La factura electrónica y su impacto en el proceso administrativo
Adiós al papel
Todos los años se rectifican seis millones de facturas en nuestro país. Es un problema especialmente gravoso para las pymes. Sin embargo, puede pasar al olvido gracias a la progresiva implantación de la factura electrónica. Según los expertos, la factura electrónica disminuye los costes derivados del tratamiento y almacenaje de las facturas, elimina los errores de casación, y además mejora los plazos de cobro.
No hay demasiada diferencia entre emitir una factura electrónica o una factura en papel. La de papel sale de una impresora y la electrónica se envía a través de una línea de comunicaciones. “La factura electrónica cumple los mismos requisitos que una factura tradicional, de manera que la ley no distingue entre una y otra”, explica Alejandro Sánchez, director de comercio electrónico de la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC).
En un primer momento muchos empresarios expresaron su desconfianza, pero “hay una serie de garantías que aseguran la integridad de las facturas electrónicas, que no se pueden alterar, y que siempre se puede identificar a quien las ha emitido. Precisamente para esto es para lo que sirve la firma electrónica. Gracias a ella, las facturas electrónicas son mucho más seguras que las de papel”, comenta Sánchez.
La factura electrónica tiene una serie de ventajas para las pymes. En primer lugar, disminuye los costes. Para el director de comercio electrónico de AECOC, “las facturas electrónicas permiten la automatización en la emisión y en la recepción. Además la contabilidad se hace de forma automática. En este escenario los costes por factura son de 0,03 euros por ejemplar”. Para comprender la magnitud del ahorro, hay que tener en cuenta que una factura en papel supone un coste aproximado de 3 euros. Y en España se emiten 1,4 millones de facturas al mes. “Aproximadamente el 40% de las facturas que circulan en nuestro país corresponde a pequeñas y medianas empresas. Lo cierto es que a corto o a largo plazo todo el mundo va a tener que usar la factura electrónica”, apostilla Sánchez. Cuando la facturación electrónica se integra con otros procesos de la empresa, desaparecen los errores en el proceso de facturación, ya que se elimina el factor humano. Además se reducen espectacularmente los costes de almacenamiento de facturas; los soportes electrónicos apenas ocupan espacio.
Una adaptación sin gastos
Lo mejor de todo es que una pyme apenas tienen que realizar gastos para pasarse a la factura electrónica. Se trata de un cambio de mentalidad, porque los costes ya no son una barrera. “Hay soluciones tecnológicas para todo el mundo y para todos los bolsillos”, añade Sánchez. Hay incluso paquetes gratuitos para las empresas más pequeñas, pero si el empresario busca una cierta integración, podría contratar el servicio por un precio que ronda los 30 euros al mes. El servicio de emisión de facturas se puede externalizar, igual que se acude a un contable externo. Una solución avanzada puede representar una inversión de unos 6.000 euros, pero el periodo de retorno de inversión es inferior a 12 meses.
Para poder emitir facturas electrónicas es preciso cumplir una serie de requisitos. En primer lugar, es necesario contar con una firma electrónica avanzada. Hay numerosos organismos y compañías que la ofrecen. En segundo, hace falta que exista un acuerdo previo entre ambas partes. Una vez expedida la factura electrónica, se envía a través del correo electrónico, con la posibilidad de incluir un sistema de acuse de recibo, que avisaría en cuanto el receptor abra el correo electrónico.
Como se puede comprobar, todos son ventajas. En cualquier caso, las facturas electrónicas están sometidas a los mismos requisitos legales que las de papel, como por ejemplo la obligación de guardarlas durante cuatro años. “En realidad, en cuanto a requisitos legales no hay apenas diferencia entre ambos tipos de facturas. Tradicionalmente el emisor de una factura no tiene por qué conservar una copia física. Simplemente basta con que conserve los datos en su base de datos. Esto mismo es aplicable a la factura electrónica”, destaca Sánchez. De todas formas, el paso del mundo analógico al digital y viceversa es realmente sencillo, porque para Alejandro Sánchez, “siempre se puede emitir una copia en papel. Hoy en día es legal pasar del entorno papel al entorno informático y en la dirección inversa”.
La legislación española de factura electrónica es una trasposición de una directiva europea. Esta directiva admite diversas modalidades, pero la más común es la que utiliza una firma digital con certificado reconocido. Por eso, una factura electrónica española es válida en cualquier país de la Unión Europea, y viceversa. Fuera de la UE habría que consultar si la Agencia Tributaria tiene convenios establecidos con ese país.
Todo un mundo de subvenciones
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Internet es la mejor herramienta para buscar subvenciones. Un lugar para empezar a mirar es el Ministerio de Industria (www.min.es). Allí hay referencias a programas para creación de empresas y para actualización tecnológica. Dentro de ese Ministerio también merece la pena visitar la sección de la Dirección General de Política de la Pyme. Otra alternativa es confiar en sitios web especializados, como el de las cámaras de comercio, Camerdata (www.camerdata.es). Contiene información detallada sobre ayudas y subvenciones, perfectamente catalogada y clasificada. Es de pago, aunque compensa, dado el interés de los contenidos que alberga. Un sitio web gratuito es Asistencia a Pymes (www.apyme.es), donde figura un completo catálogo de servicios empresariales de todo tipo. Tampoco hay que olvidar Ayudas.net, un buscador muy avanzado especializado en el campo de las subvenciones y de las ayudas a empresas, que permite encontrarlas en países y regiones de todo el mundo. Admite búsquedas por temas y categorías, como tecnología o medio ambiente.
