La necesidad de auditar para racionalizar los recursos de TI

La gestión del inventario, un activo para la empresa

Enmarcados en un contexto donde la frenética evolución de las tecnologías supone la aparición de nuevos equipos y software, las empresas encuentran cada vez más dificultades a la hora de dotarse de un parque homogéneo, capaz de evolucionar de forma flexible y asegurar así mismo el control de sus gastos. Para conseguirlo, empresas como Sight, Selesta o Remedy disponen de un conjunto de soluciones capaces de facilitar un control optimizado de los medios existentes así como la implementación de una política de adquisiciones coherente.

A medida que las redes informáticas aumentan de tamaño, su mantenimiento se hace cada vez más complejo. Pero no sólo es un mantenimiento técnico, sino un mantenimiento logístico: ¿cuántos equipos forman realmente mi red? ¿qué software se utiliza realmente? ¿he comprado algún software que no utilizo? La gestión “fotográfica” del inventario de hardware, software y redes y su almacenamiento “se traduce para cualquier organización, independientemente de su sector de actividad, en un aumento de sus resultados”, subraya Pascual Ruíz, director general de Sight España.
Las definiciones sobre la gestión de inventario abarcarían conceptos tan variopintos como leasing, mantenimiento, gestión de contratos, de licencias, inventario y costes.

Solución ideal
La búsqueda de la solución ideal de gestión de activos, según los analistas, debe ser un repositorio abierto, que contenga información actualizada, al mismo tiempo que histórica y así permitir a las empresas determinar el impacto de los cambios estratégicos. Herramientas específicas como Remedy, Tivoli, SMS, SAP y Sight deberán generar de forma automática análisis puntuales donde se transformen los datos numéricos y en forma de tablas, en información útil y comprensible. Esta información puede utilizarse para toma de decisiones por departamentos, incluyendo compras, TI, seguridad, operaciones y finanzas. El resultado: ahorro de costes inmediato y mejora de la productividad en toda la empresa.

Propiedad o alquiler
Si bien en la calidad del parque informático no debemos envidiar nada a Europa la situación no es la misma en las vías de adquisición del mismo. Mientras que nuestros vecinos europeos prefieren un modelo de renting , en nuestro país la mayoría de los parques informáticos son en propiedad, excepto en grandes organizaciones. Con ello se percibe que el gasto de sistemas en España es superior al que existen en otros países de la Unión Europea”, subraya Pascual Ruíz.
Esta información es fácil de obtener y de mantener manualmente cuando el tamaño de la red es pequeño, pero según pasa el tiempo, y la red aumenta en complejidad, es necesario contar con algún sistema que permita recolectar todos estos datos de manera automática.
Entre los factores que la empresa debe tener en cuenta a la hora de tomar decisiones que afecten al parque informático se encuentra el volumen de información y la calidad de la información. En el primero de ellos, la necesidad de migrar los equipos a una nueva versión del sistema operativo, lo primero que debería saber, es si están todos los equipos convenientemente dimensionados para instalarles el nuevo sistema. Para ello es necesaria una mayor cantidad de información detallada acerca de, por ejemplo, espacio de disco de los equipos o procesador con el que cuentan. De esta manera, si se cuenta con informes sencillos de entender acerca de cuántos equipos no cumplen los requisitos necesarios, se podría elaborar un presupuesto detallado del material que se necesita para actualizar toda la red. Por su parte, el segundo de los factores hace referencia a disponer de información de inventario detallada, que podrá ser utilizada por responsables de la toma de decisiones para extrapolar información acerca del coste real de operación de la red.

El inventario de licencias
Varios analistas del sector de TI afirman que una adecuada gestión de licencias permitirá a las empresas obtener ahorros de hasta una media del 15% en cada puesto de trabajo.
Es necesario verificar que cada empresa utiliza el número de licencias de software que ha contratado. Teniendo en cuenta la cantidad de millones de dólares que se pierden cada año por razones de piratería –sólo en la Unión Europea, 2.700 millones de euros –, la BSA (Business Software Alliance), Microsoft y otros fabricantes están obligando a sus clientes, a que realicen auditorías por sí mismos y les comuniquen sus resultados. Con ello, las organizaciones que no cumplan con sus compromisos, pueden legítimamente perder sus licencias, que quizá sean el soporte en el que se basan servicios críticos para la empresa, que incluso pueden tener que verse penalizados con fuertes multas y hasta condenas de cárcel.
“El problema radica en la dificultad de hacerlo en compañías que no realicen una gestión de sus activos con un cierto grado de automatización, capaz de proporcionar la información necesaria, en el limitado tiempo que se dispone. Incluso en organizaciones cuyos puestos de trabajo no están esparcidos por varios continentes, llevar un inventario de forma manual, es muchas veces imposible y los resultados que proporciona, cuestionables. Las herramientas de gestión de sistemas pueden proporcionar algunos datos, pero su formato las hace inutilizables para este fin. Por ejemplo, pueden no ser capaces de distinguir entre versiones o simples mejoras o la existencia de puestos de trabajo con múltiples versiones de un mismo programa”, subraya Mauricio Martínez, director de Soluciones de Sistemas y Aplicaciones de Selesta. Además, para organizaciones con un proceso de compras descentralizado, no hay modo de realizar una consolidación rápida de las licencias individuales adquiridas, o distinguir entre copias nuevas o upgrades o licencias de uso múltiple.
Por otra parte, una vez conseguida la normalidad, “la compañía puede realizar auditorías automáticas, que adviertan al gestor cuando las instalaciones superan al número de licencias contratadas”, comenta Mauricio Martínez. Estas auditorías son un requerimiento para lograr la certificación de la Federación Contra la Piratería del Software (FAST, Federation Against Software Theft). Asimismo, el administrador recibirá información de las licencias que expiran y dispondrá del tiempo necesario para revisar el uso que se hace del software, plantear cambios, negociar nuevos contratos, y estar siempre al corriente.


Ventajas de una gestión del inventario del parque informático:
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1. Tener identificados y etiquetados todos los elementos de HW, permitiendo asociar periféricos a elementos principales y recogiendo usuario, ubicación geográfica, centro de coste, dirección IP, etc.
2. Tener un mapa del parque informático contemplando, entre otros:
*Hardware: marca, modelo y velocidad del procesador,
memoria, disco duro (total, libre, ocupado), tarjetas gráficas
y de red.
*Software: licencias (totales, utilizadas, necesarias),
aplicaciones, "mochilas", software ilegal, configuraciones
y privilegios.
3. Reducir costes a base de:
*Optimización de licencias, mantenimiento, pólizas de seguros,
contratos de rent

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