Grupo Neumáticos Arcis mejora sus comunicaciones
Con la telefonía IP prevé ahorros en llamadas de 11.000 euros al año
Grupo Neumáticos Arcis, formado por un taller central en Pozuelo de Alarcón y siete delegaciones o talleres dispersos por toda la comunidad de Madrid (además de en Pozuelo y en la propia capital, en Arganda, Villaviciosa de Odón y Alcorcón), ha renovado su infraestructura telco. Ahora, todos sus centros pueden mantener una comunicación constante de forma sencilla y económica.
Grupo Neumáticos Arcis, formado por varias delegaciones y centros de trabajo dispersos por todo Madrid, se enfrentaba a un significativo problema en las comunicaciones entre sus centros. Dado que cada uno de los talleres disponía de sus propios números de teléfono y una ADSL para el acceso de datos con la central, era imposible que se comunicaran entre sí sin bloquear las líneas de entrada de los clientes. Como explica Daniel García, socio propietario del Grupo, “cada taller tenía su propio número de teléfono y línea ADSL para el proceso de datos con la central, principalmente para tareas de facturación y correo electrónico. Excepto la central, cada uno disponía de dos líneas de telefonía básica, una para telefonía de voz y otra para el fax y el datáfono, que es la línea sobre la que estaba instalada la ADSL. En la central teníamos una centralita básica. Con esta infraestructura, nos enfrentábamos a varios conflictos pues no se podía hablar entre los talleres sin bloquear las líneas de entrada de los clientes. Además, el coste de las llamadas entre delegaciones suponía entre el 30 y 40% del coste mensual en telefonía. Por otro lado, las llamadas a móviles se realizaban a través de las líneas de telefonía fija, representando éstas un 40% del resto de las llamadas (las no internas entre sucursales). Como medida, intentamos mantener un móvil operativo en cada sucursal, pero se seguía usando el teléfono que estaba más a mano, que muchas veces era el fijo, manteniéndose igual de alto el coste de llamadas”.
Apuesta por la telefonía IP
Al percatarse de la necesidad de contar con un nuevo equipamiento de comunicaciones entre centros, el grupo adoptó un sistema de 3Com que fue integrado por Neuron. Este permite disminuir los costes de comunicaciones entre centros, además de redirigir las llamadas a móvil a través de una operadora de telefonía móvil en lugar de fija, lo que supone un ahorro anual significativo. Neuron también ha centralizado la recepción de llamadas con un número 902.
García asegura que “además de lograr nuestro objetivo de reducción de costes, la implantación de telefonía IP nos ha abierto un abanico de opciones que una centralita tradicional no ofrece. Por ejemplo, antes, si era fiesta local en una delegación y las otras estaban abiertas no se podía dar servicio a los clientes ya que las llamadas a la delegación en fiesta se perdían al no estar centralizada la recepción de llamadas. O si un taller no podía dar respuesta a un cliente por estar completamente saturado, la llamada no podía pasarse de forma automática al taller más cercano para proceder a atender al cliente de forma centralizada; tampoco se disponía de información del número de llamadas realizadas, recibidas, perdidas, etc., lo que implicaba a nivel administrativo un problema sustancial en la toma de decisiones relativas al alquiler de líneas o contratación con compañías, carga de trabajo de teléfono, entre otros”.
La telefonía IP ha permitido centralizar la recepción de llamadas a través de un 902, de manera que cuando es fiesta local en cualquiera de las localidades donde están los talleres las llamadas son atendidas por la delegación que quede más cerca del mismo, pudiendo seguir proporcionando atención al cliente. Además, toda la publicidad que lleva aparejada un número de teléfono puede usarse indistintamente en cualquier delegación y es sencillo ampliar delegaciones, cambiarlas de ubicación o ampliarlas.
