Es indispensable que los usuarios analicen los términos de las licencias de software. Conclusión de Meta Group sobre el sector
Las firmas vendedoras de software están intentando aumentar al máximo los ingresos procedentes de sus clientes actuales. En particular, sus estrategias de ‘optimización de precios’ incluyen ofertas en forma de paquetes de diversos productos para ‘optimizar’ los ingresos para el vendedor. Según las conclusiones del análisis de Meta Group realizado a las principales empresas del sector, es preciso que los usuarios examinen cada cláusula del contrato para evitar sorpresas.
“Una vez que se establece un compromiso con una firma vendedora, el usuario entra esencialmente en una situación de monopolio -sostiene William Zinder, analista de Meta Group-. Si la firma vendedora regresa después con nuevos cargos o aumentos de las tarifas por licencia, el usuario tendrá pocos recursos a utilizar, dados los altos costes de cambiar de proveedor. En las compras corporativas, consideradas en términos de costes bajos en caso de cambio, no suele tenerse en cuenta esto.”
Aunque las nuevas ofertas de licencias y en forma de paquetes pueden parecer atractivas, con frecuencia no son favorables para los usuarios. Los compradores deben analizar cuidadosamente las condiciones y los términos explícitos de los contratos que ofrecen las firmas vendedoras, así como las implicaciones de esos contratos para sus empresas. Según el análisis de Meta Group, lo más correcto es comportarse como si las firmas vendedoras fueran a hacer cumplir la mayoría de los términos y provisiones de los contratos, independientemente de las afirmaciones de los vendedores y de las normas actuales sobre cumplimiento.
Los vendedores de sistemas de Planificación de Recursos de Empresa (ERP) incluyen a veces en los contratos disposiciones según las cuales cargan en concepto de transacciones basadas en la Web y procedentes de fuera de la compañía, como el acceso a aplicaciones y datos corporativos por firmas colaboradoras o partners o por pedidos online. Para John Van Decker, analista de Meta Group, “para Amazon.com no tendría ningún sentido pagar una tarifa a su proveedor de base de datos cada vez que alguien compra un libro. Nosotros recomendamos que los usuarios negocien estas cláusulas fuera de sus contratos”.
Según este análisis, la mayoría de los vendedores de sistemas ERP ofrecen también contratos que permiten a los empleados acceder a sistemas de autoservicio, es decir, para aspectos como elegir los planes de seguro u obtener información sobre sus vacaciones o ausencias por enfermedad, todo ello pagando una tarifa.
Estas tarifas de autoservicio, basadas en el volumen de transacciones o en la cantidad total de empleados, “pueden resultar costosas para las grandes empresas mundiales, -señala el analista- por lo que recomendamos que los usuarios analicen cuidadosamente las cláusulas sobre tarifas de autoservicio”. Según las conclusiones del estudio, muchas firmas vendedoras ofrecen precios basados en valor. De esta forma, entre los patrones de medición relevantes podrían estar los ingresos de la compañía (para módulos financieros), o el coste de los productos vendidos (para optimización de la fabricación). La sugerencia de Meta Group es que los usuarios comprueben que los precios reflejen el valor “real” del proceso para la compañía.
Los usuarios que compran software en base al “valor” podrían enfrentarse a complicaciones si sus empresas adquieren una compañía de bastante tamaño. El cliente debe negociar también términos y condiciones que reduzcan las tarifas del contrato si la empresa disminuye de tamaño, por ejemplo si se produce la escisión de una de las divisiones de la empresa.
Agrupamiento de productos
Según el análisis de esta consultora, otra táctica de las firmas vendedoras es ofrecer descuentos cuando los usuarios adquieren licencias para una futura expansión. “Por ejemplo, -muestra el análisis- SAP está intentando optimizar sus ingresos ofreciendo grupos de productos tanto para licencias existentes como potenciales. Este puede ser un buen acuerdo si el usuario necesita una cantidad suficiente de los productos incluidos en el conjunto para justificar el coste”.
