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La editorial McGraw-Hill confía la gestión de sus almacenes a Teleserver
La editorial de origen norteamericano McGraw-Hill ha implantado la solución Artaban, de Teleserver, en todas sus filiales, incluida la española, donde vende unos 6 millones de libros. La decisión fue tomada tras una rigurosa auditoría, que dictaminó que la solución más adecuada debía consistir en el desarrollo de las aplicaciones en la Web y el uso de servicios de hosting.
El sistema de extranet/intranet implementado por McGraw-Hill Interamericana está dirigido a sus depositarios o distribuidores, como base para su desarrollo corporativo internacional. En total, la editorial cuenta en España con 13 depósitos. Esta aplicación permite el control del inventario así como la comunicación de una forma universal, rápida, barata y sencilla, de todas las acciones realizadas por los depositarios con las existencias, permitiendo así de una forma centralizada, que todas las partes estén informadas de la situación del mismo.
Antes de la instalación de Artaban, el control del inventario de los almacenes de la editorial se hacía mediante albaranes que se enviaban por correo, que luego había que informatizarlos y realizar las facturas. Desde la implantación de Teleserver (iniciada hace tres años con una duración de seis meses, aunque luego se han ido introduciendo mejoras con respecto al proyecto inicial), el albarán se hace de forma inmediata por los propios vendedores y de manera online. Una vez realizado este paso, el sistema genera automáticamente una factura. Además, este pedido queda registrado de forma inmediata avisando al resto de vendedores de que se ha producido esta venta, por si las existencias hubieran quedado limitadas o agotadas.
Así, la extranet recoge on-line todos los movimientos comunicados por los sistemas de los depositarios y por el sistema central de Madrid. Por tanto, todas las acciones deberán ser comunicadas a la misma a la mayor brevedad posible, tanto por parte de los depositarios como de los usuarios del sistema central.
Para los depositarios se ha implementado un sistema de consultas donde se reflejan todas la acciones que ellos realizan con los libros de McGraw-Hill, así como un medio de comunicación con McGraw-Hill. Para la central de McGraw-Hill (Madrid) se implementa un sistema de consulta consolidado donde se reflejan todas las acciones de los depositarios, la recepción de los envíos de novedad por parte del depositario o la confirmación/ anulación de un movimiento de ajuste previa petición del depositario.
Los representantes de la editorial acceden a la aplicaciones desde un portátil. Lo primero que se encuentran es un menú predeterminado y un correo electrónico con las tareas que deben realizar ese día. Toda la información que los representantes van metiendo, como producto de su actividad, va alimentando una base de datos cada vez mayor, de la que luego se puede obtener información de utilidad, aunque cada vendedor sólo tiene acceso al nivel de inventario de su zona.
Visión global
Además de esta consulta consolidada, que ofrece una visión global de las acciones pendientes tanto de los depositarios como de Madrid, se le ofrece, a la central, la oportunidad de visualizar todas las acciones de sus depositarios. “Este sistema ha constituido un gran avance, permitiendo ahorros significativos, tanto en tiempo como en gastos. Con su uso, hemos hecho posible servir un libro en 24 horas, esté donde esté el alumno”, explica José Castellano, director financiero de McGraw-Hill Interamericana de España. Añade, “en la actualidad, el sistema es utilizado por 150 usuarios. Para el futuro, el reto está en integrar a los 1.800 libreros que distribuyen nuestros libros. En realidad, sin quieren pueden solicitar su incorporación al sistema pero normalmente suelen ser reticentes al uso de las tecnologías, al menos de momento. Sólo necesitarían un PC con Windows 98 y una línea telefónica. Es de uso muy intuitivo así que la necesidad de formación sería mínima. Pero muchas veces, la tecnología va más rápido que las costumbres y la legislación”.
El sistema de extranet/intranet implementado por McGraw-Hill Interamericana está dirigido a sus depositarios o distribuidores, como base para su desarrollo corporativo internacional. En total, la editorial cuenta en España con 13 depósitos. Esta aplicación permite el control del inventario así como la comunicación de una forma universal, rápida, barata y sencilla, de todas las acciones realizadas por los depositarios con las existencias, permitiendo así de una forma centralizada, que todas las partes estén informadas de la situación del mismo.
Antes de la instalación de Artaban, el control del inventario de los almacenes de la editorial se hacía mediante albaranes que se enviaban por correo, que luego había que informatizarlos y realizar las facturas. Desde la implantación de Teleserver (iniciada hace tres años con una duración de seis meses, aunque luego se han ido introduciendo mejoras con respecto al proyecto inicial), el albarán se hace de forma inmediata por los propios vendedores y de manera online. Una vez realizado este paso, el sistema genera automáticamente una factura. Además, este pedido queda registrado de forma inmediata avisando al resto de vendedores de que se ha producido esta venta, por si las existencias hubieran quedado limitadas o agotadas.
Así, la extranet recoge on-line todos los movimientos comunicados por los sistemas de los depositarios y por el sistema central de Madrid. Por tanto, todas las acciones deberán ser comunicadas a la misma a la mayor brevedad posible, tanto por parte de los depositarios como de los usuarios del sistema central.
Para los depositarios se ha implementado un sistema de consultas donde se reflejan todas la acciones que ellos realizan con los libros de McGraw-Hill, así como un medio de comunicación con McGraw-Hill. Para la central de McGraw-Hill (Madrid) se implementa un sistema de consulta consolidado donde se reflejan todas las acciones de los depositarios, la recepción de los envíos de novedad por parte del depositario o la confirmación/ anulación de un movimiento de ajuste previa petición del depositario.
Los representantes de la editorial acceden a la aplicaciones desde un portátil. Lo primero que se encuentran es un menú predeterminado y un correo electrónico con las tareas que deben realizar ese día. Toda la información que los representantes van metiendo, como producto de su actividad, va alimentando una base de datos cada vez mayor, de la que luego se puede obtener información de utilidad, aunque cada vendedor sólo tiene acceso al nivel de inventario de su zona.
Visión global
Además de esta consulta consolidada, que ofrece una visión global de las acciones pendientes tanto de los depositarios como de Madrid, se le ofrece, a la central, la oportunidad de visualizar todas las acciones de sus depositarios. “Este sistema ha constituido un gran avance, permitiendo ahorros significativos, tanto en tiempo como en gastos. Con su uso, hemos hecho posible servir un libro en 24 horas, esté donde esté el alumno”, explica José Castellano, director financiero de McGraw-Hill Interamericana de España. Añade, “en la actualidad, el sistema es utilizado por 150 usuarios. Para el futuro, el reto está en integrar a los 1.800 libreros que distribuyen nuestros libros. En realidad, sin quieren pueden solicitar su incorporación al sistema pero normalmente suelen ser reticentes al uso de las tecnologías, al menos de momento. Sólo necesitarían un PC con Windows 98 y una línea telefónica. Es de uso muy intuitivo así que la necesidad de formación sería mínima. Pero muchas veces, la tecnología va más rápido que las costumbres y la legislación”.
