Intranets: beneficio neto, problemas netos

Parece demasiado bueno para ser cierto: un browser gratis, un servidor NT, una pared cortafuego o dos, y ... boom: ya hemos conseguido correo electrónico barato, menores costos de impresión y entrega, y posiblemente incluso una nueva plataforma de empresa.

Aunque las cifras concretas son escasas, quienes han adoptado inicialmente redes intranet aseguran que se obtienen grandes beneficios a bajo costo. La opinión compartida por muchos usuarios y consultores es que conviene actuar rápidamente mediante un test piloto, o expandir las actividades actuales. Entre los beneficios que pueden obtenerse están un proceso más económico de informes de gastos y distribución de software, fáciles conexiones con información externa y una sólida base para desarrollar comercio electrónico fuera de las paredes de la compañía. Sin embargo, hay importantes desafíos en el horizonte. Entre ellos pueden mencionarse los relativos a la anchura de banda, seguridad, escalabilidad, manejabilidad, dificultades con los vendedores, políticas internas y enlaces.

Conocer los principales beneficios y problemas de las redes intranet puede contribuir a evitar los efectos negativos que se produjeron como consecuencia de una propaganda excesiva tras la aparición del proceso cliente/servidor.

Beneficio: baja barrera de entrada.- Los esfuerzos iniciales resultan relativamente económicos. En la mayoría de los proyectos se utiliza el personal, los fondos, las redes TCP/IP y los routers ya existentes. Pocas firmas realizan análisis costo/beneficios pormenorizados y detallados.

Problema: costes ocultos.- Algunos consultores advierten de la posibilidad de una caída oscura y peligrosa. Según la firma International Data Corporation, el soporte para múltiples browsers, ampliaciones de hardware, desarrollo de aplicaciones, rediseño de procesos, paredes cortafuego, gestión de sistemas, integración de sistemas ya existentes y complejidad podrían cuadruplicar las estimaciones de presupuestos intranet. Otros gastos en potencia son el desarrollo y mantenimiento de contenido, instalación o expansión de líneas telefónicas, gestión de bibliotecas de "mini-aplicaciones", y costos de producción en aumento. Una demanda elevada podría también dar lugar a un aumento de los costes.

Beneficio: menores costes de formación.- La formación "just-in-time" mediante servidores World Wide Web puede hacer disminuir el tiempo de enseñanza en las clases.

Problema: alteraciones de mercado.- El exceso de confianza, la confusión y la propaganda en interés propio son algunas de las consecuencias del apresuramiento del sector por aprovechar los beneficios de las redes intranet. La reciente ola de productos mostrará si los vendedores pueden hacer más fácil y económica la creación de intranets más útiles, y si grandes firmas como Microsoft, Novell o IBM cumplirán sus promesas. Deberán corregirse las deficiencias en los servicios de directorio y autentificación, en la seguridad y en las herramientas de gestión. Es aún demasiado pronto para saber si tiene más sentido el outsourcing del desarrollo y mantenimiento de las redes intranet.

Beneficio: impresión más económica.- La posibilidad de prescindir de documentación, boletines y formularios es uno de los beneficios iniciales más obvios. Muchas firmas informan de importantes reducciones en los costes de impresión, envío por correo y distribución. Entre los posibles candidatos a la documentación electrónica están los directorios telefónicos, hojas de datos, hojas de seguridad de materiales, materiales de encuestas y recursos humanos, normas sobre viajes y anuncios de puestos de trabajo.

Problema: evaluar el beneficio.- Muchos beneficios importantes (mejor comunicación, acceso más amplio a la información) resultan difíciles de evaluar mediante cálculos tradicionales de beneficio sobre la inversión o ROI (Return on Investment). Muchas compañías no disponen de costos "anteriores" exactos, lo que dificulta significativamente el cálculo de los beneficios. Referente a este concepto, diferentes estudios recientes realizados por consultoras de relieve internacional como, por ejemplo, Gartner Group, Meta Group e IDC podrían arrojar nueva luz en este sentido. El gran desafío está en aprender nuevas formas de calcular el valor obtenido. Una sugerencia: Considerar las redes intranet como parte de gastos generales, es decir como las ventas y la administración, tal como aconseja el consultor Paul Strassmann. Otros aconsejan pedir a los ejecutivos y usuarios que describan y evalúen el valor de unas mejores decisiones, servicio más rápido a los clientes y nuevas oportunidades, así como el costo de no invertir.

Algunas opiniones

"Quienes no tengan en cuenta las redes intranet, irán desapareciendo silenciosamente. Hasta 1998 inclusive, es conveniente complementar y aumentar -no sustituir- los sistemas de empresa actuales por tecnologías basadas en la red Internet". Gartner Group

"Para algunas aplicaciones, la tecnología Web es bastante más económica que ninguna otra herramienta. ¿Será absolutamente la más económica en todo? No. No se puede pintar toda la imagen de un solo color". Deloitte & Touche.

"El beneficio más visible de las intranet es reducir el coste de la gestión de los sistemas y software de usuario final". International Data Corporation

"Las redes intranet no son para todo el mundo. Algunas compañías las necesitan, mientras que otras son tan frágiles y vulnerables ante la competencia que introducir un elemento de cambio no es una buena idea". A.T. Kearney

¿Qué significa intranet?

Aunque no existe aún una definición de tipo universal, en general el término intranet se refiere a la utilización de tecnología derivada de la red Internet -como los browsers, servidores World Wide Web y motores de búsqueda- situados dentro de las paredes cortafuego de una compañía, para aumentar la productividad organizacional. La red intranet en cuestión puede estar conectada o no a la red Internet externa.

Las redes intranet pueden quizás ser consideradas mejor como redes adicionales superpuestas a redes IP (Internet Protocol) ya existentes. Utilizan servidores Unix y Windows NT y abarcan redes LAN. Entre otras cosas, los usuarios intranet pueden enviar correo electrónico y acceder a bases de datos y aplicaciones tanto nuevas como ya existentes. En teoría, los usuarios obtienen un acceso común a unos pocos servidores grandes a través de un interface estándar independiente de plataforma, es decir, un browser WebLas intranets prometen varios beneficios: distribución universal de la información a través de un cliente estándar (el browser); acceso y métodos de acceso garantizados a través de un protocolo de red común (IP); y la eliminación de la complejidad de los sistemas actuales, sustituyéndolos por unas pocas tecnologías estándar: Common Gateway Interface (CGI), Hypertext Transport Protocol (HTTP) e Hypertext Markup Language (HTML)

En términos comerciales, estas capacidades pueden significar un acceso y distribución de la información más rápidos y económicos; mejor colaboración mediante la utilización de mensajes; calendarios y conferencias compartidas, etc. El objetivo final es un suministro más rápido de productos y servicios, ahorros de coste y nuevas oportunidades comerciales.

Las redes intranet no deben ser confundidas con las redes privadas virtuale. Muchos analistas predicen que, al ir adquiriendo madurez las intranet, sustituirán a las aplicaciones cliente/servidor, e incluso posiblemente a las redes de empresa y al correo electrónico.