La gestión documental como alternativa al archivador de papel
Tanto la gestión documental como el workflow son sistemas que, en los próximos años serán muy comunes y de los que muy pocas organizaciones podrán prescindir si no es renunciando a incrementar su productividad.
Un sistema de gestión documental es un conjunto de elementos hardware y software que permiten capturar la información que maneja una organización en formato papel y transformarlo a soporte electrónico. De esta manera, la información estará disponible para una serie de operaciones, por ejemplo, visualización, impresión, envío por fax, correo electrónico, sin necesidad de recurrir al formato papel original.
Por tanto, allí donde exista un archivador de papel, y donde haya movimiento de la información por los diferentes despachos, hay usuarios potenciales de este tipo de productos. ¿Por qué perder minutos en acceder manualmente a una carpeta de información, cuando se puede disponer de ella en la pantalla en sólo unos segundos? ¿Y esa fluctuación contínua y descontrolada de información a través de la organización, perdida en los diferentes despachos, cuando se pueden controlar y gestionar los procesos con un sencillo organigrama?.
Por otro lado, entendemos por workflow o automatización de los procesos de trabajo, todas las interacciones involucradas en el movimiento de la información a través de una organización. Es decir, permite automatizar los procesos de trabajo estructurados, revisando los planos organizativos.
Los beneficios palpables que los usuarios han podido disfrutar tras la puesta en producción de un sistema de gestión documental y de workflow son un incremento exponencial en la productividad de los empleados, una reducción de costes que ayuda a mejorar la posición de competitividad de la compañía y una importante reducción en los ciclos de ejecución de los procesos de trabajo con la consiguiente repercusión positiva en la imagen de la compañía ante sus clientes.
Hasta el momento, existe una percepción vaga y alejada de las consignas de rentabilidad expuestas por los suministradores. Además, si todavía son pocas las empresas que han acometido la puesta en marcha de un sistema de gestión documental en toda su amplitud, aún son menos las que han implantado un sistema de workflow, debido en gran parte a la confusión creada por algunos suministradores al respecto y a la asociación de la necesidad de una reingeniería de procesos con la implantación de un sistema de workflow.
En realidad se producen beneficios importantes sin necesidad de redefinir nada sino simplemente automatizando los procesos tal y como se llevan a cabo en la actualidad. Al mismo tiempo se puede utilizar la herramienta de workflow como herramienta de análisis pudiendo modificar los procesos de forma sencilla una vez automatizado.
