parecía tener un proceso de instalación limpio y sencillo, pero la dificultad surgió como consecuencia de algunas opciones de términos bastante peculiares. Seleccionar "instalar en un servidor de ficheros de red" impide la instalación de los módulos de servidor, lo cual no resulta muy intuitivo.

Los intentos de Lotus por hacer que Notes funcione en todas las plataformas hacen que resulte algo difícil de trabajar con el proceso de instalación y la guía de instalación impresa. Al haber sido diseñados para cubrir procedimientos similares en varias plataformas, resultó fácil confundirse. Seguir instrucciones Unix mientras se está realizando la instalación para un servidor NT puede dar definitivamente lugar a problemas.