La factura electrónica se retrasa en España
Los trabajadores españoles invierten trece minutos en la gestión realizada con cada factura en formato papel, según datos facilitados por Kyocera, un tiempo que se vería drásticamente reducido con la utilización de soluciones de digitalización certificada de facturas, disminuyendo el tiempo requerido para esas mismas gestiones hasta en diez minutos por factura. Así por ejemplo, una compañía que recibe 300 facturas al mes, ahorraría alrededor de 75 días en tiempo de trabajo de un empleado si gestionara las facturas mediante una aplicación de digitalización de facturas. Es más, según la compañía, la empresa que no cuenta con este tipo de sistemas está desperdiciando 50 horas de trabajo de sus empleados al mes. Por otro lado, y siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa que recibe 300 facturas al mes necesita, aproximadamente, cinco metros cuadrados para almacenar documentos en papel, espacio que anualmente supone un coste para la empresa de unos mil euros de media. “Es sorprendente que todavía encontremos empresas que no hayan implementado soluciones integrales de digitalización de facturas, ya que desde 2007 el formato digital, cumpliendo una serie de requisitos, tiene exactamente la misma validez que la factura en papel, según marca la Orden EHA/962/2007”, apunta Víctor Rodríguez, jefe de producto hardware de Kyocera.
Sin embargo, para Jesús Midón, director de Esker, aunque una de las principales ventajas de eliminar el soporte papel es el recorte de gastos en material y en horas laborales, “la razón de peso es la eficiencia obtenida por ganancia en tiempo y reducción de errores, con la consiguiente mejora de satisfacción de todas las personas involucradas en el proceso, sean proveedores, usuarios o clientes”. Y es que, “más allá del documento digital en sí, una solución de automatización de facturas electrónicas aporta a las empresas una potente herramienta competitiva. En particular, los usuarios de departamentos financieros obtienen un ahorro de costes, mayor agilidad, simplificación de la gestión y un aumento significativo de la seguridad. A nivel de empresa, entre otros beneficios se encuentran la optimización de los procesos, la mejora de la imagen, mayores oportunidades y ventajas medioambientales debido a la eliminación de papel, material ofimático y consumibles como tóner y cartuchos”.
Facturae
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. En esta línea, el Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.
La Agencia Tributaria inició en su momento un proceso de estandarización y fijó como formato estándar para facturar a las Administraciones Públicas Factura-e. A partir de ahí se abrió un proceso de colaboración con los desarrolladores de este tipo de aplicaciones para que pudieran certificar sus soluciones y adaptarlas a este formato. Sin embargo, según Julio Olivares, presidente y fundador de DocPath, “las empresas que facturan electrónicamente a otras organizaciones que no tienen nada que ver con la Administración Pública, no siguen ningún tipo de estándar, tan solo se limitan a cumplir los requisitos que determinan si una factura electrónica tiene o no validez legal”.
La Ley 56/2007 de Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información se fijaba como fecha límite el 1 de enero de 2011 para que todas las empresas españolas estuvieran obligadas a facturar electrónicamente a las entidades estatales. Sin embargo, según María del Valle Palma, directora del Observatorio de Documentación Digital AedocDigital “estos plazos no se están cumpliendo porque gran parte de la administración pública no está preparada para recibir facturas”. Es más, de acuerdo con Olivares, “solo unos meses antes de que finalizase 2010 solo un 12% de las empresas españolas facturaba de forma electrónica. A partir de este dato, ofrecido por la Secretaría de Estado de las Telecomunicaciones y para la Sociedad de la Información, no se ha vuelto a hablar de plazos y es lógico pensar que la Administración Pública ha decidido descartar estos tiempos debido a la complejidad del proyecto. La situación es algo extraña, ya que la obligatoriedad continúa existiendo, pero la realidad es que muchas empresas no están aún preparadas para abordar este asunto y el Gobierno, consciente de la situación, ha decidido aparcar la cuestión”.
De acuerdo con Alberto Redondo, director de marketing y canal de SERES, “nuestro país está lejos de cumplir con los objetivos marcados por la ley”. Redondo extrae esta conclusión de varios estudios llevados a cabo por SERES con el fin de averiguar cuál es el grado de implantación de la Factura Electrónica en nuestro país. El resultado en el sector privado fue más positivo, según Redondo, “dado que hay determinados sectores donde su uso es necesario para su gestión diaria y existen numerosos proyectos en grandes empresas que han priorizado en la mejora de estos procesos sin la necesidad de que estén obligados”. En cambio en la Administración, según el estudio, sólo un 40% de las instituciones públicas consultadas podían trabajar con factura electrónica en agosto de 2010, “un porcentaje mínimo si incluimos que la mayoría de los Ministerios y la mayoría de sus entidades relacionadas no tienen el proyecto claro, a espera del proyecto para una arquitectura normalizada de recepción de facturas electrónicas en la Administración General del Estado”.
Obstáculos
Las razones por las que la factura electrónica no se ha extendido entre las empresas a la velocidad esperada son muchas y variadas. Para Midón, los principales frenos a la adopción de la factura son la falta de conocimiento, la resistencia al cambio y la
