Gestión documental

En la década de los ochenta, la introducción masiva de los sistemas operativos de ventanas y la aparición de medios de almacenamiento magnético-ópticos de gran capacidad, hicieron presagiar a los analistas la inmediata sustitución de los documentos escritos por imágenes electrónicas. La llamada oficina sin papeles se convirtió así para muchos en un fenómeno virtualmente inevitable que llevaría a la práctica sustitución de los medios tradicionales antes de la llegada de fin de siglo.

A menos de medio lustro del final del siglo, el soporte de papel representa todavía, aún para los más optimistas, más del noventa por ciento del soporte de información disponible. Para entender el porqué de este fenómeno es preciso comprender las virtudes innegables del soporte de papel, y las limitaciones técnicas de los soportes electrónicos.

Este artículo pretende aportar algunas consideraciones respecto a ambos temas, desde la perspectiva del estado del arte de la tecnología, así como discutir las tendencias actuales de tratamiento de documentación, y las oportunidades reales que se presentan en cuanto a una aplicación eficiente de la tecnología disponible.

Documentación y soporte papel

Para conocer los beneficios y limitaciones de las imágenes electrónicas hay que comprender en primer lugar la función que cumple la información en soporte papel. Para ello, es necesario distinguir dos invenciones que con frecuencia suelen confundirse: la escritura y la imprenta.

La escritura, como medio de comunicación, es un fenómeno antiguo que aparece de forma casi paralela al lenguaje hablado en su forma más primitiva durante el neolítico. Su función es la de permitir comunicarse a dos individuos sin que exista coincidencia en el tiempo. En efecto, mientras que el habla requiere de la presencia simultánea del emisor y el receptor, en el mismo punto del espacio y el tiempo, la escritura, que primitivamente se efectuaba sobre piedras, y en consecuencia no permitía el desplazamiento del mensaje, tuvo su primera aplicación en hacer posible la transmisión a sujetos distantes en el tiempo de efemérides, hazañas notables y conocimientos. Desde este punto de vista, la escritura mejora notablemente la tradición oral como método de transmisión de la cultura, propiedad ésta que llamaremos perdurabilidad.

No es hasta mucho más tarde que la escritura se empieza a desarrollar sobre materiales transportables, como la madera, el papiro y el barro, permitiendo que el mensaje no sólo viaje en el tiempo, sino también en el espacio, con lo que adquiere además un valor documental. En estos casos, la escritura aporta además de la mencionada perdurabilidad un valor de autenticidad, del que no goza la transmisión oral.

La aparición de la imprenta, y su inmediata adopción, se explica porque resuelve de forma muy eficiente el problema de que la comunicación de un mensaje pueda llegar fácilmente a un gran número de receptores simultáneamente. Es notable que las dos últimas propiedades mencionadas, la autenticidad y la distribución de la información no son necesariamente coincidentes, lo que explica que la escritura a mano de forma más o menos automática haya coexistido hasta nuestros días con el soporte impreso, en función de la importancia de uno u otro requerimiento.

Por último, esta breve introducción no sería completa sin mencionar una nueva necesidad nacida de la acumulación de grandes cantidades de información, propia de nuestro siglo: la necesidad de recuperar la información de una forma razonable. Este último requerimiento, fruto de la acumulación de documentos, no tiene una respuesta fácil en el soporte de papel tradicional, y es a mi entender uno de los factores más interesantes a tener en cuenta para comprender las posibilidades del papel electrónico.

Diferentes archivos, diferentes necesidades

Ante la posibilidad de guardar documentos en disco magnético y recuperarlos sobre una pantalla o mediante impresión, las empresas de informática se lanzaron a la aventura de crear sistemas que digitalizasen el material impreso. Las supuestas virtudes de estos sistemas eran su perdurabilidad, facilidad de duplicación y recuperación. Sin embargo, desde un análisis frío de las bondades de estos productos, es posible comprender el porqué estos sistemas no han tenido la aceptación que de ellos se esperaba.

Para ello, debemos analizar de forma separada las distintas variedades de archivos. A tal efecto, dividiremos el conjunto de problemas de archivo de información en función de dos parámetros: el volumen, y el acceso. El volumen expresa simplemente la cantidad de información que se almacena, que podemos expresar en número de caras de documento.

El acceso representa la probabilidad de que un documento en concreto se consulte. Así, encontraríamos archivos documentales en los que la información se guarda por su valor documental, aunque la posibilidad real de que sea necesario acudir o recuperar el documento es muy baja, como es el caso de los archivos de facturas, contratos o transacciones bancarias con soporte documental. Por otra parte, otros archivos requieren de consulta frecuente para localizar la información que se precisa.

Desde la óptica de estos dos parámetros, cualquier archivo se podría englobar en un punto concreto de un continuo, que para simplificar definiremos en cuatro categorías:

Bajo volumen y bajo acceso: el contrato. Esta categoría se refiere a unos pocos documentos de acceso muy poco frecuente y que se conservan por su valor de autentificación de un acto.

Dado que estos documentos tienen un valor sólo en su estado original, la única forma aceptable de archivo es la custodia del documento, que no es sustituible por ningún otro medio. Tan sólo a efectos de salvaguardia tiene sentido la reproducción en otro medio, sea fotoquímico (microfilm) o electrónico, puesto que por su poco volumen no presenta problemas de espacio o acceso. Es fácil comprender, por otra parte, que el soporte electrónico no aporta en realidad ninguna ventaja a este tipo de archivos, por lo que no me extenderé en este particular.

Bajo volumen y alto acceso: el dossier. Un caso diferente lo representan los archivos de poco volumen y alto acceso, que a los efectos de este artículo denominaré dossier. Este tipo de archivos son frecuentes en trabajos de investigación y análisis, y son típicos, aunque no exclusivos, de muchas circunstancias ligadas con el mundo legal (por ejemplo, los documentos que se generan en la instrucción de un sumario o bien en procesos concursales, herencias, etc.) Dependiendo del volumen de los expedientes, la necesidad de poder buscar la información supera las posibilidades del soporte en papel y se beneficia enormemente de los sistemas electrónicos. En este caso, sin embargo, el obstáculo importante es que la recuperación de la información no es posible a menos que el contenido de los documentos se encuentre en forma alfanumérica, dado que las imágenes en sí no permiten la búsqueda. Los archivos electrónicos tradicionales no son aquí efectivos por el alto coste que representa la conversión a texto de los datos, aún cuando se realice con la ayuda de lectores ópticos.

Alto volumen y bajo acceso: el registro. En el caso de que la cantidad de documentación que se produce sea muy elevada, pero la necesidad de recuperar un documento en concreto muy baja, nos encontramos con un nuevo tipo de archivo. Los documentalistas conocen bien estos archivos porque abundan los que simplemente resultan innecesarios. Todas las empresas acostumbran a guardar ingentes cantidades de basura de dudosa utilidad, en particular si se tiene en cuenta el valor de las transacciones que documentan. No obstante en muchos casos los requerimientos legales u operativos los hacen necesarios, en cuyo caso el factor principal es el coste unitario que representa su conservaci