Intranets: el retorno de la inversión

El pasado año, Meta Group Consulting, en colaboración con IBM, Novell y Microsoft, realizó un análisis sobre los costes y beneficios del despliegue de redes intranet en una amplia variedad de empresas y organizaciones. El análisis se realizó tanto en términos de tamaño como por sectores, y sus resultados muestran que un 80% de las compañías consultadas generaron un beneficio sobre la inversión o ROI (Return On Investment) positivo, con un beneficio anualizado medio del 38% Un ROI positivo indica que los beneficios cuantificables de una aplicación intranet exeden del costo de su implementación.

El estudio de Meta Group reveló que el tipo de aplicaciones posibles mediante el despliegue de la intranet fue de importancia crítica para generar un ROI positivo; la cultura empresarial, tanto de la empresa en su globalidad como del departamento de tecnología de la información, ejerce un impacto significativo sobre el éxito o el fracaso del despliegue de tecnología intranet; el mercado vertical es de importancia mínima como medio de predecir el ROI; y el tamaño de la empresa u organización, en términos de ingresos, no tiene una relación causal aparente con los ingresos generados como consecuencia de la inversión en la red intranet.

En el estudio se utilizó un modelo analítico para evaluar los beneficios financieros de las tecnologías intranet en una amplia variedad de aplicaciones, incluyendo la actividad de publicaciones, el problema del año 2000, gestión de pedidos, trabajo en colaboración, comercio, servicio a clientes, gestión de inventarios y acceso a bases de datos. Adoptando un enfoque dirigido al mundo real, Meta Group consultó a directores de Sistemas de Información, de los cuales aproximadamente un 50 por ciento pertenecían a las 2.000 compañías más importantes del mundo, en nueve sectores verticales. En el estudio participaron 55 compañías, de las cuales 41 generaron datos útiles para el análisis. Todos los resultados reflejan las respuestas de este grupo de 41 compañías, que estaba formado por clientes del Meta Group, compañías recomendadas por los patrocinadores, y compañías mencionadas en la prensa del sector.

Cómo se calculó

Para los fines del estudio, el ROI se calculó de forma anualizada, en lugar de hacerlo sobre una base de múltiples años. Aunque un cálculo ROI anualizado produce cifras notablemente más bajas, Meta Group considera que es más útil como indicador del mérito de una inversión y que ofrece una medida más intuitiva del valor de un proyecto. Para alcanzar este ROI anualizado, se examinaron en el estudio los costos, beneficios y ahorros de todas las principales soluciones intranet, basando su evaluación en criterios como: simplificación del desarrollo de aplicaciones; distribución de la información; reducción de los costos operativos de servidores y clientes; mejora de los procesos; desarrollo de conexiones de cadena de suministro para comercio electrónico; y aumento en nuevos ingresos comerciales atribuible al despliegue de redes intranet.

Además de realizar el análisis ROI y el análisis de beneficios, el estudio se concentró en los aspectos siguientes: costos de capital y de gastos, necesarios para el despliegue de intranets (servidores, desarrollo de aplicaciones, software, integración); ahorros obtenidos mediante el despliegue de intranets; aumento de las ventas como consecuencia del despliegue de intranets; beneficios cuantificables en procesos comerciales como consecuencia del despliegue de intranets; y beneficios no cuantificables. Este estudio deja perfectamente claro que los ganadores fueron aquellos que seleccionaron cuidadosamente aplicaciones para despliegue intranet, y que contaban con la cooperación de la Dirección comercial de la empresa.

Aplicaciones

Las aplicaciones para publicaciones fueron las más abundantes, seguidas de las aplicaciones de trabajo en colaboración. Estas van desde aplicaciones departamentales para uso compartido de información y mejora de la productividad hasta iniciativas a nivel de empresa. En general, cuanto más se acerca una aplicación a soportar aplicaciones comerciales de valor añadido (tanto para usuarios internos como para firmas colaboradoras en la cadena de suministros), mayor es el beneficio. La tabla muestra las principales aplicaciones intranet que están desplegando los usuarios, y sus beneficios.

Estas aplicaciones producen el máximo beneficio medio sobre la inversión cuando promueven la reducción de costos o generan un ingreso incremental.

También se constataron muchos casos que requerían un despliegue intranet, aunque no era posible generar un beneficio cuantificable sobre la inversión. En este sentido, Meta Group considera que las intranet pueden originar importantes beneficios intangibles que eventualmente permitirán ahorros de costos o mayores ingresos en los casos siguientes:

- El despliegue de una intranet tecnológicamente avanzada puede aumentar sensiblemente la estatura o reputación de una compañía u organización en un mercado altamente competitivo.

- El despliegue intranet inicial es sólo el primer paso hacia una iniciativa a nivel corporativo bien planificada.

- La actividad comercial de una compañía está basada en el uso compartido de información entre los empleados. En tales casos, incluso pequeños aumentos en la productividad de una persona pueden ejercer un impacto global significativo dentro de un ecosistema de información basado en conocimientos.

Conclusiones

Los máximos beneficios en el uso de una red intranet fueron generados por aplicaciones calificadas como críticas que soportaban actividades y procesos de línea-de-negocio. Estos tendían a consistir en operaciones más complicadas que, en general, estaban integradas con aplicaciones antiguas ya existentes.

Aproximadamente la mitad de las compañías entrevistadas dirigieron sus esfuerzos intranet iniciales hacia estos tipos de aplicaciones; otra cuarta parte se concentra en aplicaciones críticas, pero han establecido como estrategia una ruta de migración clara, mientras que la cuarta parte restante han desplegado intranets como un fin en sí mismas, sin una estrategia concreta de migración o utilización en relación con el apoyo a los objetivos comerciales.

Lecciones a aprender por los vendedores de tecnología intranet

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- La importancia de las capacidades de soporte e integración es tan crítica como la de la disponibilidad de plataformas y herramientas.

- La identificación de aplicaciones clave y beneficios comerciales es un factor fundamental de éxito para expandir el despliegue intranet en compañías de todos los tamaños.

- El énfasis y la atención a las aplicaciones es mucho más crítico para el éxito de las ventas que el énfasis en un sector específico del mercado.

- Los vendedores deberán desarrollar un sistema de precios a múltiples niveles que incluya programación y soporte técnico.

- Los vendedores deberán comenzar a desarrollar y comercializar conjuntos de aplicaciones que unan las diferentes áreas del comercio electrónico y ofrezcan aplicaciones de gestión de cadena de suministro dentro de una arquitectura e infraestructura intranet global.

ROI

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Año 2000 21%

Publicaciones 27%

Gestión de Pedidos 39%

Trabajo en colaboración 40%

Comercio 44%

Servicio a clientes 47%

Gestión de inventario 53%

Acceso a bases de datos 68%

Lecciones a aprender por los usuarios de tecnología intranet

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- No todas las aplicaciones intranet son crea