La conclusión de Wilderman es que “los usuarios deben analizar en detalle la oferta de SAP para ver lo que se está incluyendo en el conjunto de productos. Si la compañía ya tiene el producto Siebel CRM, el valor global del grupo de productos SAP (para esa compañía) disminuye. Este método de agrupamiento es muy inteligente por parte de SAP, porque permite que los productos adquiridos de esta forma sean probados antes de que la compañía considere cuáles son las mejores soluciones. Por lo tanto, las compañías deben realizar alguna evaluación básica de los productos agrupados y verificar que son lo suficientemente buenos para atender a las necesidades corporativas”. Por otra parte, los usuarios deben considerar sus necesidades a corto plazo y su estrategia de integración a largo plazo antes de comprometerse con una oferta de agrupamiento de productos, aconsejan los analistas. “Aunque el conjunto puede ofrecerles en realidad una solución adecuada, con una integración verdaderamente sin fisuras y a un precio mejor, también podría ofrecer funcionalidad inadecuada para soportar el modelo de negocio de la empresa y sostener su posición competitiva”.
Las tarifas por mantenimiento, que generalmente fluctúan entre un 15% y un 25%, son otra área en la que las firmas vendedoras intentan conseguir ingresos a largo plazo. Según se desprende del análisis de Meta Group, lo más conveniente es que los usuarios no sólo negocien una tarifa de mantenimiento inicial baja, sino que busquen también un tope máximo en los aumentos de tarifas para un periodo de entre cinco y ocho años. Además, “deberán insistir en que las tarifas de mantenimiento estén basadas en el coste de licencia real, incluyendo todos los descuentos, y no en un precio al detalle”.
Otro aspecto analizado se centra en las compañías que compran frecuentemente por adelantado, incluso adquiriendo hasta el doble de los puestos de trabajo que necesitan inicialmente, para obtener un mejor acuerdo global, es decir, aumentar el descuento. En esos casos, el estudio recomienda negociar una disposición en el contrato especificando que las tarifas por mantenimiento estarán basadas en la cantidad de puestos de trabajo realmente ocupados y no en la cantidad de puestos contratados.
Las firmas vendedoras de aplicaciones comerciales utilizan con frecuencia precedentes históricos en forma de contratos pasados firmados por la firma vendedora como base para nuevos contratos. Esto -señalan los analistas- puede ser ventajoso para el usuario si ha negociado un contrato favorable con la firma vendedora en el pasado. Sin embargo, los usuarios deben resistirse a los intentos de las firmas vendedoras de utilizar contratos desfavorables anteriores, sobre todo si han sido compras relativamente pequeñas, como medio de fuerza para negociaciones subsiguientes.
Según los datos del análisis, se asume generalmente que una parte de la tarifa que pagan los usuarios servirá para fondos de Investigación y Desarrollo (nueva arquitectura, módulos) con el fin de añadir funciones y características a los productos que poseen. Aunque los usuarios deben pagar por ello, esto no supone duplicar el coste por realizar mejoras a los productos. Las firmas vendedoras en
“Una vez que se establece un compromiso con una firma vendedora, el usuario entra esencialmente en una situación de monopolio -sostiene William Zinder, analista de Meta Group-. Si la firma vendedora regresa después con nuevos cargos o aumentos de las tarifas por licencia, el usuario tendrá pocos recursos a utilizar, dados los altos costes de cambiar de proveedor. En las compras corporativas, consideradas en términos de costes bajos en caso de cambio, no suele tenerse en cuenta esto.”
Aunque las nuevas ofertas de licencias y en forma de paquetes pueden parecer atractivas, con frecuencia no son favorables para los usuarios. Los compradores deben analizar cuidadosamente las condiciones y los términos explícitos de los contratos que ofrecen las firmas vendedoras, así como las implicaciones de esos contratos para sus empresas. Según el análisis de Meta Group, lo más correcto es comportarse como si las firmas vendedoras fueran a hacer cumplir la mayoría de los términos y provisiones de los contratos, independientemente de las afirmaciones de los vendedores y de las normas actuales sobre cumplimiento.
Los vendedores de sistemas de Planificación de Recursos de Empresa (ERP) incluyen a veces en los contratos disposiciones según las cuales cargan en concepto de transacciones basadas en la Web y procedentes de fuera de la compañía, como el acceso a aplicaciones y datos corporativos por firmas colaboradoras o partners o por pedidos online. Para John Van Decker, analista de Meta Group, “para Amazon.com no tendría ningún sentido pagar una tarifa a su proveedor de base de datos cada vez que alguien compra un libro. Nosotros recomendamos que los usuarios negocien estas cláusulas fuera de sus contratos”.
Según este análisis, la mayoría de los vendedores de sistemas ERP ofrecen también contratos que permiten a los empleados acceder a sistemas de autoservicio, es decir, para aspectos como elegir los planes de seguro u obtener información sobre sus vacaciones o ausencias por enfermedad, todo ello pagando una tarifa.