No hay demasiada diferencia entre emitir una factura electrónica o una factura en papel. La de papel sale de una impresora y la electrónica se envía a través de una línea de comunicaciones. “La factura electrónica cumple los mismos requisitos que una factura tradicional, de manera que la ley no distingue entre una y otra”, explica Alejandro Sánchez, director de comercio electrónico de la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC).
En un primer momento muchos empresarios expresaron su desconfianza, pero “hay una serie de garantías que aseguran la integridad de las facturas electrónicas, que no se pueden alterar, y que siempre se puede identificar a quien las ha emitido. Precisamente para esto es para lo que sirve la firma electrónica. Gracias a ella, las facturas electrónicas son mucho más seguras que las de papel”, comenta Sánchez.
La factura electrónica tiene una serie de ventajas para las pymes. En primer lugar, disminuye los costes. Para el director de comercio electrónico de AECOC, “las facturas electrónicas permiten la automatización en la emisión y en la recepción. Además la contabilidad se hace de forma automática. En este escenario los costes por factura son de 0,03 euros por ejemplar”. Para comprender la magnitud del ahorro, hay que tener en cuenta que una factura en papel supone un coste aproximado de 3 euros. Y en España se emiten 1,4 millones de facturas al mes. “Aproximadamente el 40% de las facturas que circulan en nuestro país corresponde a pequeñas y medianas empresas. Lo cierto es que a corto o a largo plazo todo el mundo va a tener que usar la factura electrónica”, apostilla Sánchez. Cuando la facturación electrónica se integra con otros procesos de la empresa, desaparecen los errores en el proceso de facturación, ya que se elimina el factor humano. Además se reducen espectacularmente los costes de almacenamiento de facturas; los soportes electrónicos apenas ocupan espacio.
Una adaptación sin gastos
Lo mejor de todo es que una pyme apenas tienen que realizar gastos para pasarse a la factura electrónica. Se trata de un cambio de mentalidad, porque los costes ya no son una barrera. “Hay soluciones tecnológicas para todo el mundo y para todos los bolsillos”, añade Sánchez. Hay incluso paquetes gratuitos para las empresas más pequeñas, pero si el empresario busca una cierta integración, podría contratar el servicio por un precio que ronda los 30 euros al mes. El servicio de emisión de facturas se puede externalizar, igual que se acude a un contable externo. Una solución avanzada puede representar una inversión de unos 6.000 euros, pero el periodo de retorno de inversión es inferior a 12 meses.
Para poder emitir facturas electrónicas es preciso cumplir una serie de requisitos. En primer lugar, es necesario contar con una firma electrónica avanzada. Hay numerosos organismos y compañías que la ofrecen. En segundo, hace falta que exista un acuerdo previo entre ambas partes. Una vez expedida la factura electrónica, se envía a través del correo electrónico, con la posibilidad de incluir un sistema de acuse de recibo, que avisaría en cuanto el receptor abra el correo electrónico.
Como se puede comprobar, todos son ventajas. En cualquier caso, las facturas electrónicas están sometidas a los mismos requisitos legales que las de papel, como por ejemplo la obligación de guardarlas durante cuatro años. “En realidad, en cuanto a requisitos legales no hay apenas diferencia entre ambos tipos de facturas. Tradicionalmente el emisor de una factura no tiene por qué conservar una copia física. Simplemente basta con que conserve los datos en su base de datos. Esto mismo es aplicable a la factura electrónica”, destaca Sánchez. De todas formas, el paso del mundo analógico al digital y viceversa es realmente sencillo, porque para Alejandro Sánchez, “siempre se puede emitir una copia en papel. Hoy en día es legal pasar del entorno papel al entorno informático y en la dirección inversa”.
La legislación española de factura electrónica es una trasposición de una directiva europea. Esta directiva admite diversas modalidades, pero la más común es la que utiliza una firma digital con certificado reconocido. Por eso, una factura electrónica española es válida en cualquier país de la Unión Europea, y viceversa. Fuera de la UE habría que consultar si la Agencia Tributaria tiene convenios establecidos con ese país.
Todo un mundo de subvenciones
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Internet es la mejor herramienta para buscar subvenciones. Un lugar para empezar a mirar es el Ministerio de Industria (www.min.es). Allí hay referencias a programas para creación de empresas y para actualización tecnológica. Dentro de ese Ministerio también merece la pena visitar la sección de la Dirección General de Política de la Pyme. Otra alternativa es confiar en sitios web especializados, como el de las cámaras de comercio, Camerdata (www.camerdata.es). Contiene información detallada sobre ayudas y subvenciones, perfectamente catalogada y clasificada. Es de pago, aunque compensa, dado el interés de los contenidos que alberga. Un sitio web gratuito es Asistencia a Pymes (www.apyme.es), donde figura un completo catálogo de servicios empresariales de todo tipo. Tampoco hay que olvidar Ayudas.net, un buscador muy avanzado especializado en el campo de las subvenciones y de las ayudas a empresas, que permite encontrarlas en países y regiones de todo el mundo. Admite búsquedas por temas y categorías, como tecnología o medio ambiente.
