Guía para ahorrar gastos en el departamento de TI (II)

Los recortes presupuestarios en los departamentos de TI obligan a los Directores de Sistemas de la Información (DSI) a combinar el necesario ahorre de costes con el mantenimiento de las infraestructuras necesarias en su empresa. En este número recogemos la segunda parte del informe del Gartner Group en el que se define una política de ahorro correcta.

En este intento de definir un plan de ahorro en TI, Gartner Group ofrece a los DSI consejos en áreas como sus negociaciones de compra de software, líneas de definición de la estrategia Internet, o la infraestructura desktop de la empresa.Estas son algunas de las pautas que ofrece esta consultora.

6. No aceptar la primera oferta de un vendedor de software. El mercado de software es más competitivo que nunca. Conviene mostrarse renuente ante los términos y condiciones ofrecidos por líderes como Symantec y McAffee Associates. Incluso si el producto de un determinado vendedor es favorable, hay que obtener una oferta de otra firma. Si se encuentra una oferta mejor, se debe volver al primer vendedor y pedirle que la iguale. Lo más probable es que lo haga.

7. Establecer objetivos Internet claros y concisos. Casi todas las empresas se están enfrentando al problema del acceso a Internet, pero hay una cantidad alarmante de compañías que no saben qué aplicaciones necesitan, algo básico para determinar el nivel de acceso que hay que solicitar, lo que permitirá a la empresa obtener otros servicios de valor añadido, como sistemas de seguridad.

8. Estandarizar los equipos desktop. Si una empresa instala productos estándar, experimentará problemas estándar y podrá por lo tanto utilizar soluciones estándar, es decir, más económicas. Mediante una estandarización rigurosa de sus sistemas desktop - incluyendo hardware, interfaces de usuario, infraestructuras de aplicaciones y procesos - se puede producir una reducción de costes de propiedad total del 30 por ciento, equivalente a 2.300 dólares por usuario y año. Aunque una gran parte de estos ahorros procede de compras en volumen de equipos estándar, el impacto sobre los usuarios finales y sobre el personal de soporte proporciona unos beneficios a largo plazo aún mayores: menor tiempo de formación de personal, mayor flexibilidad, ciclos de desarrollo más rápidos, una más rápida resolución de los problemas y una mayor fiabilidad.

9. Adquirir productos de automatización. Siempre que sea posible, los departamentos de TI deberán invertir en herramientas de automatización o productos de gestión de procesos, que simplifican los procedimientos operacionales.

10. Instalar un paquete de evaluación o medición de software para reducir las tarifas por licencia. Los directores de activos y de redes pueden reducir las tarifas de licencias software y los costos de soporte técnico utilizando un paquete de evaluación de software para medir los niveles de utilización en redes cliente/servidor de proceso distribuido. Además, la evaluación desempeña un papel complementario en la seguridad, distribución y control de inventario, y puede utilizarse para poner en vigor licencias de utilización limitada y de instalación. Las investigaciones del Gartner Group demuestran que, utilizando los productos de evaluación, empresas de entre 1.000 y 3.500 usuarios pueden ahorrar entre 500.000 dólares y 1.2 millones de dólares anualmente en tarifas por licencias de software desktop.

11. Calcular el total de servicios de red y requerimientos de hardware en toda la red. Dada la mayor competencia actual y el grado de madurez alcanzado por las firmas de outsourcing de red, es asombroso cuántas empresas no disponen de una visión consolidada de sus servicios de red y requerimientos de hardware. Las adquisiciones de servicios y equipos siguen siendo negociadas y contratadas por departamentos y líneas de negocio separadas. Las empresas que no identifican y calculan adecuadamente los servicios de red y los requerimientos de equipos de sus unidades comerciales perderán la oportunidad de ahorrar hasta un 40 por ciento en la transacción, que para una empresa grande puede ascender a mucho dinero.

Tanto si el énfasis está en el hardware, en el software o en cuestiones de personal, existen oportunidades de reducir los gastos incluso para empresas financieramente sólidas. Sin embargo, para alcanzar el éxito, una deberá haber establecido el elemento más crítico de cualquier estrategia actual de ahorro: una infraestructura efectiva para implementar medidas de reducción de coste. Este esquema deberá concentrarse en cuestiones como las priorización y selección de proyectos, planificación de recursos, evaluación de riesgos y gestión de proyectos. El esquema no sólo ayudará a la empresa a establecer una estrategia de priorización de proyectos ordenada, sino que establecerá la base para un entorno TI bien gestionado y económico.