Gestionar el cambio en la empresa desde la objetividad

La gestión del cambio en la empresa es un concepto amplio, que abarca muchos aspectos y que resulta generalmente difícil de definir y analizar, máxime cuando los propios directivos se encuentran afectados por el mismo . La gestión del cambio resultará más eficaz si desde una posición externa, más aséptica, es posible alejarse del impacto y de la carga emocional que sienten quienes se ven afectados directamente . La consultoría de dirección, además de realizar un análisis objetivo del cambio, garantiza su diagnosis y tratamiento al considerar todos los elementos que intervienen dentro de la empresa .

Las empresas se ven afectadas por cambios, bien porque surgen como consecuencia de presiones del exterior ( mercado, entorno ) o porque sus propios directivos deciden introducirlos porque desean que la organización funcione de manera diferente . En cualquiera de estos casos, la transformación tiene un punto de partida y para ello es necesario perfilar el marco de trabajo y determinar por dónde empezar, dónde están los límites del cambio y lo que deben hacer sus responsables y directivos: gestionar el cambio .

Comprender la complejidad

Gestión de cambio en la empresa implica la coordinación, administración e integración de aquellos elementos que se ven afectados y se alteran en la empresa cuando algo cambia . Ello implica comprender la complejidad que supone la relación entre todos los elementos que conforman la empresa: organización, tecnología, procesos, personas, productos y servicios .

El cambio puede entenderse de distintos modos . Desde un punto de vista parcial, porque sólo se considera que es necesario cambiar alguna de sus partes, como son los cambios de personas o de sus responsabilidades y grupos . En segundo lugar, se puede entender de una manera global, porque lo que cambia afecta a la totalidad, como son los cambios de organización, de valores o de estructura . Y, por último, desde un punto de vista mixto, porque aparentemente con el cambio sólo se contempla modificar algunas de las partes, conlleva un impacto de mayor magnitud y como tal debe tratarse . Se produce cuando los tres elementos mencionados, individuo, grupo y organización, se ven afectados .

Cada uno de estos cambios precisa de un tratamiento adecuado, y cuando se está inmerso en el cambio, dentro de la empresa afectada, la diagnosis y su tratamiento resultan difíciles . La imparcialidad, el ser capaz de comprender el cambio desde fuera, resulta de gran ayuda para la dirección de la empresa .

Cuando una empresa solicita los servicios de consultores externos y el tratamiento se lleva a cabo a través de cambios parciales, éstos utilizan herramientas específicas para cada caso . Su diagnosis, análisis y tratamiento es más preciso y la duración del proyecto es relativamente corta . Pero, cuando se está ante una empresa afectada por cambios globales y mixtos, entonces es cuando los profesionales de la consultoría empiezan a hablar de Gestión de Cambio y cuando se debe dar un salto cualitativo .

El salto significa entender el cambio en su conjunto, comprenderlo globalmente, percibirlo como la suma de elementos, considerarlo y abordarlo como un cambio de la totalidad, como un cambio de la cultura de la empresa .

Muchas empresas han gestionado falsamente el cambio, fallidos intentos de transformar organizaciones, resultados frustrantes y desmotivadores y la razón es que se ha abordado el cambio parcialmente sin comprender su magnitud, con la involucración que deriva en un exceso de subjetividad y que impide llevar a cabo la gestión del cambio de manera eficaz .

El cambio cultural

Al igual que el perfil de un paisaje lo compone una serie de elementos singulares, como el cielo, el mar, la montaña, los árboles, las casas, las figuras, los objetos que forman un conjunto armónico, se puede decir que la cultura de una empresa está formada por unos elementos, que son su visión, sus valores, sus sistemas de dirección, su sistema de formación, de comunicación, de reconocimiento y retribución .

El paisaje y sus perfiles, que se perciben mejor si se ven con perspectiva, con lejanía para poder ver el conjunto y poder distinguir el árbol, las casas, las figuras y su interrelación . Cuando se analiza la empresa es necesario también contemplarla con perspectiva, mirar sus partes, ver sus relaciones y perfilar su conjunto . Si en el paisaje se cambian algunos de sus elementos, los demás se ven afectados y el conjunto resulta diferente . Asimismo, si una empresa decide cambiar su visión, sus valores o su forma de trabajar, tiene que analizar si los demás elementos -sistema de dirección, de formación, de comunicación- son coherentes o al haber alterado uno de sus elementos permanece inalterada la armonía del paisaje .

Este análisis es el comienzo de todo un proceso de gestión de cambio que se debe abordar de forma sistemática pulsando los puntos neurálgicos de la organización: los valores, los sistemas ( elementos ) y los procesos . La gestión e implantación de un cambio no puede prescindir de ninguno de ellos, ni puede menospreciar su interrelación porque es desde la complejidad de su relación desde donde debemos mirar el cambio .

Hay que considerar las siguientes fases: Definición de la visión y los valores; Análisis de la situación actual; Impacto en los sistemas de la organización ( sistemas de dirección, de retribución, de formación ) ; Cambio y rediseño de los sistemas en función de los nuevos valores; Implantación de los sistemas y procesos clave; Seguimiento y establecimiento de medidas de feedback con respecto al grado de implantación del cambio .

Una vez realizado este trabajo, el consultor de dirección de empresa podrá percibir que el paisaje es diferente y armónico . Si efectivamente se han tenido en cuenta todos los elementos del paisaje empresarial que configuran la cultura, se habrá conseguido cambiar una organización de un estado a otro, logrando que sus partes se integren en un todo coherente .

Fases del cambio

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1- Definición de la visión y los valores

2- Análisis de la stuación actual

3- Impacto en los sistemas de la organización

4- Cambio y rediseño de los sistemas en función de los nuevos valores

5- Implantación de los sistemas y procesos clave

6- Seguimiento y establecimiento de medidas de feedback con respecto al grado de implantación del cambio .

Begoña Albizuri es miembro del Grupo de Consultoría de IBM en España