España avanza lentamente en la implantación de la contratación electrónica
Las Administraciones españolas ya han comenzado a implantar este tipo de soluciones, pero su avance es lento y aún queda mucho camino por recorrer
La contratación electrónica es un término utilizado para designar la sustitución de los procedimientos basados en soporte de papel por el tratamiento y la comunicación TIC a lo largo de toda la cadena de la contratación pública. Supone la introducción de procedimientos electrónicos para sustentar las distintas fases del proceso de contratación como es la publicación de los anuncios de licitación, suministro del pliego de condiciones, presentación de ofertas, evaluación, adjudicación, pedido, facturación, pago y cierre del contrato.
Este proceso tiene una trascendencia mucho mayor que la que supone el mero paso de un sistema basado en soporte de papel a otro que se sirve de las comunicaciones electrónicas para la ejecución de los procedimientos de contratación pública.
La contratación electrónica puede aportar considerables mejoras en materia de eficiencia de las adquisiciones concretas, gestión global de la contratación pública y funcionamiento de los mercados en el ámbito de los contratos estatales.
Un estudio realizado por Jaime García-Cantero e Ignacio Redondo, en colaboración con Kalaman y patrocinado por HP, pone de relieve estas ventajas que afectan tanto a las Administraciones como a las empresas y a los ciudadanos. Asimismo, también revela el grado de implantación existente en España.
Mejor gestión con menos recursos
Las ventajas que han conseguido las Administraciones y empresas españolas que han realizado la transformación a la contratación electrónica y, por tanto, han logrado establecer una relación electrónica con sus proveedores, se refleja, sobre todo, en una mejora de la oferta, que oscila entre un 2% y un 10% dependiendo de la competencia en el sector. Esto se traduce en más compras (bienes y servicios) con el mismo presupuesto. Además, han conseguido una mejora de los recursos dedicados a la gestión de la contratación de entre un 40% y un 60%. De esta forma, se optimiza la labor de las personas empleadas, tanto en tiempo como en productividad; es decir, se consigue una mejor gestión y control con menos recursos (tiempo y personas).
Según este estudio, con la contratación electrónica, las empresas consiguen que se simplifique el acceso a los contratos públicos; haya una mayor visibilidad y tratamiento digital del ciclo completo de contratación (es decir, se puede hacer todo desde casa, hasta la firma del contrato); se incremente la accesibilidad a todos los trámites a realizar o realizados con la Administración; y se intensifique la seguridad y rapidez de las comunicaciones. Además, la licitación electrónica permite a las empresas suprimir procesos repetitivos, minimizando la posibilidad de error; eliminar costes de transacción y tramitación; reducir los tiempos de procesamiento; y aumentar la seguridad y confidencialidad del proceso.
Los resultados del análisis revelan que las Administraciones Autonómicas y Locales, en media, han avanzado en las funcionalidades previas a la oferta de servicios de licitación electrónica, como son el registro centralizado o la descarga de documentos (como pliegos y anuncios), pero aún están poco desarrolladas las funcionalidades básicas de la licitación como son el registro telemático o la presentación completa de ofertas digitales.
En base a esto, y viendo el escaso avance de los servicios básicos, la oferta de servicios complementarios, como apertura de ofertas por Internet, es prácticamente inexistente. Es decir, aunque se ha hecho un gran esfuerzo en los últimos años por avanzar en la licitación electrónica de autonomías y grandes ayuntamientos aún queda mucho camino por recorrer para ofrecer capacidades plenas de licitación electrónica. En lo que respecta a la tramitación electrónica, en media, su avance se muestra ligeramente inferior al de la licitación en las autonomías y grandes ayuntamientos del Estado español.
No se cumplen las expectativas
Las conclusiones del informe muestran que existe un creciente interés, por parte de las Administraciones Autonómicas y Locales en adoptar e implantar este tipo de sistemas y, de hecho, casi todos los encuestados declararon disponer de estas soluciones en mayor o menor medida. Sin embargo, el grado de avance de su disponibilidad es muy desigual comparando las comunidades autónomas y ayuntamientos analizados. La disponibilidad de las funcionalidades manifiesta, en la mayoría de los casos, bastantes incoherencias o una visión parcial de la problemática en su conjunto para llegar a conseguir un sistema de contratación totalmente electrónico. Esto hace que no se estén cumpliendo las expectativas de la Comisión Europea en lo que se refiere a su grado de implantación. Tampoco se está cumpliendo parte de lo establecido en las propias leyes españolas sobre determinadas funcionalidades relacionadas con este tipo de sistemas.
Metodología
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El estudio analiza el grado de implantación de la contratación electrónica en las grandes Administraciones Locales y Autonómicas del estado español. Todos los datos del estudio se basan en las respuestas aportadas, durante el segundo trimestre de 2011, por los directores de sistemas de información responsables de la implantación de las soluciones de contratación electrónica de las distintas comunidades autónomas y grandes ayuntamientos del estado español.
