Información por un tubo
Sociedad General Aguas de Barcelona (SGAB)
En una empresa con muchos años de historia como la Sociedad General de Aguas de Barcelona (SGAB), perteneciente al grupo Agbar, la documentación corporativa ha alcanzado unos volúmenes que para su efectivo manejo y almacenamiento requieren completos sistemas informáticos de gestión. De la mano de Informática El Corte Inglés, la empresa está aplicando distintas soluciones con el objetivo de unificar los archivos, evitar las copias en papel y facilitar el acceso a cualquier usuario. Hace tres años la SGAB comienza a desarrollar el proyecto ARCO (Archivo Corporativo), con el objetivo de mecanizar un sistema de archivo que permitiera llevar el control de la documentación corporativa de la compañía matriz. “Buscamos un entorno que nos permitiera, sobre todo, el desarrollo de aplicaciones, porque en el mercado no encontrábamos exactamente lo que queríamos”, explica Segismundo Álvarez, responsable del proyecto. invesDoc, seleccionado originalmente como herramienta de gestión del archivo corporativo de la SGAB, se ha extendido al área de compras y, próximamente, se utilizará en el resto de departamentos de la compañía. Inicialmente, la SGAB disponía de 40 kilómetros de estanterías lineales de documentos a archivar. Como primer paso, el nuevo departamento de Archivo Corporativo define el proyecto y realiza una criba de los documentos que se iban a conservar. La siguiente etapa es su mecanización. La solución a implantar debía permitir realizar la gestión del almacenamiento y la localización de la documentación una vez archivada. “No era una tarea trivial; parecía que habría productos en el mercado pero no encontramos ninguno”. Por ese motivo Aguas de Barcelona decide utilizar, junto con Informática El Corte Inglés (IECISA), la solución invesDoc de IECISA para desarrollar una aplicación a medida. El resultado de ARCO ha sido, en palabras de Álvarez, “bastante bueno”, en parte porque utiliza un sistema de vinculación con objetos que lo hace muy adecuado. Además, la empresa acababa de implantar Lotus Notes “y la filosofía de Invesdoc con su filosofía de productos como DocNotes coincidía mucho”. La compañía ya ha finalizado la primera fase de ARCO, un sistema que actualmente gestiona una serie superior a los 5.000 archivadores. Sus funcionalidades van desde el control del archivo con su contenido, a la gestión de la limpieza automatizada en función de la obsolescencia predefinida, la gestión de préstamos de documentación y la gestión de espacios vacíos en el archivo. Por ejemplo, cada responsable de las distintas unidades de la empresa si considera que ha de enviar alguna cosa al archivo lo introduce en archivadores y utiliza los parámetros definidos para localizar con posterioridad la documentación que envía y clasifica. “ARCO es la herramienta con la cual definimos los contenidos de cada uno de los archivadores y controlamos la ubicación de la documentación. Lo que hace interesante a esta aplicación es que, a parte de los campos que definen algunas características de la documentación, hay otros muy genéricos que rigen la búsqueda textual e invesDoc permite definir esos campos y realizar las búsquedas documentales contra esa información. Es decir, conjuga los campos que indexan la información y, sobre todo, los de libre descripción. Espacios vacíos En una empresa como la SGAB la documentación que maneja tiene una fecha de caducidad determinada. De esta manera, cuando la información entra en el archivo corporativo se almacena por el orden de llegada. Como cada serie documental introducida en la solución tiene una vida determinada, la aplicación indica automáticamente qué información ha caducado mediante unos listados, de forma que permite almacenar los archivadores que son obsoletos. El programa se encarga de gestionar los huecos que existan en el archivo para evitar remover todos los archivadores cada vez. Pero también permite elaborar informes. Antes sólo era posible que los empleados conocieran la información manejada únicamente en el nivel departamento, “pero era imposible hacerlo en el ámbito corporativo”, explica Segismundo Álvarez. De este modo la repetición de documentos era una constante: tanto se encontraba en el departamento de contabilidad como en el de compras o incluso una copia iba a parar a manos de propio usuario del producto adquirido. La incorporación de la solución ha eliminado esa redundancia de documentos, de forma que ahora sólo existe uno accesible para todos los usuarios. Álbum gráfico ARCO ha entrado ahora en una segunda etapa. El retraso se ha debido a las cargas de trabajo del departamento “y al diseño, la implantación y consolidación de la nueva red corporativa de la empresa matriz” en Windows NT (hasta el año pasado la SGAB tenía diferentes redes departamentales, con soluciones de arquitectura para cada aplicativo y un parque de ordenadores muy heterogéneo: 3270, terminales VAX, etc.).. “Cuando definimos la aplicación”, afirma Álvarez, “ya éramos conscientes de que habría una segunda fase: la gestión de las imágenes”. El objetivo es claro: ARCO debe facilitar al usuario la búsqueda de cualquier información, sin importar el formato en el que se haya almacenado (ya sea archivo, imagen, disquete o vídeo) ni dónde se encuentre. Asimismo, cuando se introduzca la funcionalidad de formato electrónico la solución también permitirá conocer su ubicación en el sistema informático. Las pruebas realizadas hasta el momento han sido satisfactorias: es decir, maneja sin problemas las imágenes de escáner como las captadas por cámaras digitales o de archivos AutoCAD. “Estamos viendo la posibilidad de reconvertir los archivos de AutoCAD (se utiliza en el desarrollo de proyectos): la teoría es que una vez se ha finalizado un proyecto el archivo sólo se consulta pero las imágenes no son manejables. Las imágenes son en formato vectorizado y ocupan mucho espacio”. La empresa confía en ahorrar bastante espacio si consiguen convertir AutoCAD a formatos estándares como JPEG u otros, “que son muy cómodos de consultar por cualquiera”. El archivo fotográfico del patrimonio de la SGAB almacena más de 20.000 fotografías y gráficos históricos desde el siglo pasado (desde instalaciones a edificios). Todas las imágenes se escanearán para preservar los originales. El álbum incluirá información asociada definida y que será accesible desde cualquier punto de la red. Compras La SGAB ha desarrollado un segundo proyecto de gestión documental mediante invesDoc. El sistema propietario Canonfile se ha revelado insuficiente para manejar el actual volumen de papel a manejar y archivar en el departamento de compras (más de 10.000 pedidos al año). “Como utiliza cartuchos, realizar una búsqueda se hace muy pesado”, asegura Álvarez. Se descarta la migración con Canon porque, “aunque explicaron que tenían un producto parecido para red local, requería equipos propietarios; es decir, no valía un PC”. Sin embargo, este sistema se conserva en paralelo a la nueva solución por la imposibilidad de traspasar los datos. “invesDoc tiene todas las ventajas de una arquitectura abierta como NT, solo que la información está en un sistema propietario”, reconoce Álvarez. “Pero como las imágenes están almacenadas en una base de datos Oracle con el formato estándar TIFF en cualquier momento podríamos migrar los datos” En enero de 1999 tiene previsto finalizar un sistema para mecanizar las cartas de clientes que seguirá una filosofía similar a compras. Este proyecto abarca exclusivamente a las poblaciones metropolitanas del área de Barcelona y espera tratar unas 12.000 cartas al año. La solución permitirá atender a los clientes en las oficinas centrales visualizando en el ordenador toda la información relativa a su reclamación. Antes, a finales de este año, habrá concluido la instalación de invesCold. A diferencia de invesDoc, esta solución de Informática El Corte Inglés archiva y distribuye listados masivos: resúmenes de facturaciones o de los mayores de contabilidad. Por ejemplo, al e
