Gestionando el cambio

Una de las doctrinas que prevalecen actualmente en relación con la gestión en las empresas es la de que "el éxito depende de la propia capacidad para gestionar el cambio." De ser así, los departamentos de sistemas de información tendrán éxito o fracasarán en base a su capacidad para gestionar los sistemas abiertos, que son el vehículo principal de cambio en el sector de las Tecnologías de la Información.

A menos de medio lustro del final del siglo, el soporte de papel representa todavía, aún para los más optimistas, más del noventa por ciento del soporte de información disponible. Para entender el porqué de este fenómeno es preciso comprender las virtudes innegables del soporte de papel, y las limitaciones técnicas de los soportes electrónicos.

Desafortunadamente, una abundancia de estándares internacionales, asociaciones entre empresas y avances en la tecnología, ha dado lugar a una situación de caos y de oportunidad en el área de los sistemas abiertos. El desafío para los usuarios está en aprovechar la tecnología de los sistemas abiertos mientras evitan el caos. Se trata de un desafío formidable.

Las promesas de los sistemas abiertos son extraordinarias. Liberados de la tiranía de las ofertas propietarias de los vendedores, los usuarios dictan las normas dentro de un mercado competitivo cada vez más poblado por ofertas estandarizadas de bajo costo. Pero estas ofertas de sistemas abiertos no vienen envueltas en un paquete perfecto, conveniente y dispuesto para utilizar. En realidad, son lo mismo que las piezas sueltas de un rompecabezas, un rompecabezas que debe ser ensamblado por los usuarios.

Esto requiere un plan estratégico diligente que establezca las directrices y las normas sobre la dirección a seguir. Este plan deberá estar basado en un conocimiento de las ventajas y desventajas de los estándares disponibles. Para obtener ese conocimiento, es necesario plantear muchas preguntas difíciles. Por ejemplo, ¿es conveniente crear sistemas abiertos en torno a estándares de facto que puedan ser controlados por vendedores monopolísticos? O es mejor esperar -posiblemente durante meses o incluso años- hasta que las organizaciones de estándares formales ofrezcan unos resultados verdaderamente abiertos y uniformes?

Los perfiles de sistemas abiertos pueden contribuir a resolver estas cuestiones. Al estar diseñados para ser más específicos y tácticos que los planes estratégicos, pueden ir enfocados a aplicaciones de sistemas abiertos departamentales, organizacionales o incluso a nivel de sector, cualquiera que sea su tamaño. Estos planos o esquemas de sistemas abiertos pueden ofrecer una línea básica de referencia constante al aumentar la extensión de los sistemas. En el análisis final, los usuarios deben coordinar la necesidad apremiante -aunque más abstracta- de apertura con los requerimientos y necesidades tangibles de la empresa. Cuando se logre el equilibrio apropiado, tanto los usuarios como los vendedores se beneficiarán por igual.

Evolución tecnológica

La evolución de las arquitecturas de Tecnologías de la Información (TI) ha tenido lugar al unísono con los modelos comerciales en cambio. En los años 60, las empresas centraron gran parte de sus esfuerzos en el crecimiento, cuanto más mejor, con el fin de maximizar las economías de escala. En ese contexto, dominaban los grandes sistemas de proceso centrales. Cuanto más potencia de proceso pudiera acumularse en el centro de proceso de datos, tanto mejor.

En los años 70, los sistemas de información pasaron a la vanguardia, al adoptar las empresas los primeros pasos hacia los sistemas críticos. Fue en este contexto que se iniciaron los grandes sistemas de reserva de líneas aéreas. Simultáneamente, el proceso en tiempo compartido y el proceso de transacciones online permitieron el acceso inmediato a aplicaciones comerciales, aplicaciones que estaban dirigidas directamente a funciones de usuario final.

Los años 80 introdujeron la era de la productividad para usuarios finales y equipos de trabajo. PCs y redes LAN aparecieron por doquier en el panorama del proceso de la información. Productos software dirigidos a servir a personas y a pequeños equipos de usuarios finales ejercieron su dominio en los departamentos informáticos y el proceso de textos, las hojas de cálculo, los gráficos, el correo electrónico y los sistemas operativos de red se convirtieron en los elementos principales de muchos presupuestos de software.

En los años 90, las empresas y organizaciones están expandiendo de manera dramática el concepto de equipo de trabajo. No satisfechos ya con equipos de 10 o incluso 20 personas, están decididos ahora a incorporar a todo el mundo, incluso a personas ajenas a la empresa.

El nuevo modelo comercial requiere un alto grado de integración a través de líneas de negocio y áreas funcionales, así como entre proveedores y consumidores. En este contexto, el objetivo es cuádruple: maximizar el acceso a la información, optimizar la utilización y la reutilización de componentes de sistemas de información, aumentar la eficacia del personal y acelerar los beneficios sobre la inversión. Estos cuatro objetivos sólo pueden alcanzarse por completo mediante una estrategia de sistemas abiertos.

Sistemas abiertos:el impacto sobre la empresa

La actividad comercial en los años noventa está caracterizada por tres fuerzas determinantes: la calidad, el tiempo de llegada al mercado y el valor.

Calidad: La capacidad de recoger, acceder a, y procesar información exacta es un factor crítico de éxito en el diseño, producción, venta y soporte de cualquier producto o servicio. Los sistemas abiertos hacen que la información esté disponible y sea económica.

 Tiempo de llegada al mercado: Los sistemas de información creados a partir de sistemas abiertos y muy modulares permiten a las empresas absorber rápidamente tecnologías nuevas y más efectivas, así como adaptarse rápidamente a las prácticas comerciales cambiantes, a las presiones competitivas y a los procesos de usuario final.

 Valor: Los sistemas abiertos ofrecen un mayor valor, al maximizar los beneficios derivados de la experiencia y conocimientos del personal informático, de la experiencia de los usuarios finales, los sistemas existentes y la competencia entre proveedores.

Las empresas y organizaciones que deseen gestionar y controlar el cambio en los sistemas de información deberán aumentar cada vez más la utilización de tecnologías estandarizadas de sistemas abiertos. Esto no sólo se convierte en una estrategia de sistemas de información, sino en una estrategia comercial.

Sistemas abiertos:el impacto sobre las operaciones informáticas

Aunque muchas personas los consideran como parte de un imperativo estratégico a largo plazo, los sistemas abiertos pueden también ejercer un impacto directo sobre el éxito a corto plazo de una empresa. Esto pueden hacerlo permitiendo:

 Una menor dependencia de los vendedores

 Provisión de un soporte técnico optimizado

 Más amplias oportunidades de adquisición de productos

 Períodos más cortos de aprendizaje de nuevos sistemas

 Un uso más potente de los sistemas abiertos existentes

 Una más fácil integración de múltiples sistemas

 Expansión gradual de los sistemas

Las adquisiciones de hardware y software, los vendedores de Tecnologías de la Información, las estrategias de soporte técnico, las estructuras organizacionales, el análisis de sistemas y el desarrollo de aplicaciones, todos resultan influenciados por la utilización de sistemas abiertos.

Considérese lo siguiente: una adquisición basada en un sistema propietario y cerrado tiene poca oportunidad de ser una solución de bajo costo. Un plan de soporte técnico que requiera prestar servicio a una tecnología especializada