El workflow cambia de imagen
Introducción al software de grupos de trabajo
En el mercado actual de las aplicaciones workflow o de flujo de trabajo, que se encuentra aún en un estado embrionario, está teniendo lugar un cambio considerable. Tradicionalmente, esta tecnología ha evolucionado en torno a grandes aplicaciones de producción para tratamiento de imágenes en sectores muy concretos como el de seguros, con costes que pueden superar en algunos casos los veinte millones de pesetas por puesto de trabajo. Las funciones de flujo de trabajo continuarán desempeñando un papel importante en estas aplicaciones basadas en transacciones. Sin embargo, se vislumbra ya en el horizonte un nuevo workflow.
Bajo el nuevo concepto de workflow, se agrupan las personas, la información, las aplicaciones y las reglas que gobiernan los procesos comerciales en la empresa, desde el trabajo rutinario de oficina, pasando por los proyectos a corto plazo, hasta las aplicaciones de línea de negocio. Este es un entorno destinado a coordinar soluciones ya existentes, y no una aplicación más en competencia. El nuevo concepto workflow se caracteriza por el desarrollo de aplicaciones en grupo, fuerte participación de los usuarios, y un coste de entrada inferior a 250.000 pesetas por puesto de trabajo. Los grupos de trabajo lo ven como un medio de unir las conocidas islas de automatización y como una forma de preservar los conocimientos sobre procesos al reducir las compañías su personal.
Puesto que un determinado proceso comercial puede cruzar a través de muchas fronteras entre departamentos, se está comenzando a comprender en el nivel directivo superior que la automatización del workflow puede ser el medio de reingeniería más seguro. Las técnicas workflow ofrecen los patrones, los tests comparativos y las herramientas necesarias para una reingeniería a largo plazo.
No es extraño, por lo tanto, que la tecnología workflow esté tan de actualidad, con más de 70 vendedores ofreciéndola en estos momentos. Sus soluciones van desde aplicaciones de alto nivel para empresas, hasta productos basados en correo electrónico.
Sin embargo, el comprador deberá mostrarse precavido. No existen verdaderos estándares workflow, y más de la mitad de los productos actuales han sido introducidos durante los dos últimos años. El éxito a largo plazo con las técnicas workflow dependerá de la capacidad para prever las tendencias y aprovechar los productos y tecnologías que definen el mercado.
El nuevo software workflow
Hasta hace poco, la tecnología workflow podía definirse en base a dos extremos. En el nivel alto, estaban los productos software de tipo tradicional, orientados principalmente a desarrolladores de aplicaciones, mientras que en el otro extremo de la escala se situaba el software workflow ad hoc que podía ser creado por usuarios finales, pero mostraba limitaciones al extenderse a través de la empresa.
Actualmente, existe cierto número de nuevos productos software workflow dirigidos a analistas, usuarios finales y desarrolladores de aplicaciones en las empresas. Este nuevo software se caracteriza por tres tendencias: interfaces gráficos de usuario (GUIs), para diseñar y crear aplicaciones workflow; estándares de bases de datos, para compartir información y reglas de proceso; y entornos de desarrollo orientados a objetos.
Al irse incorporando a los productos estas funciones y características, la tecnología workflow se convertirá en la base para la creación de sistemas de información a nivel de empresa.
Editores gráficos
Una de las tendencias más importantes y difundidas dentro de las técnicas workflow es la de los entornos de desarrollo gráfico. Utilizando iconos, los desarrolladores de aplicaciones y los usuarios pueden crear diagramas de flujo y organigramas en pantalla para representar cualquier proceso de flujo de trabajo.
Lo mejor de estas representaciones gráficas es que mediante ellas es posible representar procesos complejos con un alto grado de abstracción. Entonces, utilizando medios de análisis cada vez más concentrados, los usuarios pueden explorar en detalle el proceso.
Imagínese una vista aérea de una oficina, con flechas que señalen hacia y desde cada tarea y cada persona, e imagínese también que uno desciende desde esa vista hasta el detalle de la tarea y de las actividades de una determinada persona. Este tipo de representación gráfica resulta particularmente importante cuando se necesita que cada uno -usuarios y desarrolladores por igual- comprenda completamente los procesos y sus componentes.
Para muchos desarrolladores de aplicaciones, la cuestión a considerar es ¿puede desarrollarse una aplicación compleja mediante un interface gráfico de usuario?. La respuesta práctica a esto es que el producto en cuestión deberá también ofrecer un conjunto de interfaces de programación de aplicaciones (APIs) que permita realizar llamadas a otras aplicaciones.
Integración de bases de datos
Cada workflow o flujo de trabajo consiste en tres elementos básicos: las reglas que gobiernan el proceso, la información que se está dirigiendo a través de las diversas rutas, y las medidas o patrones de proceso que se están utilizando para informar sobre esto último. Por ejemplo, una aplicación sobre una hipoteca deberá ser objeto del correspondiente aval, contiene una variedad de formas, y se requieren aproximadamente dos semanas para procesarla.
En las primeras implementaciones de técnicas workflow, estas reglas y mediciones de procesos se almacenaban en un formato propietario. Sin embargo, en los dos últimos años, han aparecido productos que almacenan todos los parámetros en una base de datos estándar, como las de Oracle, Sybase e Informix.
Las bases de datos pueden también seguir el estatus de los procesos workflow y mantener una ruta de auditoría histórica de cada transacción. Así, por ejemplo, pueden recogerse estadísticas vitales sobre la eficiencia del proceso workflow, como los volúmenes y tiempos medios de proceso de transacciones, y almacenarlas con el fin de generar informes de Dirección.
Es aquí donde muchos productos workflow quedan por debajo de las expectativas y donde parece que surgirán algunos de los avances más significativos y prometedores en la tecnología workflow.
Por ejemplo, algunos productos permiten enlazar la base de datos a un paquete estadístico o gráfico para crear una potente herramienta de análisis comercial. El staffware proporciona datos estadísticos que un directivo puede analizar en tiempo real para conocer el rendimiento de un grupo de trabajo o de una persona. El directivo puede entonces equilibrar dinámicamente las cargas de trabajo o reasignar tareas en base a dicha carga.
La integración de bases de datos es un imperativo ineludible para mantener la viabilidad a largo plazo de las aplicaciones de empresa. Aunque actualmente no es posible, los repositorios de base de datos se convertirán en una forma de compartir reglas de proceso workflow entre diferentes aplicaciones, según vayan apareciendo los estándares.
Entretanto, las bases de datos ofrecen un lugar abierto y accesible para almacenar los conocimientos sobre procesos que acumulan las compañías al desarrollar sus aplicaciones workflow. Nada podría ser peor que realizar una enorme inversión en este activo intelectual sólo para comprobar que está bloqueado en un medio de almacenamiento propietario.
Orientación a objetos
La orientación a objetos se está convirtiendo rápidamente en el grito de batalla para los vendedores de productos workflow, nuevos y antiguos. Esta tecnología resulta ideal para las aplicaciones workflow, ya que combina objetos de información (documentos y datos) con las reglas de proceso y los parámetros que los gobiernan. El objeto en un sistema workflow orientado a objetos se convierte en una combinación de información y proceso.
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