Factura y firma electrónica
Desde que el Gobierno legalizó la factura electrónica, numerosas empresas han dejado de imprimirlas en papel. La factura electrónica es un documento tributario generado en formato electrónico, que remplaza al documento físico en papel y que conserva su mismo valor legal. Son documentos que se generan en formato PDF, incluyen una firma digital y opcionalmente pueden encriptarse y protegerse mediante contraseña. A través de este sistema se automatizan los procesos de distribución y de archivo. Las facturas pueden imprimirse y enviarse por email, fax o desde Internet.
La resolución con la que el Gobierno legalizó la factura electrónica en 2003 ha dado paso a una nueva etapa para el desarrollo e implantación de la SI, acercando la Administración al ciudadano y a las empresas. De hecho, en España se realizan aproximadamente más de dos millones de facturas electrónicas al mes. Tras una rápida implantación en compañías pertenecientes al sector del gran consumo (principalmente fabricantes y distribuidores de alimentación, droguería y perfumería), distribución, banca y automoción, la facturación electrónica ha experimentando un importante crecimiento en el sector turístico español (parques temáticos, agencias de viajes, tour operadores, centros de ocio, etc.).
Cuatro son los documentos a través de los cuales se desarrolla en España la normativa sobre facturación electrónica: Directiva de la UE 2001/115 CR (20/12/2001); Orden del Ministerio de Hacienda HAC/3134/2002 (05/12/2002); Resolución de la AEAT 2/2003 (14/02/2003); Real Decreto 1496/2003 (28/11/2003).
Para que una factura electrónica sea válida, es necesario que lleve incorporada la firma digital: un conjunto de datos en forma electrónica, que son utilizados para identificar al autor o autores del documento que la recoge, y que asegura la identidad del firmante y la integridad del mensaje. La firma digital garantiza que el emisor es quien dice ser y que los datos que refleja no han sido modificados después de que se haya firmado la factura. Muchas empresas se han incorporado sin dificultad a este sistema, adoptando el mismo certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que ya empleaban en la presentación de impuestos ante la Agencia Tributaria a través de Internet.
Entre las principales ventajas que aporta para el mundo de la empresa la utilización de la factura digital se encuentran la reducción de costes: ahorro del tiempo que se suele emplear en el manejo de papeles; de dinero, en el coste de la distribución y envío de las facturas, así como la agilidad en la tramitación, ya que el acceso es inmediato y la gestión de los documentos (visualización, impresión y reenvío al instante) se hace en tiempo real.
Es un procedimiento seguro, ya que el empleo de certificados y firmas digitales garantiza la autenticidad e integridad de los documentos, así como la confidencialidad de todo el proceso, y finalmente facilita el cuadre en contabilidad, al incorporarse las facturas de forma automática al sistema, no hay que introducir los datos manualmente, con lo que se evitan los errores derivados de este proceso. Las fases a seguir para el establecimiento de un sistema de facturación electrónica deben ser las siguientes:
- Creación y firma digital de la factura.
- Envío y recepción telemática del documento autenticado.
- Conservación en soporte digital.
- Envío telemático a la Administración cuando se requiera.
Ahora bien, a la hora de elegir la solución de facturación más adecuada, hay que solicitar a las empresas consultoras que presten especial atención a temas como el asesoramiento en la definición del modelo de facturación más adecuado, búsqueda de las tecnologías más actuales, definición de pautas de diseño o la interoperabilidad con los ERP más comunes del mercado. En este último punto, la implantación de un sistema de facturación electrónica, debe realizarse integrando la solución de firma en los procesos de facturación ya empleados en la compañía, ya que los ERP son parte intrínseca del funcionamiento de la organización.
Carlos Delgado Suárez, director general de Matchmind
La resolución con la que el Gobierno legalizó la factura electrónica en 2003 ha dado paso a una nueva etapa para el desarrollo e implantación de la SI, acercando la Administración al ciudadano y a las empresas. De hecho, en España se realizan aproximadamente más de dos millones de facturas electrónicas al mes. Tras una rápida implantación en compañías pertenecientes al sector del gran consumo (principalmente fabricantes y distribuidores de alimentación, droguería y perfumería), distribución, banca y automoción, la facturación electrónica ha experimentando un importante crecimiento en el sector turístico español (parques temáticos, agencias de viajes, tour operadores, centros de ocio, etc.).
Cuatro son los documentos a través de los cuales se desarrolla en España la normativa sobre facturación electrónica: Directiva de la UE 2001/115 CR (20/12/2001); Orden del Ministerio de Hacienda HAC/3134/2002 (05/12/2002); Resolución de la AEAT 2/2003 (14/02/2003); Real Decreto 1496/2003 (28/11/2003).
Para que una factura electrónica sea válida, es necesario que lleve incorporada la firma digital: un conjunto de datos en forma electrónica, que son utilizados para identificar al autor o autores del documento que la recoge, y que asegura la identidad del firmante y la integridad del mensaje. La firma digital garantiza que el emisor es quien dice ser y que los datos que refleja no han sido modificados después de que se haya firmado la factura. Muchas empresas se han incorporado sin dificultad a este sistema, adoptando el mismo certificado emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre que ya empleaban en la presentación de impuestos ante la Agencia Tributaria a través de Internet.
Entre las principales ventajas que aporta para el mundo de la empresa la utilización de la factura digital se encuentran la reducción de costes: ahorro del tiempo que se suele emplear en el manejo de papeles; de dinero, en el coste de la distribución y envío de las facturas, así como la agilidad en la tramitación, ya que el acceso es inmediato y la gestión de los documentos (visualización, impresión y reenvío al instante) se hace en tiempo real.
Es un procedimiento seguro, ya que el empleo de certificados y firmas digitales garantiza la autenticidad e integridad de los documentos, así como la confidencialidad de todo el proceso, y finalmente facilita el cuadre en contabilidad, al incorporarse las facturas de forma automática al sistema, no hay que introducir los datos manualmente, con lo que se evitan los errores derivados de este proceso. Las fases a seguir para el establecimiento de un sistema de facturación electrónica deben ser las siguientes:
- Creación y firma digital de la factura.
- Envío y recepción telemática del documento autenticado.
- Conservación en soporte digital.
- Envío telemático a la Administración cuando se requiera.
Ahora bien, a la hora de elegir la solución de facturación más adecuada, hay que solicitar a las empresas consultoras que presten especial atención a temas como el asesoramiento en la definición del modelo de facturación más adecuado, búsqueda de las tecnologías más actuales, definición de pautas de diseño o la interoperabilidad con los ERP más comunes del mercado. En este último punto, la implantación de un sistema de facturación electrónica, debe realizarse integrando la solución de firma en los procesos de facturación ya empleados en la compañía, ya que los ERP son parte intrínseca del funcionamiento de la organización.
Carlos Delgado Suárez, director general de Matchmind