Ahorro de costes
Respecto a los costes, según García, la telefonía IP ha permitido eliminar los costes entre los centros y reducir al año unos 8.000 euros (más el IVA) de gasto telefónico. “La posibilidad de enrutar las llamadas a móvil a través de una operadora de telefonía móvil en lugar de una de telefonía fija nos ha supuesto ahorros de 3.000 euros anuales en teléfono. Sólo encontramos ventajas a este tipo de tecnologías”.
En cuanto a la implantación, el responsable apunta que el primer paso fue comprobar la calidad del servicio del ADSL. “Posteriormente se hizo una valoración del número de usuarios máximo concurrentes por cada delegación y se comprobó si el ancho de banda ofrecido por el proveedor era compatible o no con los requisitos actuales y los de un futuro. Al final, se cambió de proveedor en la central debido a la calidad del ancho de banda y se contrató uno síncrono de 4MB”.
El proceso de instalación se dividió en cuatro fases: la telefonía entre los centros; la telefonía móvil; la fija; y el desmantelamiento de la red de telefonía fija anterior y la realización de pruebas de seguridad. “Se instalaron los usuarios remotos y del departamento de administración mínimos necesarios para reducir a cero los costes entre delegaciones. Luego se comprobó que no había problemas de funcionamiento y preparó las delegaciones, lo que duró dos semanas. Poco después, se instalaron los enlaces a móvil contratados por la compañía y se instó a los usuarios a que todas las llamadas a móviles se realizasen a través de los nuevos teléfonos y de la nueva centralita, lo que también duró dos semanas. Para la fase final de intercambio, de un mes de duración, se pasaron las líneas de teléfono de la centralita antigua a la nueva y se comprobó que el funcionamiento era correcto. “En la fase final se indicó al proveedor de telefonía fija que enrutara las llamadas de los números ya inoperativos de las delegaciones a la central”. La estructura actual está formada por una única centralita (una NBX 100 gestionada por el software propio de la NBX ), y en las ocho delegaciones, hay 30 teléfonos y un único número de teléfono, 6 líneas RDSI (12 canales) y 8 enlaces a móviles. Según García, el importe total de la inversión en telefonía IP fue de 17.000 euros. Y añade: “Cabe destacar que el ahorro en comunicaciones, tanto en llamadas internas como en ahorro de telefonía móvil, está calculado en 11.000 euros al año, mientras que el tiempo de recuperación de la inversión es de 18 meses”.
Grupo Neumáticos Arcis, formado por varias delegaciones y centros de trabajo dispersos por todo Madrid, se enfrentaba a un significativo problema en las comunicaciones entre sus centros. Dado que cada uno de los talleres disponía de sus propios números de teléfono y una ADSL para el acceso de datos con la central, era imposible que se comunicaran entre sí sin bloquear las líneas de entrada de los clientes. Como explica Daniel García, socio propietario del Grupo, “cada taller tenía su propio número de teléfono y línea ADSL para el proceso de datos con la central, principalmente para tareas de facturación y correo electrónico. Excepto la central, cada uno disponía de dos líneas de telefonía básica, una para telefonía de voz y otra para el fax y el datáfono, que es la línea sobre la que estaba instalada la ADSL. En la central teníamos una centralita básica. Con esta infraestructura, nos enfrentábamos a varios conflictos pues no se podía hablar entre los talleres sin bloquear las líneas de entrada de los clientes. Además, el coste de las llamadas entre delegaciones suponía entre el 30 y 40% del coste mensual en telefonía. Por otro lado, las llamadas a móviles se realizaban a través de las líneas de telefonía fija, representando éstas un 40% del resto de las llamadas (las no internas entre sucursales). Como medida, intentamos mantener un móvil operativo en cada sucursal, pero se seguía usando el teléfono que estaba más a mano, que muchas veces era el fijo, manteniéndose igual de alto el coste de llamadas”.
Apuesta por la telefonía IP
Al percatarse de la necesidad de contar con un nuevo equipamiento de comunicaciones entre centros, el grupo adoptó un sistema de 3Com que fue integrado por Neuron. Este permite disminuir los costes de comunicaciones entre centros, además de redirigir las llamadas a móvil a través de una operadora de telefonía móvil en lugar de fija, lo que supone un ahorro anual significativo. Neuron también ha centralizado la recepción de llamadas con un número 902.
