Grupo Aldeasa

A lo largo de los últimos seis años, Aldeasa ha llevado a cabo un plan de expansión y crecimiento sin precedentes en la historia de la compañía. El principio de la década marcó una nueva etapa para Aldeasa, que a partir de las actividades tradicionales del grupo (ventas duty free, gestión de depósitos francos y depósitos TIR), ha ido incorporando nuevas acciones comerciales apoyadas en los sistemas de información con el objetivo fundamental de expandir e impulsar las diferentes líneas de negocio. La última de ellas: la adopción del GIS de Software AG para gestionar la publicidad de sus espacios comerciales.

Desde la dirección de sistemas de información, Lorenzo Egea, responsable máximo de este área, considera que su función es sobre todo la de posibilitar que la compañía a la que pertenece sea un negocio rentable. Partiendo del plan estratégico de la compañía, Egea ha intentado acompañar todo este negocio con las herramientas, tecnologías y apoyos informáticos necesarios para dar un mejor servicio al mejor precio.

"Hasta el año 90 Aldeasa era una empresa muy funcionarial con una estructura muy típica de la Administración Pública. Con la llegada de la nueva gerencia a la compañía nos planteamos obtener un crecimiento importante para no morirnos como empresa. En ese sentido, la intención de evolucionar era muy clara", comenta Lorenzo Egea.

Parece ser que esto se ha conseguido simplemente mirando las cifras: si en el año 90 Aldeasa facturaba unos 14.000 millones de pesetas, en 1995 el resultado ha sido de 45.000. Además, de tener 22 tiendas, la compañía ha pasado a disponer de más de cien. "El crecimiento en cinco años ha sido espectacular y, realmente, puede decirse que ha estado sustentado por los sistemas de información", comenta Egea.

"Sabemos que con los sistemas de información tenemos que ser rápidos y rentables. En el año 90 cambiamos todas las configuraciones existentes por un entorno mainframe porque nos parecía un entorno de fácil réplica y aún, en el año 90, no nos atrevíamos a ir a sistemas abiertos", añade el Director de Sistemas de Información de Aldeasa.

De esta forma, se adquirió un mainframe IBM basado en tecnología CMOS modelo 9221-211 refrigerado por aire con 15 MIPS de velocidad, 64 MB de memoria RAM y 25,5 GB de almacenamiento en disco.

"También nos hemos basado en redes locales, que no sólo se encuentran en las oficinas centrales de la compañía, sino que en cada uno de los centros donde estamos tenemos una red tipo LAN donde nos enganchamos con todos lo equipos informáticos, de manera que toda la información queda recogida en un sólo punto para quedar al final registrada en el ordenador central y puedan explotarse los datos comercialmente", asegura Lorenzo Egea.

En cuanto al software, la dirección de sistemas de información de Aldeasa se planteó la necesidad de disponer de una herramienta ágil, pasando del tradicional Cobol al entorno Adabas/Natural de Software AG. La elección de Software AG como suministrador, Egea la justifica por la dedicación de la firma alemana a sus clientes. "Aunque esta compañía llegó un poco tarde al mundo de los sistemas abiertos ya ha tomado las riendas de la situación y está evolucionando hacia otros entornos mucho más flexibles".

Sistema GAMMA

Aldeasa posee un sistema comercial central que responde al nombre de GAMMA (Gestión Automatizada de Mercancias Multinegocio Aldeasa) que fue diseñado para su utilización de forma indistinta en todos los negocios de la compañía. "Partiendo de esta base, el sistema tenía que ser muy rápido y muy flexible pero nos encontramos con una limitación: si queríamos salir fuera de España porque se nos había quedado ya pequeño el mercado aeroportuario español había que solucionar el problema de cómo íbamos a llevarnos un ordenador central a cada sitio. Esto, obviamente, era imposible, por lo que hubo que realizar un sistema en paralelo distinto al que existía en España y al final la opción que se tomó fue hacerlo a través de una red de PCs. El proyecto ha salido bastante bien y en dos meses pasamos toda la aplicación de forma muy limpia al nuevo entorno y resultó ser la misma aplicación que teníamos en el sistema central.

Esto nos ha permitido seguir creciendo con el sistema comercial central, ese crecimiento pasarlo al sistema autónomo y, por último, no tener que buscar dos recursos de mantenimiento para cada sitio y no perder el control de los sistemas de información que tenemos instalados en el extranjero. Esto ha sido un éxito muy valorado por la dirección general al permitir sin traumas el salto a otros países", asegura el director de sistemas de información de Aldeasa.

Gestión de publicidad

Anteriormente, Aldeasa disponía de una aplicación transaccional basada nada más en la facturación de publicidad a sus clientes. En este sentido, en las tiendas existen góndolas, estanterías, carteles publicitarios, que se venden a los proveedores que están representados en las tiendas.

"Gestionar esto empezó a ser difícil una vez que se alcanzaron cantidades considerables de facturación, por lo que se hicieron necesarias herramientas ágiles y nuevas tecnologías. Empezamos a valorar las alternativas que existían en el mercado para controlar de forma centralizada todos los soportes publicitarios que teníamos en las tiendas, sus precios, las reservas de estos espacios y la facturación que, al fin y al cabo, es lo que nos interesa. Software AG nos aseguró que disponían de una herramienta que rodaba tanto sobre el ordenador central como sobre PCs y volvimos a tirarnos a la piscina para hacer una prueba de la herramienta destinada a esta nueva función", comenta Luis Sauras, Analista de Organización de Aldeasa.

"Realmente resulta espectacular ver como desde un ordenador central se pueden gestionar planos y ubicaciones de soporte. Software AG colaboró en las modificaciones del producto y ahora disponemos de una solución que cubre totalmente las necesidades del área", explica Lorenzo Egea.

Actualmente existen tres puntos de venta incluidos en la aplicación, unos 3.500 soportes y los soportes son de 50 tipos distintos. "El problema estaba en saber cuál era la localización de ese soporte publicitario y este proyecto nos ha ayudado a ello", asegura Sauras.

"La gestión de publicidad se ha desarrollado en parte gráfica y parte de gestión. Estas últimas se han definido junto al usuario y la parte gráfica quizás haya costado más porque sí sabíamos que era lo que necesitábamos pero no sabíamos que era lo que podía realmente ofrecernos el producto. Los planos están en el ordenador central pero se bajan al PC, por lo cual en el departamento de sistemas de información hemos tenido que agilizar los aspectos de comunicaciones", continúa Luis Sauras.

Este proyecto se inició oficialmente en marzo de 1995 y desde diciembre de ese mismo año Aldeasa ya estaba trabajando con él.

El proyecto tienes dos opciones, una opción central en la que se tienen las negociaciones con los proveedores, se reservan los espacios. También existe la opción de aprovechar desde la tienda el entorno gráfico para otras cosas distintas: conocer la composición de los lineales de la tienda, saber qué tipo de producto hay en cada espacio, realizar modificaciones de lineales y dárselos a terceros con la idea de que hagan pequeñas reestructuraciones de la tienda y otros usos que aún no se han explotado.

"De momento, el GIS lo utilizamos para tres cosas: la negociación con el cliente, la gestión de espacios en las tiendas y para mejorar la comunicación con los clientes. Anteriormente, los planos de las tiendas que se manejaban con un montón de notas encima no siempre eran todo lo precisos como era de desear, pero desde ahora el cliente sabe con toda seguridad los espacios libres o la localización de la policía en cada tienda, por poner un ejemplo" asegura