La gestión de contenidos derrumba el mito de la aguja en el pajar

ECM consigue "rentabilizar" la información corporativa

La gestión documental responde a la integración de las soluciones, que tradicionalmente se habían desarrollado de forma independiente, para satisfacer las diferentes demandas de captura e indexación de documentos, recuperación de la información, gestión de contenidos y automatización de flujos de trabajo, es decir, distribución de tareas, seguimiento y archivado.

La clave de Enterprise Content Management (ECM) es automatizar los procesos de la captura, creación, revisión, aprobación, distribución y archivo de documentos en cualquier formato, para, según apunta Eva Corral, ingeniero de preventa de EMC Documentum, “unir personas, procesos de negocio e información con el fin de crear una empresa más eficaz, ágil, productiva y competitiva”.
En la actualidad, no pocas empresas acaban acumulando procesos de gestión, distribución y recuperación de la información que ralentizan el ritmo de trabajo y acaban generando una acuciante falta de productividad.
Con la era digital, se ha efectuado la traslación desde el papel físico a auténticas oleadas de datos corporativos, mensajes electrónicos e información virtual que, lejos de restar esfuerzos a la hora de gestionar dichos terabytes, han generado nuevas vías de hacerlo. Y es que la información no es útil, si no está convenientemente almacenada, etiquetada, dividida e indexada. En caso contrario, nos encontramos con montañas de documentos que no consiguen aportar mucha luz, pese a contar con los datos claves que se necesitan en una situación crítica de toma de decisiones. Así lo ratifica, Esteban Ribot, director general de Suricata, representante de Hummingbird en España, quien recuerda: “no debemos olvidar que la proliferación de las soluciones informáticas, especialmente el correo electrónico, ha provocado que la cantidad de información que se maneja cada día, incluso cada ahora, sea enorme, por lo que los problemas de gestión de esa información resultan de una importancia vital para cualquier organización”.
En este entorno, la gestión de contenidos corporativos, también denominada gestión documental, irrumpe con fuerza para “racionalizar” los procesos de gestión de información, gracias al uso de soluciones de software corporativo. Así, Ribot apunta que “cuando para manejar los documentos se emplean aplicaciones o plataformas de software diseñadas para este tipo de uso específico, lo que se trata de hacer es transformar en archivos digitales la información. De esta manera, se consigue clasificarla de manera óptima para simplificar y mejorar el uso posterior que podamos hacer de ella más tarde”. De esta forma, la información más precisa y actualizada está siempre disponible bajo demanda, siempre y cuando “la gestión se realiza de una forma centralizada e integrada con los sistemas corporativos, permitiendo así aumentar la eficiencia y reducir costes”, añade Javier Moro, director general de Vignette Ibérica.
El proceso se esquematiza, según Rozenn Trebossen, responsable de marketing de Symtrax, empresa especializada en creación de informes de business intelligence y en la gestión de documentos, de la siguiente manera: “cuando los archivos llegan directamente a los PC, los usuarios pueden procesarlos para poderlos analizar sin ninguna intervención del departamento de informática. Estos datos pueden ser enviados automáticamente hacia un puesto cliente o distribuidos por correo electrónico, para después ser archivados en otro servidor o en un soporte de respaldo, con formato comprimido securizado y no modificable para una seguridad óptima”.

Reducción de costes y facilidad de uso
La imagen de contar con una montaña de documentos sin indexar, ni clasificar deja paso a una perspectiva en la que entran a jugar ventajas como la rápida localización y consulta de documentos, la reducción de riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información, o la posibilidad de realizar cualquier número de copias autorizadas.
Asimismo, la gestión documental garantiza un entorno seguro y flexible, reduce significativamente los costes y permite el control y seguimiento de la distribución de documentos y el control estadístico de conexiones que facilita la gestión y toma de decisiones.
Corral resume en cuatro los beneficios principales. “En primer lugar, fomenta la productividad, al permitir a los usuarios el acceso a la información crítica almacenada en los documentos empresariales. En segundo lugar, incrementa la eficacia operacional y la colaboración entre usuarios, incluyendo trabajadores remotos y partners o proveedores externos. En tercer lugar, mejora la calidad al asignar rutas a los documentos empresariales clave, mediante la revisión y procesos de aprobación adecuados. Por último, pero cada vez más importante, permite el cumplimiento de normativas en empresas de sectores altamente regulados y potencia además las buenas prácticas en toda la empresa”.
Por su parte, Ribot recuerda que dentro del concepto de gestión documental se engloban herramientas muy útiles tanto hacia dentro como hacia fuera de las compañías. “Algunos ejemplos son los portales para el envío de información relevante a foros internos, las utilidades de colaboración para establecer entornos seguros donde fijar citas, tareas o procesos para la negociación de contratos y proyectos, las bases de datos de conocimiento o las aplicaciones de business intelligence”.

Reticencias a la implementación
Sin embargo, la mayoría de las empresas tienen dificultades para cambiar sus métodos de trabajo y sus procedimientos. Por un lado, los empleados utilizan una infraestructura de red, material y programas ineficaces o incluso obsoletos, pero a ello hay que añadirle que, a menudo, son confrontados a una gran variedad de documentos, incapaces de administrarlos o de producirlos. “Aunque la utilización de una solución electrónica de documentos pueda parecer compleja al principio, las ventajas y los beneficios son incontestables a término medio”, según Trebossen. El responsable de Vignette Ibérica aporta como uno de los principales handicaps en la implantación de este tipo de soluciones, “la coordinación de las estructuras internas dentro de la empresa, así como la resistencia al cambio en el uso de nuevos interfaces”.
En resumen, a los inconvenientes profesionales que suponen la reticencia de algunos usuarios finales reacios a aprender a usar una nueva herramienta de trabajo, hay que sumarle el punto de vista tecnológico, en función del cual no pocas empresas cuentan con plataformas cerradas que dificultan la implementación de proyectos de gestión documental.

Situación actual
En la actualidad, hay muchos sectores que han venido apostando desde hace tiempo por soluciones basadas en gestión documental y de registros que permitan aumentar la eficiencia de la organización y reducir costes, conocedores de los beneficios que genera. Destaca, en el lado de las soluciones verticales, las específicas para banca, por ejemplo, con gestión de cheques, para el sector público o para el mercado farmacéutico, “debido a una legislación específica que requería a este tipo de empresas un tratamiento determinado de sus documentos”, según Corral.
Así, la Administra

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