Implementación de sistemas de proceso de imágenes en la empresa

Es indudable que estamos actualmente en un momento en el que gran cantidad de tecnologías y herramientas diferentes ofrecen a los usuarios la posibilidad de realizar una Gestión Documental Integrada en los Sistemas de Información de las compañías, que contribuyen a lograr la consecución de objetivos básicos para las empresas, tales como reducir costes, optimizar la producción y los procedimientos internos de gestión, mejorar la oferta y calidad en el servicio a clientes, agilizar el acceso a la información, minimizar el uso de papel como soporte, etc.

En los últimos años han aparecido en el mercado numerosas tecnologías que han revolucionado la idea de la mecanización de ciertos procesos de una empresa, llegándose a hablar de la "oficina sin papel" como situación ideal. En cualquier caso, aplicando estas tecnologías, la mayoría de las cuales cuenta ya con un grado de madurez aceptable, esta situación ideal es o puede ser a muy corto plazo perfectamente alcanzable.

De hecho, es ya posible eliminar por completo el papel en la realización de órdenes de compra y de pago de facturas mediante los sistemas EDI, eliminar correo interno a través del correo electrónico, sustituir listados y microfichas por un sistema COLD y evitar la manipulación de documentos incorporando un Archivo Optico. Por último, las herramientas de Workflow permiten realizar un seguimiento puntual de las distintas tareas y documentos de una organización, optimizando los procedimientos y mejorando considerablemente el flujo de información, lo que se constituye en una eficaz ayuda en el proceso de toma de decisiones.

Algunas cuestiones básicas

En numerosas ocasiones, una gran cantidad de información poco precisa por parte de los distribuidores, no logra más que crear una auténtica confusión en los usuarios, lo que conduce a grandes fracasos en la implantación de herramientas que resultan no ser las más apropiadas para la problemática concreta que se desea resolver. Hay una serie de preguntas básicas que deberíamos responder antes de abordar cualquier proyecto dentro del ámbito de la Gestión Documental, tales como:

 ¿Debemos incorporar un sistema OCR?

 ¿Es verdaderamente importante para nuestra Organización contar con la imagen del documento o es suficiente sólo con el contenido?

 ¿Nuestro problema de coste se encuentra verdaderamente en la captura de información o por el contrario está en la consulta de la misma?

 ¿La explotación del sistema justifica la inversión?

 ¿Es necesario contar con la información en línea?

Las adecuadas respuestas a estas cuestiones serán las que nos indiquen precisamente qué tipo de opción de las disponibles en el mercado será la más apropiada a nuestra problemática en particular. Cuando se inicia un proyecto de Proceso de Imágenes y Documentos, parece que no existe respuesta concreta a ninguna de las preguntas anteriores, ya que suele parecer que necesitamos "todo": la imagen, el texto, tener toda la documentación en línea, incorporar el archivo histórico de forma inmediata y simultáneamente incorporar la nueva producción. Sin embargo, si se realiza un análisis detallado y se sopesa verdaderamente en cada caso la relación coste de entrada de datos/coste de almacenamiento/utilización de la información, se obtendrá sin duda la elección más acertada.

Lo más probable es que sea preciso incorporar varias de las tecnologías de Proceso de Imágenes y Documentos de forma combinada, enfatizando en aquella que resuelva el punto crítico del problema. Partimos, lógicamente, de que lo que queremos optimizar son tareas propias de "oficina", relacionadas con la manipulación de documentos e información en general en soporte papel, para lograr soluciones eficaces con resultados de mejora fácilmente cuantificables.

Claves para el éxito

Para tener éxito, como en cualquier proyecto, es preciso tener la visión global completa de los procesos del negocio tal y como se desean rediseñar a medio plazo. Esta es una perspectiva que no se puede perder en ningún momento ya que será la que nos permita construir un verdadero Sistema de Información Integrado que tenga en cuenta las interacciones de las diferentes áreas de la empresa.

Una vez definida la panorámica general, es necesario acotar los objetivos de una primera fase de forma que se cumplan las siguientes premisas:

 Problema perfectamente definido y cuantificado

 Posibilidad de realizar el proyecto en un corto espacio de tiempo

 Deberá cumplir suficientes funcionalidades para permitir su explotación inmediata

 Resultados cuantificables en cuanto a disminución del coste respecto a los procedimientos actuales

 Continuidad: El núcleo debe contener las bases sobre las que se construya el sistema global, siendo el crecimiento de éste a modo de capas concéntricas, donde cada una de ellas aumente las funcionalidades y el ámbito de las anteriores.

Abordar un proyecto bajo esta perspectiva significa realizar un esfuerzo inicial considerable, ya que lógicamente existirá una fase previa donde debe quedar perfectamente seleccionada la naturaleza de las distintas herramientas a incorporar en las diferentes fases, así como la división adecuada de éstas y, por supuesto, el análisis completo del sistema deseado. Por otra parte, la división en fases concretas con objetivos cuantificables en cada caso, permite a la compañía evaluar puntualmente los beneficios obtenidos, desviaciones que puedan surgir y unas previsiones más acertadas para las fases siguientes, lográndose una doble ventaja:

 Escalabilidad de la inversión, tanto del software como del hardware

 Escalabilidad en la adaptación de los usuarios a la nueva organización

Implantaciones prácticas

Si analizamos algunos ejemplos de soluciones ya implementadas en el ámbito de la Gestión Documental, en los que Infoservicios ha participado o está actualmente involucrado, observamos cómo para cada situación existen soluciones muy diferentes tanto en su concepción global como en la utilización de las diferentes herramientas que ofrece el mercado.

Así, es destacable el caso de una Entidad Financiera que deseaba incorporar un sistema de Proceso de Imágenes y Documentos en uno de los departamentos, concretamente el de Cartera, donde más claramente aparece identificado el problema, dado el volumen de documentos que se manipulan diariamente y la cantidad de datos a capturar. En este caso, era crítico y prioritario realizar la captura de datos con gran velocidad y fiabilidad. Hay soluciones consolidadas en el mercado cuyos resultados de implantación están perfectamente cuantificados en términos de ahorro de costes, obteniéndose además como subproducto de un Sistema de Entrada de Datos asistida, las imágenes digitalizadas de los documentos.

La primera fase a acometer en este caso se centraba en solucionar la problemática concreta de la entrada de Cartera, para lo que se optó por una solución OCR que realizara una captura de datos asistida, apoyándose en un sistema de corrección y verificación sobre la imagen de los documentos, con lo que se lograron unos significativos aumentos de productividad desde su implantación. Una siguiente fase era la de almacenamiento de las imágenes de los documentos en una Base de Datos, de tal forma que se agilizara la consulta del propio documento ante cualquier tipo de incidencia y con la posibilidad de disponer siempre de la imagen exacta del documento, para que la entidad pudiera enviarla como justificante a sus clientes.

Las posibilidades que se abren con la configuración de esta solución son enormes, ya que al disponer de las imágenes de los documentos como un registro más, pueden integrarse con el resto de la correspondencia de la Entidad con sus clientes, lo que supone un espectacular ahorro de costes de corr