Estas tarifas de autoservicio, basadas en el volumen de transacciones o en la cantidad total de empleados, “pueden resultar costosas para las grandes empresas mundiales, -señala el analista- por lo que recomendamos que los usuarios analicen cuidadosamente las cláusulas sobre tarifas de autoservicio”. Según las conclusiones del estudio, muchas firmas vendedoras ofrecen precios basados en valor. De esta forma, entre los patrones de medición relevantes podrían estar los ingresos de la compañía (para módulos financieros), o el coste de los productos vendidos (para optimización de la fabricación). La sugerencia de Meta Group es que los usuarios comprueben que los precios reflejen el valor “real” del proceso para la compañía.
Los usuarios que compran software en base al “valor” podrían enfrentarse a complicaciones si sus empresas adquieren una compañía de bastante tamaño. El cliente debe negociar también términos y condiciones que reduzcan las tarifas del contrato si la empresa disminuye de tamaño, por ejemplo si se produce la escisión de una de las divisiones de la empresa.
Agrupamiento de productos
Según el análisis de esta consultora, otra táctica de las firmas vendedoras es ofrecer descuentos cuando los usuarios adquieren licencias para una futura expansión. “Por ejemplo, -muestra el análisis- SAP está intentando optimizar sus ingresos ofreciendo grupos de productos tanto para licencias existentes como potenciales. Este puede ser un buen acuerdo si el usuario necesita una cantidad suficiente de los productos incluidos en el conjunto para justificar el coste”.
La conclusión de Wilderman es que “los usuarios deben analizar en detalle la oferta de SAP para ver lo que se está incluyendo en el conjunto de productos. Si la compañía ya tiene el producto Siebel CRM, el valor global del grupo de productos SAP (para esa compañía) disminuye. Este método de agrupamiento es muy inteligente por parte de SAP, porque permite que los productos adquiridos de esta forma sean probados antes de que la compañía considere cuáles son las mejores soluciones. Por lo tanto, las compañías deben realizar alguna evaluación básica de los productos agrupados y verificar que son lo suficientemente buenos para atender a las necesidades corporativas”. Por otra parte, los usuarios deben considerar sus necesidades a corto plazo y su estrategia de integración a largo plazo antes de comprometerse con una oferta de agrupamiento de productos, aconsejan los analistas. “Aunque el conjunto puede ofrecerles en realidad una solución adecuada, con una integración verdaderamente sin fisuras y a un precio mejor, también podría ofrecer funcionalidad inadecuada para soportar el modelo de negocio de la empresa y sostener su posición competitiva”.
Las tarifas por mantenimiento, que generalmente fluctúan entre un 15% y un 25%, son otra área en la que las firmas vendedoras intentan conseguir ingresos a largo plazo. Según se desprende del análisis de Meta Group, lo más conveniente es que los usuarios no sólo negocien una tarifa de mantenimiento inicial baja, sino que busquen también un tope máximo en los aumentos de tarifas para un periodo de entre cinco y ocho años. Además, “deberán insistir en que las tarifas de mantenimiento estén basadas en el coste de licencia real, incluyendo todos los descuentos, y no en un precio al detalle”.
Otro aspecto analizado se centra en las compañías que compran frecuentemente por adelantado, incluso adquiriendo hasta el doble de los puestos de trabajo que necesitan inicialmente, para obtener un mejor acuerdo global, es decir, aumentar el descuento. En esos casos, el estudio recomienda negociar una disposición en el contrato especificando que las tarifas por mantenimiento estarán basadas en la cantidad de puestos de trabajo realmente ocupados y no en la cantidad de puestos contratados.
Las firmas vendedoras de aplicaciones comerciales utilizan con frecuencia precedentes históricos en forma de contratos pasados firmados por la firma vendedora como base para nuevos contratos. Esto -señalan los analistas- puede ser ventajoso para el usuario si ha negociado un contrato favorable con la firma vendedora en el pasado. Sin embargo, los usuarios deben resistirse a los intentos de las firmas vendedoras de utilizar contratos desfavorables anteriores, sobre todo si han sido compras relativamente pequeñas, como medio de fuerza para negociaciones subsiguientes.
Según los datos del análisis, se asume generalmente que una parte de la tarifa que pagan los usuarios servirá para fondos de Investigación y Desarrollo (nueva arquitectura, módulos) con el fin de añadir funciones y características a los productos que poseen. Aunque los usuarios deben pagar por ello, esto no supone duplicar el coste por realizar mejoras a los productos. Las firmas vendedoras en
