El Tribunal Constitucional moderniza su sistema de gestión documental

- Se encuentra inmerso en este megaproyecto desde 2007
- El organismo consigue crear una base de datos única

El Tribunal Constitucional acometió en el año 2007 un proyecto de gran envergadura con el que perseguía dotar a la institución de una base de datos moderna que le permitiera cubrir tanto la jurisprudencia de uso interno como la de acceso desde el exterior, que diera soporte a toda la actividad documental procedente del workflow o de otras aplicaciones, que tuviera herramientas de automatización y posibilidad de dos tesauros, tanto el general para todos los documentos, como otro específico para la jurisprudencia y que, además facilitara la indexación automática para reducir la carga del equipo de documentalistas. Antes de poner en marcha este sistema de gestión documental, “este organismo jurisdiccional –explica Fernando Ruiz, subdirector de TI del Servicio Doctrina Constitucional e Informática del Tribunal Constitucional – disponía de una solución basada en una base de datos documental con la que ya llevaban trabajando bastante tiempo, pero que no respondía a las necesidades del Tribunal, ya que esta base de datos no se adaptaba a las nuevas tecnologías que han ido apareciendo en el mercado y a las nuevas formas de gestionar los documentos: trabajaba en modo carácter, por lo tanto era imposible realizar búsquedas, ni un tesauro, ni por supuesto obtener informes al uso. No podíamos utilizar las herramientas más comunes cuando trabajas con una base de datos moderna, como elementos correctores, anotaciones, marcadores, ni referenciar párrafos, es decir todo aquello que se incluye en una gestión documental actual”.
Para poner en marcha este megaproyecto, el primer paso que dio el organismo constitucional fue analizar el mercado y realizar una prospección para conocer que herramientas existían. “Invitamos a unos 13 proveedores a que nos presentaran sus soluciones, partiendo de las necesidades básicas que habíamos detectado y desechando aquellas que no cumplían estos requisitos”, explica Fernando Ruiz. Tras este análisis, quedaron cuatro candidatos, entre ellos Ever Team con los que ya se hicieron otro tipo de pruebas más intensivas, y que consiguió ser la mejor solución valorada en su conjunto

Un proyecto ‘vivo’
El proyecto, que se puso en marcha en 2007, se encuentra, en la actualidad, en su tercera fase que, según el subdirector de TI del Servicio Doctrina Constitucional e Informática del Tribunal Constitucional, “se prolongará durante seis años y que consistirá en incorporar a la base de datos las, aproximadamente, 240 colecciones de documentos diferentes con los que se trabaja en el Tribunal. Cada una de éstas puede contener a su vez entre 20 y 200 tipos de documentos diferentes”.
Paralelamente a este trabajo, se van actualizando todos los documentos que se generan en cada caso o proceso, es decir la ingesta de documentos, tanto de nueva generación como del histórico.
Anteriormente, se había trabajado en la implantación de la herramienta de Ever Suite y en introducir en la base de datos toda la jurisprudencia que tiene el Tribunal, todas las sentencias y autos emitidos hasta la actualidad con un análisis técnico-jurídico de cada una de ellas.
Si bien es cierto que la nueva herramienta se ha integrado perfectamente con la infraestructura existente en el Tribunal, a medida que ha ido creciendo el proyecto, “sí que ha sido necesario –tal y como expone Ruiz– ampliar capacidad de almacenamiento, pero esto se deriva precisamente de poder contar con toda nuestra información en línea, ya que el Tribunal es un organismo vivo y por lo tanto estamos alimentando continuamente las base de datos”.
Los principales beneficios obtenidos con la puesta en marcha del proyecto son, en palabras de Ruiz, “la posibilidad de contar con una única base de datos documental, así como un plan de clasificación único y con un tesauro general y otro de jurisprudencia”. Además, apunta, “nos permite publicar automáticamente, tres volúmenes, o tomos, con la jurisprudencia producida en un año, tanto en formato tradicional en papel como formato electrónico”.

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