El Workflow sigue evolucionando
Al igual que sucede con otras tecnologías, sobre las que trabajan varias empresas de software, cada una la enfoca e intenta definirla desde su propio punto de vista. La automatización de Flujos de Trabajo (o workflow) es uno de estos casos y se presta a las más variadas interpretaciones. El primero de los tipos de workflow es el de producción, orientado fundamentalmente a grandes compañías, con tareas repetitivas y con procesos claramente definidos. Habitualmente los desarrolladores de aplicaciones de gestión incorporan este tipo de mecanismo en cada una de las funciones específicas de su software. Un ejemplo de esta clase de workflow puede ser la Gestión de Compras: cuando se aprueba una compra, el sistema enviará al responsable financiero un mensaje, acompañado de los datos necesarios, para que autorice el pago de la operación. Se automatiza y agiliza la tradicional espera, se evitan confusiones (¿has autorizado aquella compra? ¿me has enviado los documentos?, etc.), amén de garantizar que ningún papel se perderá. Este workflow está orientado a la coordinación y seguimiento de las tareas básicas de gestión de toda empresa, aquellas que soportan el negocio de la compañía.En efecto esta automatización del proceso de compras no es otra cosa que workflow, pero aún continúa evolucionando. El workflow basado en conocimiento es una innovación en cuanto, además, está capacitado para responder en situaciones de excepción. Anticipando las situaciones atípicas que podrían detener un flujo de trabajo de producción, estos sistemas buscan la forma óptima de seguir funcionando, siempre que sea posible. El sistema "sabe" qué hacer con un documento que debería estar firmado y no lo está, dónde archivar un registro incompleto, etc. Representan una mejora de los flujos orientados a producción.
Por último los programas de flujo de trabajo ad hoc enfocan la informatización desde el punto de vista del proyecto y no el de la organización empresarial. Están orientados al trabajo en grupo y por lo tanto tienen la flexibilidad suficiente para resolver procesos cortos y dedicando poco tiempo a establecer la normativa de cada uno de los pasos a seguir. La lista de funciones a las que se adapta este tipo de sistemas es casi ilimitada. Por el contrario no tiene demasiado sentido adaptarlos a una organización rígida y estable. Están orientados a procesos donde el objetivo no es el número de unidades que se han procesado, sino el historial y las trazabilidad de las decisiones de alto nivel, difíciles de prever.
Más allá del E-Mail
A diferencia de las herramientas basadas en E-Mail, que pueden confundirse con sistemas de workflow, las citadas clases de sistemas permiten mucho más que el simple direccionamiento de mensajes. En efecto, E-Mail permite enviar mensajes de un puesto de trabajo a otro indicando que una tarea ha finalizado y la siguiente debe comenzar. Pero no ponen a disposición del usuario todos los datos, e incluso los programas, necesarios para cumplir cada etapa con la mayor eficacia y con la garantía de estar respetando las normativas establecidas
por la dirección. Los sistemas basados en correo electrónico no son otra cosa que la automatización del trabajo tal como se realizaba tradicionalmente, con la diferencia que en lugar del aviso oral de un despacho a otro se recibirá un mensaje indicando que alguien ha acabado su función y el siguiente en el ciclo de trabajo ha de continuar.
Los sistemas concebidos desde un principio para aprovechar las ventajas del workflow son capaces de coordinar las distintas funciones, que pueden a su vez involucrar distintos programas. La mayor sofisticación viene dada por la posibilidad de que al culminar parte de un proceso, se active automáticamente otro que puede residir o involucrar incluso a otro ordenador remoto. Siguiendo con el ejemplo anterior, si las compras están centralizadas en las oficinas de Madrid, y los pagos se realizan desde las oficinas locales, los sistemas de workflow "puros" pueden, una vez aprobada la compra, enviar un mensaje a través de la red para que el servidor local presente al responsable de pagos los datos para su aprobación. El sistema de pagos puede ser diferente del de compras y residir en otro servidor. Lo importante es que, además del mensaje, ponga a disposición del siguiente usuario toda la información y herramientas que este pueda necesitar para cumplir su tarea.
Estos sistemas, orientados a agilizar tareas, independientemente de los programas, sistemas e incluso ordenadores que estarán involucrados en cada ciclo, son particularmente útiles para ayudar en una reingeniería de negocios (BPR). Pero una reingeniería de procesos, para la cual han sido concebidos, no es necesario replantearse el negocio como tal sino sólo aquellos procesos que se quieran optimizar.
Workflow y cliente/servidor
En una empresa que ha adoptado la arquitectura cliente/servidor, o que tenga planes de migración, las herramientas de flujo de trabajo han de adaptarse también a este entorno. El inconveniente de los sistemas de workflow es que deben adaptarse a las herramientas actuales del cliente, independientemente de si las aplicaciones utilizan bases de datos de Informix, de Oracle o de DB/2. Entre los pocos sistemas que pueden trabajar con cualquier base de datos e incluso combinarlos destaca Flowman, un sistema Cliente/Servidor que permite ordenar y coordinar los procesos ya existentes en la empresa. Una vez definido el proceso, el programa gestiona cada una de sus fases, activando los diversos programas que utiliza la empresa (hojas de cálculo, aplicaciones mainframes, editores de texto, etc., etc.) y coordinando las funciones de cada uno de los empleados implicados. Basado en una arquitectura abierta, Flowman es capaz de integrarse en los sistemas informáticos ya existentes en la empresa independientemente de las plataformas y sistemas operativos que se utilicen. Básicamente utiliza los servidores existentes, en todo caso se han de añadir tan sólo nuevos clientes (PCs con Windows). Entre las funcionalidades del sistema cabe destacar el interface gráfico de usuario, que organiza la información de forma lógica y permite un manejo intuitivo del mismo.
El sistema permite combinar aplicaciones residentes en el ordenador central junto a herramientas de productividad personal, como hojas de cálculo o procesadores de texto propios de entornos PC y sistemas de gestión de documentos. El sistema incluye funciones de administración que permiten definir y asignar las prioridades o realizar estadísticas y gráficos de proceso. Asimismo, facilita las tareas de administración al permitir la definición de tareas automáticas e incluir un coordinador de eventos para controlar cuándo se dan las condiciones para ejecutar determinados procesos. No cabe duda que a corto plazo seguirán apareciendo herramientas de este tipo, y que seguirán depurándose. También parece evidente que su utilización otorgará ventajas competitivas en lo referente a optimización de recursos y agilidad de respuesta a los clientes frente a un mercado cada día más dinámico.
Esteban Ribot es Director General de SURICATA, S.A
