IECISA revoluciona la gestión de la Administración

Informática El Corte Inglés acude a TICAP ´98 con un conjunto de nuevas aplicaciones específicas englobadas bajo el término Ventanilla única, bajo el cual, se contempla el uso tanto de las Tecnologías de la Información como de las telecomunicaciones sujetas a lo contemplado en el vigente régimen jurídico de la Administración Pública (en relación a la instalación progresiva de un sistema intercomunicado de registros entre la Administración General del Estado, las de las Comunidades Autónomas y las entidades de la Administración Local).

Cómo su propio nombre indica Ventanilla única quiere erigirse en última instancia como una solución que contribuya a facilitar las cosas al ciudadano. La forma de hacerlo no es otra que mejorar la calidad del servicio que la Administración ha de ofrecer a los ciudadanos en la tramitación de cualquier tipo de asunto. Parejo a este objetivo, Informática El Corte Inglés ofrece con Ventanilla única la oportunidad de incrementar las tramitaciones de asuntos/expedientes de la Administración.

Los objetivos de Ventanilla única se pueden resumir en tres: mejorar y ofrecer más flexibilidad a las relaciones entre el ciudadanos y la Administración, mejorar las relaciones entre los diferentes organismos administrativos y mejorar la gestión interna de las tramitaciones que realizan los ciudadanos.

Estructura de Ventanilla única

Este sistema está estructurado en cuatro subsistemas: Subsistema de Registro SR, Subsistema de Tramitación ST, Subsistema de Archivo SA y Subsistema de Información y de Atención al ciudadano (SIAC).

Subsistema de Registro (SR)

El Subsistema de Registro (SR) es un sistema de información que realiza las funciones propias de un registro de entrada y salida de acuerdo con la especificación SICRES (definida por el Consejo Superior de Informática del Ministerio de las Administraciones Públicas). IECISA se adjudicó en su momento el proyecto de desarrollo del programa piloto del sistema de informatización de registros en el que se definió la especificación SICRES, de forma que esta compañía fue coautora de la creación de esta especificación. La solución inveSicres permite la automatización de los libros de registro, la digitalización de los documentos registrados y almacenamiento de las imágenes resultantes. Asimismo, facilita el registro y la transmisión de documentos de forma telemática entre oficinas de registro de distintas unidades administrativas.

Subsistema de Tramitación (ST)

El Subsistema de Tramitación incorpora las tecnologías de sistemas de workflow a una gestión eficaz de expedientes contemplando, además de los tradicionales seguimientos de expedientes, los mecanismos de automatización y de control de flujos que ofrezcan la posibilidad de realizar una gestión integral de los mismos.

La normativa específica para regular los sistemas de información aplicados a la gestión integral de expedientes se denomina ESTROFA, y se basa en el tratamiento automatizado de flujos de trabajo.

La labor que IECISA desempeñó durante la fase de desarrollo de ESTROFA fue de asesoramiento, realizando comentarios y ofreciendo ideas en base a prototipos de las Administraciones Públicas. De acuerdo con la certificación ESTROFA, IECISA desarrolló la aplicación invesFlow, que cuenta con funciones de edición gráfica de procesos; tratamiento de procesos reglados, no reglados y semirreglados; tratamiento de excepciones y simulación para dar validez a los procesos antes de su entrada en funcionamiento.

Otras de sus características son la automatización del control de flujos de trabajo en los expedientes que estén activos y la monitorización del estado e historia de un expediente concreto. Además, puede facilitar estadísticas sobre un histórico de expedientes para obtener valores acerca de la duración del proceso completo o de una determinada actividad. Su integración con inveSicres (Subsistema de registro) y con invesDoc (Subsistema de Archivo) es directa.

Subsistema de Archivo (SA)

La función del Subsistema de Archivo consiste en el repositorio de documentos electrónicos y en formato papel de todos los documentos que se registran a través del Registro de E/S y de todos los documentos que forman parte de los expedientes.

El módulo invesDoc de IECISA, desarrollado conforme a la guía de especificaciones ATRIO, es el encargado de acometer las funciones del subsistema de archivo definiendo la estructura (modelo de datos) de información de todos los expedientes, añadiendo y recuperando los documentos de dichos expedientes y consultando los documentos registrados por invesSicres.

Subsistema de Información y Atención al Ciudadano (SIAC)

El interface entre la Administración y el ciudadano recae sobre este subsistema, ya que es el que establece la intercomunicación entre ambos. El concepto de “ventanilla virtual” cobra todo su significado mediante este subsistema, ya que su verdadero objetivo no es otro que el de facilitar el acceso del ciudadano a cualquier administración sin necesidad de presencia física de éste.

La viabilidad de este sistema depende de que sea completamente soportado por todos los sistemas anteriormente citados, ya que sobre estos últimos recae la responsabilidad de aportar el conocimiento detallado de la situación de la tramitación de los expedientes y, por tanto, de la transmisión a través del SIAC, a los ciudadanos interesados en dichos asuntos.

De entre las diferentes operaciones que permite el SIAC destacan: la obtención de información general de interés público que la administración pone a disposición del ciudadano; navegación por el directorio de servicios e información detallada de los procesos a seguir en una determinada tramitación. Contempla la puesta en marcha de forma telemática de las tramitaciones y seguimiento del estado de éstas (así como notificaciones); pagos de multas, impuestos, tasas, etc.

Los canales de comunicación contemplados por el SIAC son el acceso telefónico por voz (mediante el centro de llamadas entrantes y salientes invesVoz), acceso telemático (módulos software para ofrecer información a través de arquitectura Internet/ intranet) y acceso físico (puntos de información desatendidos con desarrollos multimedia específicos).

Preservación y difusión del patrimonio cultural

IECISA acude a la presente edición de TICAP con las herramientas ArchiDOC y ArchiGÉS para la preservación y difusión de patrimonios culturales. Mediante ArchiGÉS se ofrece una solución para la gestión del archivo, organización y focalización de los fondos documentales. Desde el punto de vista de la gestión ofrece: acreditación de usuarios; control de la sala de lectura, de fondos, temas de investigación, generación de informes, elaboración de estadísticas, publicaciones, etc.

De cara a la localización de fondos ofrece funciones de búsqueda de documentos mediante signatura; navegación jerárquica a través del archivo y a través de descriptores y acotaciones sucesivas.

Por su parte, ArchiDOC se encarga de la difusión y conservación de los fondos documentales. Realiza labores de digitalización, consulta, tratamiento e impresión de documentos. El sistema se basa en la estructura cliente/servidor y LAN, mientras que la estación de trabajo del investigador permite localizar los documentos en la base de datos y visualizarlos en pantalla. Desde ordenadores personales, sin requerimientos especiales, se realiza la gestión del archivo, en los cuales se ejecuta ArchiGÉS.

Proyecto G.A.L.A.

El proyecto G.A.L.A. de IECISA permite a la Administración Local y Autonómica la optimización de sus procesos de gestión. Es un sistema de carácter modular compuesto por el de Gestión de Población G.A.L.A. y el de Gesti