La Diputación de Vizcaya tecnifica sus procesos internos

Premio ComputerWorld ala innovación en la administración

La Diputación de Vizcaya, a través de Lantik, ha apostado por la optimización de las sinergias profesionales entre los diferentes departamentos, gracias al uso de las nuevas tecnologías. Bajo este objetivo, ha llevado a cabo una renovación de sus procesos internos que le ha permitido mejorar la eficiencia administrativa. El resultado se ha materializado en el diseño del Portal del Empleado, Atarileku, que ha recibido el Premio ComputerWorld a la Innovación de la Administración.

El Portal del Empleado de la Diputación Foral de Vizcaya, Atarileku, es una herramienta de gestión que, mediante la aplicación de las nuevas tecnologías, permite compilar toda la información de la organización y darle un valor añadido: agilidad, reducción de costes y mejora de los servicios. Adolfo Alustiza, director de la Función Pública de la Diputación de Vizcaya, reconoce que “no sólo se trata de un canal de información y comunicación interna, sino también de una vía fundamental para la gestión”.
Si bien a partir del mes de febrero, el Portal del Empleado permitirá la tramitación electrónica de la totalidad de procedimientos de personal a los que está sujeto un funcionario, en torno a 175, el historial tecnológico de la Diputación Foral de Vizcaya se remonta a 1999, cuando activó la primera intranet. Sin embargo, fue en julio de 2003 cuando nació el concepto del Portal del Empleado bajo el nombre de Atarileku, para “posteriormente, renovar su imagen en varias ocasiones, hasta la última, registrada el pasado mes de noviembre”, explica Alustiza.
En la actualidad, ofrece servicio a alrededor de 3.000 empleados, que, a lo largo del primer cuatrimestre del año, podrán efectuar la tramitación electrónica de hasta 175 procedimientos de personal a los que está sujeto el usuario público, es decir, Ventanilla Interna de Tramitación (Bideratuz). Entre dichos procedimientos, destacan desde bajas, reingresos y reincorporaciones, administración de personal, hasta comisión de servicios o movilidad, pasando por ingresos y provisión, licencias y permisos o prevención de riesgos, entre otros muchos. “A ello –­añade Alustiza–, hay que sumarle que, a través de la Ventanilla Interna de Tramitación, pueden realizarse gestiones administrativas relativas a períodos vacacionales, permisos laborales, consultas de nómina o de los certificados de la Renta”.
Con una inversión de alrededor de 3 millones de euros, tanto para el diseño e implantación del Portal del Empleado, como para el análisis, rediseño y mecanización de 175 procedimientos de personal, efectuado por Lantik, S.A, Alustiza subraya el ahorro de tiempo generado. “Para el personal de la Diputación Foral de Bizkaia, supone poder realizar telemáticamente, desde su puesto de trabajo y en cualquier momento, gestiones administrativas”, subraya.

Resultados de facto
Partiendo de la capacidad de escalabilidad que proporciona el sistema, los empleados de la Diputación de Vizcaya ya han podido efectuar gestiones y verificar la optimización de las mismas, más allá de su volumen. A finales del pasado año y con motivo del cambio de imagen del Portal del Empleado, el organismo efectuó una encuesta recientemente con el fin de conocer la impresión de los usuarios. Alustiza comenta los resultados de la misma, calificándolos de “satisfactorios”. Si revisamos las cifras, podemos apreciar que, en 2006, se registraron al Portal de Empleado alrededor de 900.000 accesos, mientras que en el caso de la Ventanilla Interna de Tramitación de procedimientos de personal, se tramitaron más de 50.000 expedientes.
Entre las soluciones que se han implementado, destacan el Módulo de Actualidad, donde se publican contenidos de interés para el personal público; gestión personalizada de iconos de acceso directo, que permite que cada persona seleccione el acceso a las herramientas del Portal que más utiliza en la página principal; módulo de centrales sindicales; tablón de anuncios o foro de opinión. Asimismo, destaca la existencia de un plan de formación interna y de acogida, para que las nuevas incorporaciones a la Diputación dispongan de información actualizada, o un módulo de indicadores de uso, que permite almacenar y consultar el número de accesos al Portal del Empleado de forma global o por apartados o zonas.


Tecnologías al servicio de la Administración
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• Portal del Empleado: en cuanto al software, se ha utilizado tecnología ASP y JSP sobre SQL Server 2005, mientras que en materia de hardware, dispone de sistema operativo Microsoft Windows Server 2000 y IIS 5.
• Ventanilla Interna de Tramitación:
- Ordenador Central: IBM Z/OS 1.3
- Bases de Datos: DB2 y SQL Server
- Servidor Hidraprod: W2000 Advanced Server, IIS 5
- Herramientas de desarrollo: Corporate Modeler, para la modelización de procesos, e Hidra (basado Visual Basic 6.0 ; SQL Server ; ASP y JS)

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