El análisis se ha realizado considerando por separado los dos ámbitos de la contratación electrónica. Por un lado la licitación electrónica, que incluye todos los procesos de front-office de la contratación (publicación de los anuncios de licitación, suministro del pliego de condiciones, presentación de ofertas, pedido, facturación y pago, etc.) en los que la administración interactúa con los ciudadanos y empresas; y, por otro, la tramitación electrónica, que incluye los procesos de back-office (inicio del expediente de contratación, acciones preparatorias anteriores a la publicación del anuncio, fiscalización, evaluación de ofertas, adjudicación, etc.), es decir, los procesos internos que lleva a cabo la administración durante la contratación.
Un plan europeo que persigue la e-administración
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La Unión Europea consideró en 2006 en su plan i2010 la contratación electrónica como uno de los cinco pilares básicos de la administración electrónica. Según este plan, los ingresos de la Administración Pública suponen un 45%, aproximadamente, del PIB y las autoridades públicas compran del 15 al 20% del PIB, lo que significa de 1,5 a 2 billones de euros al año en Europa. La contratación y la facturación electrónicas podrían generar un ahorro aproximado del 5% en los costes totales de la contratación y una reducción de los costes de transacción del 10% o más, lo que se traduciría en un ahorro anual de decenas de miles de millones de euros. Las pymes, en particular, podrían beneficiarse de un acceso más fácil a los mercados de la contratación pública e incrementar sus capacidades en las TIC y su competitividad.
Por consiguiente, la Comisión Europea fijaba como uno de los objetivos del plan que en 2010 todas las Administraciones Públicas de Europa estuvieran en condiciones de efectuar por vía electrónica el 100% de su contratación y garantizar que, al menos, el 50% de la contratación pública que supere el umbral comunitario, es decir que superen una determinada cuantía que varía en función de la naturaleza de los servicios contratados, se realice por vía electrónica.
Con este objetivo, la Comisión modificó la legislación y puso en práctica el Plan de Acción sobre Contratación Electrónica de 2004. Pese a ello, el grado de implantación efectiva de la contratación electrónica es muy inferior al esperado inicialmente, lo que pone de manifiesto la complejidad de este tipo de cambio desde un punto de vista técnico, logístico y administrativo. La evaluación de la Comisión en 2010 señala que menos del 5% del presupuesto total destinado a la contratación en los Estados miembros se ha contratado electrónicamente, salvo excepciones como Portugal que sólo utiliza de forma obligatoria la contratación electrónica para las fases comprendidas entre la notificación y la adjudicación de la licitación desde noviembre de 2009.
Este proceso tiene una trascendencia mucho mayor que la que supone el mero paso de un sistema basado en soporte de papel a otro que se sirve de las comunicaciones electrónicas para la ejecución de los procedimientos de contratación pública.
La contratación electrónica puede aportar considerables mejoras en materia de eficiencia de las adquisiciones concretas, gestión global de la contratación pública y funcionamiento de los mercados en el ámbito de los contratos estatales.
Un estudio realizado por Jaime García-Cantero e Ignacio Redondo, en colaboración con Kalaman y patrocinado por HP, pone de relieve estas ventajas que afectan tanto a las Administraciones como a las empresas y a los ciudadanos. Asimismo, también revela el grado de implantación existente en España.
Mejor gestión con menos recursos
Las ventajas que han conseguido las Administraciones y empresas españolas que han realizado la transformación a la contratación electrónica y, por tanto, han logrado establecer una relación electrónica con sus proveedores, se refleja, sobre todo, en una mejora de la oferta, que oscila entre un 2% y un 10% dependiendo de la competencia en el sector. Esto se traduce en más compras (bienes y servicios) con el mismo presupuesto. Además, han conseguido una mejora de los recursos dedicados a la gestión de la contratación de entre un 40% y un 60%. De esta forma, se optimiza la labor de las personas empleadas, tanto en tiempo como en productividad; es decir, se consigue una mejor gestión y control con menos recursos (tiempo y personas).
Según este estudio, con la contratación electrónica, las empresas consiguen que se simplifique el acceso a los contratos públicos; haya una mayor visibilidad y tratamiento digital del ciclo completo de contratación (es decir, se puede hacer todo desde casa, hasta la firma del contrato); se incremente la accesibilidad a todos los trámites a realizar o realizados con la Administración; y se intensifique la seguridad y rapidez de las comunicaciones. Además, la licitación electrónica permite a las empresas suprimir procesos repetitivos, minimizando la posibilidad de error; eliminar costes de transacción y tramitación; reducir los tiempos de procesamiento; y aumentar la seguridad y confidencialidad del proceso.
