La gestión documental, clave del éxito en las empresas

Las empresas industriales necesitan hoy en día soluciones radicales para hacer frente a las crecientes presiones del mercado derivadas del incremento de la complejidad de los productos y los proyectos. El aumento de esta complejidad, la necesidad de adecuación a las demandas de los usuarios de más versiones y variantes, así como la axfisiante competencia son sólo algunas de las presiones que soportan estas compañías.

De las cinco fuentes clave de los negocios, entre las que figuran capital, materias primas, instalaciones, personal e información, sin duda, las dos últimas son las que tienen un mayor potencial para superar las presiones a las que se ven sometidas las empresas de hoy en día.

La información capacita a los profesionales para tomar decisiones eficaces. Pero los datos y los documentos no son lo mismo desde el punto de vista informativo. Con pocos datos los usuarios solo tienen la posibilidad de realizar conjeturas o hipótesis, mientras que la excesiva cantidad de documentos impide al usaurio aislar la información que necesita.

Una de las claves para superar todo esto es la gestión eficaz de la información y de las bases de datos de las empresas industriales.

Según Frost & Sullivan, las corporaciones se están convirtiendo en una auténtica torre de babel en términos de información y almacenamiento de datos. Hoy en día, los documentos de cualquier empresa industrial son guardados de muy diversas maneras, desde el papel hasta los más variados formatos informáticos.

Las autopistas de la información representan para muchos el triunfo de la tecnología sobre los canales de comunicación inadecuados, resaltando el modo de transferir de forma más rápida datos electróncios entre las organizaciones. Desafortunadamente, esto pone de manifiesto la incompatibilidad entre todos los formados de datos para las aplicaciones informáticas. Frost & Sullivan indica que el fenómeno de la comunicación entre redes mejoradas no conlleva en sí misma la posibilidad de que los datos se puedan transferir entre los usuarios. Según esta consultora, el fenómeno será similar a la aparición del teléfono que permite que gente de diferentes nacionalidades hablen aunque esto no implica que se entiendan.

Para evitar el caos, el informe de Frost & Sullivan recomienda conocer y controlar todas las versiones de datos, propiedad, así como los derechos de acceso. También es necesario conocer cuando fueron creados los datos, para qué propósito y si esposible su distribución. Para acelerar la recuperación de datos, hay que conocer toda la información referente a estos datos particulares. esdecir, que las compañías deben abandonar situaciones caóticas donde toda la información importante se encuentra almacenada dentro de ordenadores personales ya que es necesario que esos documentos pasen a ser datos corporativos almacenados en unos sistemas seguros que beneficien a toda la corporación.

El hecho de que en los últimos años hayan aparecido en el mercado sistemas para la gestión de la información en las empresas industriales indica, según los autores del informe, que existe la convicción generalizada de esta necesidad. Estos productos son conocidos como Engineering Data Management (EDM), Technical Document Management (TDM) o Product Data Management (PDM).

Un sistema típico en este ámbito ofrece una cámara de seguridad de datos para almacenar documentos electrónicos y otros tipos de datos. Un catálogo o índice en las bases de datos permitirá a los usuarios encontrar toda la información que necesitan, una vez que el sistema compruebe que el usuario posee la pertinente autorización para solicitar la información.

Los documentos electrónicos o los datos creados con herramientas como CAD, procesadores de texto, hojas de cálculo y sistemas de edición pueden ser incluidas en los sistemas de información por los propios usuarios. Incluso las aplicaciones más utilizadas puedan ser integradas o encapsuladas dentro de sus sistemas de la información. Para visualizar o imprimir documwen5tos electróncios el sistema filtra automátricamente o traduce los datos cuando sea necesario.

Hoy en día hay bastantes suministradores de producto destinados a la gestión de la información, pero la mayoría están concentrados en la gestión de imágenes. Sus soluciones son especialmente útiles para las organizaciones de negocios del sector comercial, como pueden ser los bancos, las compañías aseguradoras o las publicitarias en los que conviven documentos de formato A4 y procesos de workflow.