La Diputación de Barcelona integra SAP R/3

La Diputación de Barcelona ( DIBA ) , con 3 . 500 empleados, ha apostado por una gestión integral de los recursos humanos y ha concedido el concurso para la migración a Cap Gemini y SAP, que instalarán la solución R/3 bajo Oracle y Windows NT . Es una experiencia pionera en la Administración Pública española .

Recursos Humanos ( RRHH ) es, precisamente, una de las aplicaciones puntales de la corporación . “Nos planteamos este proyecto bajo una política de migración de plataformas propietarias hacia bases de datos relacionales ( Oracle ) y sistemas abiertos en Unix”, explica Conrad Pérez, jefe de la sección de sistemas de gestión de la información de la Diputación . Hasta el momento, la DIBA cubre el servicio con la plataforma Data General bajo el sistema operativo AOS y bases de datos indexadas Infos . Se descarta seguir con los mismos programas convertidos al nuevo entorno y se opta por desarrollar el proyecto según las nuevas técnicas de control y planificación del personal .

El primer paso ha sido elaborar un análisis profundo de especificaciones de la solución de RRHH, de catorce años de antigüedad . “Este sistema es un excelente producto que ha funcionado con entera satisfacción del cliente”, asegura Jordi Pericàs, director de los servicios de recursos internos y sistemas de la DIBA . Sin embargo, los años no pasan en balde y ahora esta gestión debe incluir un nuevo servicio que contemple la planificación, la formación y selección del personal, factores poco contemplados hace unos años .

“Con el agravante”, indica Conrad Pérez, “de que teníamos mucho interés en migrar hacia plataformas abiertas y bases de datos relacionales” . Por estos motivos se realiza, conjuntamente con la dirección de RRHH, un estudio en profundidad para mejorar las carencias del antiguo aplicativo . Siguiendo la política que la corporación ha adoptado en algunos casos, se plantea que el departamento de informática desarrollara la nueva aplicación . Desisten por el alto coste y el tiempo necesarios . Bajo la idea de adoptar un sistema cliente/servidor, analizan los sistemas existentes en el mercado y “vimos unas compañías que respondían bastante bien a nuestras necesidades”, explica Conrad Pérez . : Meta 4, CGI y SAP .

Plan sin precendentes

Finalmente, el concurso lo gana Cap Gemini y SAP . “Es cierto que el presupuesto era a la baja, pero se ha de entender que la Administración juega con dinero público”, dice Pericàs . “Estábamos legitimados para ir a la baja porque no hay experiencias de paquetes [ estándar ] en el sector público” . En todo caso, la empresa ganadora obtendrá una ventaja envidiable: “Saldrá con una experiencia de mecanización de una empresa pública y con los conocimientos de toda la legislación actual completamente diferentes a los de la empresa privada” . Algo que cobra un gran sentido ya que esta experiencia abre las puertas a un mercado con un gran potencial .

La nueva aplicación debía ser capaz de gestionar también la administración de personal, la planificación, el reclutamiento de personal, la formación, la planificación del organigrama y de las personas, en función de las categorías y de los objetivos que se fija la DIBA, buscar recursos internos, promocionar y reciclar al personal . Son facetas que hasta ahora no estaban mecanizadas . La nueva solución ayuda incluso a buscar entre una plantilla de 3 . 500 empleados a las personas más idóneas para desarrollar cualquier proyecto o aplicación . La otra vertiente de la solución es el workflow: establecer toda una serie de circuitos administrativos, gobernados por sistemas informáticos, para que de una forma sencilla se puedan seguir todos los procesos o tareas . “Puede reducir mucho el circuito de la gestión de personal” .

Cap Gemini también gana el concurso por su experiencia anterior en el parque de atracciones Port Aventura ( Tarragona ) , que se ejecutó en un tiempo récord . Algo que le debe servir en la implantación de R/3 en la Diputación, plazo establecido en un año . El pasado mes de noviembre se crea un comité de dirección del proyecto ( máximos directivos de personal y de informática ) y un comité de dirección técnica ( el equipo anterior más los técnicos de Cap Gemini y SAP ) . “Esta política de crear equipos nos ha salido muy bien, sobre todo en los grandes proyectos”, asegura Conrad Pérez: “No contratamos proyectos llaves en mano” . Un documento creado por los jefes de área de personal ( 150 documentos con análisis de especificaciones, “algo que ha sorprendido a Cap Gemini” ) ha sido el punto de partida del proyecto . Tras varios meses de parametrización, en noviembre o diciembre se realizarán pruebas paralelas y está previsto que en enero de 1999 ya se hagan pagos y todas las gestiones de personal con R/3 .

Otro de los puntos que jugaron a favor de la opción SAP es, según Jordi Pericàs, que R/3 ofrece otras áreas de administración de la compañía ( contabilidad, compras, alguna integración con el patrimonio ) . “Creemos que con SAP R/3 daremos respuesta al 100% de toda la problemática de RRHH, no pensamos en ninguna otra herramienta adicional” . La versatilidad del producto es patente; tanto permite escanear documentos como implantar quioscos de información para empleados, que utilizarían un circuito de workflow . La evolución de la DIBA se basa en Unix y los aplicativos internos o realizados sobre Oracle; pero en Recursos Humanos se ha optado por Windows NT y Oracle como plataforma, con dos máquinas AviiON 3600 de Data General ( un servidor de base de datos Oracle con sistema RAID 5 discos de 9 GB y un servidor de SAP R/3 ) . El almacenamiento de esa información es muy importante, dado que en RRHH existe un enorme historial de datos de personal ( puestos de trabajo, altas, cambios internos, etc . ) que debe conservarse siempre en línea porque a menudo es necesario realizar búsquedas .

La clave está en la formación

Actualmente se está formando a los técnicos de sistemas y a los de informática de programas y análisis . Luego le tocará el turno a los usuarios finales . “La formación es muy importante”, señala Pericàs, dado que “el éxito del proyecto está en función de la aceptación de los usuarios” . La nueva solución producirá algunos cambios en la forma de trabajar de los empleados, “pero tampoco demasiados”, añade . Aunque la gestión de personal se operaba con un sistema propietario, con terminales no inteligentes, la introducción del PC en la organización se produjo hace bastantes años y los usuarios ya están acostumbrados a utilizar las herramientas ofimáticas . Algo que tienen muy claro los responsables de tecnología de la información de la DIBA es que la migración será problemática . Un equipo del departamento de informática, una vez tengan las especificaciones definitivas del modelo de datos del nuevo sistema, comenzarán a realizar programas de conversión de toda la información actual e histórica . “Preveemos que será una tarea dura y que puede significar incluso la pérdida de alguna información”, vaticina Pericàs . La Diputación de Barcelona se considera muy bien preparada para ser una de las primeras que realiza una migración de este tipo . “Una Administración que no se haya planteado los RRHH de forma integral ( planificación, selección, carrera administrativa y gestión y con una apuesta por las nuevas tecnologías ) puede tener muy complicado realizar un salto de este calibre”, concluye Pericàs .