Los resultados del análisis revelan que las Administraciones Autonómicas y Locales, en media, han avanzado en las funcionalidades previas a la oferta de servicios de licitación electrónica, como son el registro centralizado o la descarga de documentos (como pliegos y anuncios), pero aún están poco desarrolladas las funcionalidades básicas de la licitación como son el registro telemático o la presentación completa de ofertas digitales.
En base a esto, y viendo el escaso avance de los servicios básicos, la oferta de servicios complementarios, como apertura de ofertas por Internet, es prácticamente inexistente. Es decir, aunque se ha hecho un gran esfuerzo en los últimos años por avanzar en la licitación electrónica de autonomías y grandes ayuntamientos aún queda mucho camino por recorrer para ofrecer capacidades plenas de licitación electrónica. En lo que respecta a la tramitación electrónica, en media, su avance se muestra ligeramente inferior al de la licitación en las autonomías y grandes ayuntamientos del Estado español.
No se cumplen las expectativas
Las conclusiones del informe muestran que existe un creciente interés, por parte de las Administraciones Autonómicas y Locales en adoptar e implantar este tipo de sistemas y, de hecho, casi todos los encuestados declararon disponer de estas soluciones en mayor o menor medida. Sin embargo, el grado de avance de su disponibilidad es muy desigual comparando las comunidades autónomas y ayuntamientos analizados. La disponibilidad de las funcionalidades manifiesta, en la mayoría de los casos, bastantes incoherencias o una visión parcial de la problemática en su conjunto para llegar a conseguir un sistema de contratación totalmente electrónico. Esto hace que no se estén cumpliendo las expectativas de la Comisión Europea en lo que se refiere a su grado de implantación. Tampoco se está cumpliendo parte de lo establecido en las propias leyes españolas sobre determinadas funcionalidades relacionadas con este tipo de sistemas.
Metodología
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El estudio analiza el grado de implantación de la contratación electrónica en las grandes Administraciones Locales y Autonómicas del estado español. Todos los datos del estudio se basan en las respuestas aportadas, durante el segundo trimestre de 2011, por los directores de sistemas de información responsables de la implantación de las soluciones de contratación electrónica de las distintas comunidades autónomas y grandes ayuntamientos del estado español.
El análisis se ha realizado considerando por separado los dos ámbitos de la contratación electrónica. Por un lado la licitación electrónica, que incluye todos los procesos de front-office de la contratación (publicación de los anuncios de licitación, suministro del pliego de condiciones, presentación de ofertas, pedido, facturación y pago, etc.) en los que la administración interactúa con los ciudadanos y empresas; y, por otro, la tramitación electrónica, que incluye los procesos de back-office (inicio del expediente de contratación, acciones preparatorias anteriores a la publicación del anuncio, fiscalización, evaluación de ofertas, adjudicación, etc.), es decir, los procesos internos que lleva a cabo la administración durante la contratación.
Un plan europeo que persigue la e-administración
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La Unión Europea consideró en 2006 en su plan i2010 la contratación electrónica como uno de los cinco pilares básicos de la administración electrónica. Según este plan, los ingresos de la Administración Pública suponen un 45%, aproximadamente, del PIB y las autoridades públicas compran del 15 al 20% del PIB, lo que significa de 1,5 a 2 billones de euros al año en Europa. La contratación y la facturación electrónicas podrían generar un ahorro aproximado del 5% en los costes totales de la contratación y una reducción de los costes de transacción del 10% o más, lo que se traduciría en un ahorro anual de decenas de miles de millones de euros. Las pymes, en particular, podrían beneficiarse de un acceso más fácil a los mercados de la contratación pública e incrementar sus capacidades en las TIC y su competitividad.
Por consiguiente, la Comisión Europea fijaba como uno de los objetivos del plan que en 2010 todas las Administraciones Públicas de Europa estuvieran en condiciones de efectuar por vía electrónica el 100% de su contratación y garantizar que, al menos, el 50% de la contratación pública que supere el umbral comunitario, es decir que superen una determinada cuantía que varía en función de la naturaleza de los servicios contratados, se realice por vía electrónica.
Con este objetivo, la Comisión modificó la legislación y puso en práctica el Plan de Acción sobre Contratación Electrónica de 2004. Pese a ello, el grado de implantación efectiva de la contratación electrónica es muy inferior al esperado inicialmente, lo que pone de manifiesto la complejidad de este tipo de cambio desde un punto de vista técnico, logístico y administrativo. La evaluación de la Comisión en 2010 señala que menos del 5% del presupuesto total destinado a la contratación en los Estados miembros se ha contratado electrónicamente, salvo excepciones como Portugal que sólo utiliza de forma obligatoria la contratación electrónica para las fases comprendidas entre la notificación y la adjudicación de la licitación desde noviembre de 2009.
