La gestión de contenidos digitales: un nuevo desafío

La necesidad de gestión de contenidos ha ido evolucionando paralelamente al avance de las nuevas tecnologías. Si bien en un principio correspondían en exclusiva a los medios de comunicación, principales y casi únicos proveedores de contenido, el mercado ha ido creciendo, de tal forma que en la actualidad, ninguna empresa puede evitar esta problemática, debido a que los contenidos que la compañía expone ante su público son la forma en que dicha firma es percibida por ellos.

Haciendo un breve repaso, observamos las fases transcurridas en el campo de la gestión de contenidos hasta llegar a la situación actual: antes de la irrupción de Internet, la problemática de la gestión de contenidos era casi exclusiva de los medios de comunicación escritos (prensa y revistas). Estas compañías eran, sin duda, las que más necesidades tecnológicas demandaban ya que de hecho vivían del contenido que producían y publicaban. El proceso comienza con la cantidad ingente de información que llega a diario, que ha de ser gestionada eficazmente y puesta a disposición de los redactores para que elijan la que necesitan para elaborar la publicación. Estamos hablando de miles de noticias de texto procedentes de las agencias de información, cientos o miles de fotografías procedentes de agencias, o de fotógrafos externos o internos, todo tipo de archivos gráficos, además de la información que está disponible en la Red. Toda esta información llega en diferentes formatos y es necesario procesarla, haciendo las transformaciones de formatos que sean precisas para introducirlas en el sistema de edición de manera que esté disponible para el redactor.
En la fase de elaboración o edición de contenido se encuentra un número de redactores que puede variar entre 50 y 300, trabajando simultáneamente contrarreloj con la necesidad de completar el producto en unas tres horas. Son muchas las operaciones que deben estar coordinadas para que nada falle; nos encontramos ante un flujo de trabajo realmente complejo que debe estar definido por un Sistema de Información. No se debe dejar nada al azar, los procesos que definen este flujo de trabajo deben estar automatizados y no permitir errores humanos.
La característica más importante de la publicación digital es la facilidad con que se puede soportar la personalización del contenido en función de los requerimientos de cada cliente. En una publicación impresa se pueden utilizar un número pequeño de ediciones, ahora bien en la publicación digital el lector puede seleccionar el contenido que le interesa recibir siempre que se disponga de un sistema servidor de contenidos.
Para ello es imprescindible que el sistema servidor de contenidos sea capaz de tratar de forma independiente el contenido del contenedor (aspecto gráfico), de forma que el usuario pueda definir de forma sencilla cuál es la apariencia de nuestra página web y que tipo de contenidos desea recibir.

La gestión, una necesidad empresarial
Estos mismos requerimientos y, por tanto, la tecnología que los solventa, están empezando a demandarse en el mundo empresarial, en el que las necesidades de gestionar contenidos terminan siendo mayores aún que en muchos medios. Tras una etapa inicial y experimental, en 1995 las compañías comienzan a utilizar Internet como una plataforma de márketing, limitándose en muchos casos a publicar en la web sus catálogos e información comercial en páginas totalmente estáticas, con unos resultados nada satisfactorios y que produjeron cierto desencanto en la comunidad empresarial.
En 1997 se produce una explosión en el uso de Internet para optimizar los flujos de información internos en las compañías (intranets), pero en definitiva se trata de utilizar Internet como una nueva plataforma tecnológica que mejora las comunicaciones especialmente en las grandes corporaciones.
En 1998 la tecnología Internet comienza a utilizarse para establecer nuevos canales de venta y soporte, es la explosión del comercio electrónico o “ebusiness”. La necesidad de comerciar provoca un incremento exponencial del tamaño y complejidad de los web. Cada vez se necesita manejar una mayor cantidad de información, que debe ser dinámica y tratada con sistemas de bases de datos, sistemas documentales e incluso ERPs.
Aparece el concepto de portal corporativo desde el que se gestionan e integran todas las operaciones y procesos que necesitan los empleados, partners, clientes y el público en general. De hecho se pasa de una clasificación técnica de los sitios web (intranet, extranet e Internet) a otra clasificación desde el punto de vista comercial, realizada por líneas de negocio: B2E (Business to Employee); B2B (Business to Business); B2C (Business to Customer); B2P (Business to Public)o B2I (Business to Investor).
La calidad y eficacia del portal corporativo resulta determinante para asegurar el éxito de una compañía, pero para conseguirlo se precisan soluciones tecnológicas cada vez más sofisticadas que sean capaces de gestionar todos los contenidos digitales que se han de contemplar en estos portales. Entre estos contenidos se encuentra toda la información estructurada en los sistemas ERP, CRM, bases de datos y demás aplicaciones de la empresa; toda la información no estructurada contenida en todo tipo de documentos y formatos y que constituye una parte fundamental de conocimiento de la compañía; y, toda la información multimedia, gráficos, sonidos o vídeos, cada vez más utilizada tanto para comerciar como para formación y entretenimiento.
La enorme cantidad de información que las compañías deben utilizar en sus procesos de negocios y el consecuente riesgo de un incontrolado crecimiento de dicha información exige que ésta sea manejada y procesada para convertirse en un contenido aprovechable. Se necesitan sistemas tecnológicos capaces de buscar, recuperar, procesar, estructurar, asociar y publicar esta información, en definitiva se necesita un sistema de gestión de contenidos en web.

José Luis Vicente Martínez
Director General de SeiNet

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