García asegura que “además de lograr nuestro objetivo de reducción de costes, la implantación de telefonía IP nos ha abierto un abanico de opciones que una centralita tradicional no ofrece. Por ejemplo, antes, si era fiesta local en una delegación y las otras estaban abiertas no se podía dar servicio a los clientes ya que las llamadas a la delegación en fiesta se perdían al no estar centralizada la recepción de llamadas. O si un taller no podía dar respuesta a un cliente por estar completamente saturado, la llamada no podía pasarse de forma automática al taller más cercano para proceder a atender al cliente de forma centralizada; tampoco se disponía de información del número de llamadas realizadas, recibidas, perdidas, etc., lo que implicaba a nivel administrativo un problema sustancial en la toma de decisiones relativas al alquiler de líneas o contratación con compañías, carga de trabajo de teléfono, entre otros”.
La telefonía IP ha permitido centralizar la recepción de llamadas a través de un 902, de manera que cuando es fiesta local en cualquiera de las localidades donde están los talleres las llamadas son atendidas por la delegación que quede más cerca del mismo, pudiendo seguir proporcionando atención al cliente. Además, toda la publicidad que lleva aparejada un número de teléfono puede usarse indistintamente en cualquier delegación y es sencillo ampliar delegaciones, cambiarlas de ubicación o ampliarlas.
Ahorro de costes
Respecto a los costes, según García, la telefonía IP ha permitido eliminar los costes entre los centros y reducir al año unos 8.000 euros (más el IVA) de gasto telefónico. “La posibilidad de enrutar las llamadas a móvil a través de una operadora de telefonía móvil en lugar de una de telefonía fija nos ha supuesto ahorros de 3.000 euros anuales en teléfono. Sólo encontramos ventajas a este tipo de tecnologías”.
En cuanto a la implantación, el responsable apunta que el primer paso fue comprobar la calidad del servicio del ADSL. “Posteriormente se hizo una valoración del número de usuarios máximo concurrentes por cada delegación y se comprobó si el ancho de banda ofrecido por el proveedor era compatible o no con los requisitos actuales y los de un futuro. Al final, se cambió de proveedor en la central debido a la calidad del ancho de banda y se contrató uno síncrono de 4MB”.
El proceso de instalación se dividió en cuatro fases: la telefonía entre los centros; la telefonía móvil; la fija; y el desmantelamiento de la red de telefonía fija anterior y la realización de pruebas de seguridad. “Se instalaron los usuarios remotos y del departamento de administración mínimos necesarios para reducir a cero los costes entre delegaciones. Luego se comprobó que no había problemas de funcionamiento y preparó las delegaciones, lo que duró dos semanas. Poco después, se instalaron los enlaces a móvil contratados por la compañía y se instó a los usuarios a que todas las llamadas a móviles se realizasen a través de los nuevos teléfonos y de la nueva centralita, lo que también duró dos semanas. Para la fase final de intercambio, de un mes de duración, se pasaron las líneas de teléfono de la centralita antigua a la nueva y se comprobó que el funcionamiento era correcto. “En la fase final se indicó al proveedor de telefonía fija que enrutara las llamadas de los números ya inoperativos de las delegaciones a la central”. La estructura actual está formada por una única centralita (una NBX 100 gestionada por el software propio de la NBX ), y en las ocho delegaciones, hay 30 teléfonos y un único número de teléfono, 6 líneas RDSI (12 canales) y 8 enlaces a móviles. Según García, el importe total de la inversión en telefonía IP fue de 17.000 euros. Y añade: “Cabe destacar que el ahorro en comunicaciones, tanto en llamadas internas como en ahorro de telefonía móvil, está calculado en 11.000 euros al año, mientras que el tiempo de recuperación de la inversión es de 18 meses”.
