Innovación en acción

Un sistema de Data Warehouse en Europa mejora la gestión del inventario en un 20 % y crea interés en Méjico, Canadá y Extremo Oriente .

Si le menciona el nombre Tupperware a cualquier persona en un país desarrollado, sabrá de qué les está hablando . En algún momento, la mayoría de nosotros hemos guardado la comida en uno de los recipientes de plástico de la empresa . Y la mayoría sabemos que Tupperware Corp . trabaja exclusivamente mediante la venta directa, siendo la pionera de la idea de las reuniones, en las que un agente convence a alguien para que sea el anfitrión de una pequeña reunión en su casa .

En esta atmósfera doméstica, se hacen demostraciones de los productos, la gente hace sus pedidos y el anfitrión se gana un premio como comisión por organizar la reunión . Es una fórmula sencilla que ha permitido a Tupperware crecer hasta convertirse en una corporación multinacional que opera en más de cien países y que tuvo unos ingresos anuales de 1 . 400 millones de dólares en 1996 .

Pero no hace demasiado, según Richad Henchoz, director de márketing de Tupperware para Europa, Oriente Medio y África, la gestión de la información de la empresa no se correspondía con lo que pretendía la empresa . “A medida que crece el negocio, ese 5 ó 10% de error en las previsiones crece también . Puede llegar a resultar un gran lastre para el negocio . ”

En realidad, los errores en las previsiones eran a menudo mucho peores y eran un síntoma de un problema mayor que la organización europea ha tardado cuatro años en atajar .

El principal problema era que aunque la empresa recogía datos y estadísticas, le resultaba difícil determinar los datos reales de quién vendía qué y dónde .

Cuando Henchoz entró en la empresa hace cinco años, proveniente de The Procter & Gamble Co . , unos programas inflexibles generaban penosamente los informes de la empresa desde ordenadores IBM Sistema/36 . “Si necesitabas saber alguna cosa distinta, tenías que pedirle a un programador que escribiera un programa nuevo”, dijo .

Un intento de migrar a un sistema AS/400 de IBM fracasó cuando se intentó sacar partido a las propiedades de gestión de archivos del sistema . “Cometimos el típico error de transferir todos los viejos archivos de los sistemas antiguos al nuevo con lo que no logramos ninguna ventaja . Por aquel entonces éramos una empresa muy inculta en lo que se refiere a la informática”, recuerda Henchoz .

El efecto fue que obtener los datos correctos era lento y difícil . “Llevaba mucho tiempo conseguir la información que necesitábamos y había demasiados errores en los datos”, dijo . “Todo el mundo tenía su pequeña base de datos, diseñada a su manera . La mitad de las veces nunca podías argumentar racionalmente sobre la situación actual porque todo el mundo tenía datos distintos” .

Hoy en día, Tupperware está a punto de resolver sus problemas de previsión y de ahorrar millones cada año en inventario . Utilizando un sistema basado en una base de datos para procesamiento analítico en línea ( OLAP ) , doscientos directores europeos disponen ahora de datos precisos sobre las ventas y sobre el rendimiento de un producto, y están experimentando un sistema que realiza pronósticos y pueden gestionar mejor las promociones de venta .

El primer paso fue encontrar un sistema que pudiera usar todo el mundo; que tuviera una interfaz gráfica sencilla que pudiera distribuirse en toda Europa .

Pero primero era necesario realizar el trabajo de base . Un equipo de proyecto compuesto por usuarios y personal técnico empezó a trabajar con una empresa de consultoría para organizar las necesidades de información y los flujos del proceso . El estudio se realizó en dos países y después se probó en otros dos países para ver si los resultados eran válidos en todas las regiones, lo que resulto cierto .

Los resultados de este estudio de nueve meses eran alarmantes . Tupperware descubrió que algunos directores de productos nunca veían información sobre productos . Y en algunos casos, la misma información se introducía siete veces en distintas bases de datos .

“Era una pérdida de tiempo y de energía ridícula”, comentó Henchoz . “La gente de arriba tenía toda la información, los de abajo ninguna” .

ESTRECHAR EL CERCO

Sólo después de realizar este trabajo preliminar los colaboradores de Henchoz pudieron empezar a buscar un sistema que admitiera el nuevo modelo empresarial . Redujeron la lista a dos enfoques de datawarehousing: Intelligent Environments, que la sección estadounidense de Tupperware planeaba utilizar para construir un sistema similar, y una pequeña empresa de software londinense llamada European Management Systems ( EMS ) . EMS había desarrollado su propia base de datos OLAP para Windows, llamada Eureka y había creado el código de sus aplicaciones con Visual Basic, de Microsoft Corp .

El ganador fue EMS ( en ese momento la empresa estaba compuesta por tres trabajadores ) . La clave fue la demostración: el vendedor cargó datos de Tupperware en una base de datos de demostración y permitió a Henchoz que manipulara la información . “Era la primera vez que lo veía bien mascado”, explicó . “Tenía una buena interfaz gráfica, era muy fácil de usar y nos permitía desarrollar el proyecto en pequeñas etapas en lugar de hacerlo todo de golpe” .

Un equipo de prueba trabajó con EMS para diseñar un módulo experimental de gestión de ventas que cotejaría todos los detalles semanales con lo que se había vendido en las reuniones . A continuación se instaló en un país para probarlo y después de algunas modificaciones, se instaló en los principales países europeos .

Distribuidores independientes de cada región cotejan los datos de ventas de demostración semanalmente y descargan los datos a través de un módem a un AS/400 que hay en cada país . A continuación se envían los archivos ASCII del sistema operativo a una red de PC que hay en cada país ejecutando la base de datos y las aplicaciones Eureka . Las cifras de toda la región se consolidan en las oficinas centrales .

Durante los tres años anteriores, Tupperware ha añadido un módulo de gestión de productos para clasificar por ventas cada producto . “Esto está convirtiéndose en un verdadero éxito para los directores de productos, que por primera vez disponen de estadísticas”, dijo Henchoz . Este módulo obtiene los datos de la misma base de datos Eureka y permite que los directores vean qué productos se venden bien y analizar las ventas por tamaño y color .

Y ahora, con un buen acceso a la información sobre ventas y sobre el rendimiento de los productos, los directores de Tupperware han empezado a utilizar el sistema para hacer predicciones basadas en el rendimiento de los dos años anteriores . EMS ha incorporado al sistema el motor ForecastPro de Business Forecasting Systems, Inc . , de Boston, y aunque es pronto para juzgar la eficacia del proceso, en las pruebas, las previsiones han mejorado la gestión del inventario en un 20%, según Henchoz .

“Si funciona en la práctica, nos ahorraremos de 40 a 60 millones de dólares en inventario”, dijo .

El último módulo pretende guardar y predecir cómo van las promociones de ventas . “Sería un gran paso adelante para nosotros en la gestión de las promociones . La mitad de las veces no tenemos ni idea de si una promoción ha sido efectiva”, explicó Henchoz .

El sistema resultante es una serie de módulos de aplicaciones entrelazados construidos alrededor de la base de datos OLAP Eureka, enlazados con una base de datos Microsoft Access para datos estáticos .

“Este negocio puede ser difícil de predecir”, dijo Henchoz . “Si nieva, la mitad de la gente no irá a la presentación . Una promoción puede ir muy bien o puede f