El mercado de servicios de gestión documental, en auge
Este segmento crecerá un 10% este año, según datos de la firma DBK
Una adecuada gestión documental puede reportar a las organizaciones ventajas en términos de ahorro de costes, agilización de la tramitación de contratos y documentos y mejora de la calidad de sus servicios al cliente. De ello son conscientes la mayor parte de las entidades públicas y privadas españolas, que cada vez acuden con mayor asiduidad a la externalización de sus procesos de gestión documental.
Tanto el sector público como el privado están adaptando su gestión documental a los nuevos tiempos. Para ello, la mayoría de las organizaciones está optando por subcontratar empresas que le den servicios en esta materia, facilitándoles esta labor. En este sentido, las empresas de consultoría y servicios informáticos acaparan cerca del 60% del valor del mercado de gestión documental. Un mercado en claro auge, según un reciente informe de la firma DBK en el que se muestra que éste (incluyendo consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos) alcanzó 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 14% en dicho año. Además, augura un crecimiento de entre un 8% y un 10% anual para este mercado de servicios de gestión documental. Ello se debe a que, ante la creciente complejidad de manipulación de la documentación y las necesidades surgidas a raíz del desarrollo tecnológico, las organizaciones se ven abocadas a externalizar esta actividad. Asimismo, el impulso de la administración electrónica en todos los ámbitos del sector público constituye un importante elemento dinamizador de este mercado.
Y es que la reducción de costes, imprescindible en estos momentos de crisis, la mejora en la calidad de servicios y la agilización en todo tipo de tramitaciones son sólo algunas de las ventajas de este tipo de archivado de documentos que, además, es, a juicio del director del centro experto de tecnología documental y workflow de Informática El Corte Inglés, Pedro Marín, “uno de los pilares fundamentales” para alcanzar la oficina sin papel.
Negocio en expansión
Volviendo a los datos de DBK sobre este mercado, el sector privado acapara el 55% del volumen del negocio de servicios de gestión documental, frente al sector público (45%). Esto se debe, explica Marín, a que “en el sector privado el retorno de la inversión se busca de una manera más inmediata”, y por ello se opta por externalizar a terceros la gestión documental. Por otro lado, según vaticina el informe, el mercado de gestión documental se verá favorecido también por la entrada en vigor de normativas “fundamentales para capitular la necesidad de los documentos electrónicos”, explica Marín. Además, éste añade que se espera que en este segmento se produzcan nuevas operaciones de fusión y adquisición de empresas, pues el objetivo de las organizaciones con estos movimientos es ampliar su cartera de servicios, aportar otros nuevos con valor añadido e incrementar su dimensión corporativa.
Caja España responde a los cambios del mercado renovando su gestión documental
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En un contexto en el que su red comercial demandaba un cambio, Caja España encargó a una consultora el estudio del estado de las herramientas y procedimientos de gestión documental con el fin de integrarlas en sus procesos de negocio y acortar los ciclos de toma de decisión. Tras el análisis, según explica el director de arquitectura e innovación de la entidad, Juan Luis Reca Montero: “Nos quedamos con tres ideas: debíamos ir hacia la oficina sin papel, el expediente electrónico y la firma digital”.
La auditoría concluyó que con esta estrategia Caja España podría reducir en un 25% el tiempo de búsqueda y creación de archivos, se disminuiría el gasto de comunicación para el seguimiento de los expedientes, así como el coste de papel y de almacenamiento.
Según Reca, lo más complejo en la implantación de sistemas de gestión documental, es “convencer a los empleados sobre las ventajas de éstos en los primeros momentos, porque todavía generan desconfianza”.
Industria camina hacia la e-Administración
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El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado el Sistema Integrado de Gestión Municipal (SIGEM), una iniciativa para el impulso de la administración electrónica, la modernización e implantación de la Sociedad de la Información en las entidades locales, que forma parte de la Plataforma Avanza Local Soluciones.
Para acceder a este sistema de e-administración, los entes locales tienen dos vías, según advierte el coordinador de Servicios Públicos Digitales del Ministerio, Antonio Domínguez: la descarga gratuita del sistema de gestión a través de la página web y por concurso, cuya principal ventaja es que el Ministerio cofinancia la instalación de la aplicación, otorgada a Informática El Corte Inglés.
En dos años se han realizado unas 400 descargas del sistema. En éste Industria invirtió 700.000 euros para su desarrollo, y este año se alcanzarán los 750.000 euros. En cuanto al desarrollo y la formación sobre esta plataforma, Red.es dispone de 800.000 euros para llevarlos a cabo.
Vodafone apuesta por tramitación digital de los contratos
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Vodafone decidió digitalizar sus contratos al ver que su formalización suponía en cada caso la existencia de al menos tres documentos: uno para el cliente, otro para la operadora y otro para el distribuidor, con la consiguiente demora en la activación de los servicios contratados por el cliente. Así, en la actualidad, los clientes firman digitalmente sus contratos con Vodafone a través de una tableta LCD que dispone de conexión USB.
El responsable de operaciones de ventas UNPAR de Vodafone, Francisco José González, comenta que este nuevo procedimiento “asegura la calidad del proceso, suprime riesgos, reduce el tiempo de la activación de un contrato a 45 segundos y ahorra tiempo al buscar un contrato”. Ahora, según González: “Pretendemos consolidar la firma digital, familiarizar a los clientes con este modelo de contratación, usar los próximos formatos de documento electrónico e integrar nuevos medios de identificación, como el DNI electrónico”.
Tanto el sector público como el privado están adaptando su gestión documental a los nuevos tiempos. Para ello, la mayoría de las organizaciones está optando por subcontratar empresas que le den servicios en esta materia, facilitándoles esta labor. En este sentido, las empresas de consultoría y servicios informáticos acaparan cerca del 60% del valor del mercado de gestión documental. Un mercado en claro auge, según un reciente informe de la firma DBK en el que se muestra que éste (incluyendo consultoría, desarrollo e implantación de aplicaciones, digitalización, recogida, custodia y destrucción de documentos) alcanzó 200 millones de euros en 2007, tras registrar crecimientos del 14% en dicho año. Además, augura un crecimiento de entre un 8% y un 10% anual para este mercado de servicios de gestión documental. Ello se debe a que, ante la creciente complejidad de manipulación de la documentación y las necesidades surgidas a raíz del desarrollo tecnológico, las organizaciones se ven abocadas a externalizar esta actividad. Asimismo, el impulso de la administración electrónica en todos los ámbitos del sector público constituye un importante elemento dinamizador de este mercado.
Y es que la reducción de costes, imprescindible en estos momentos de crisis, la mejora en la calidad de servicios y la agilización en todo tipo de tramitaciones son sólo algunas de las ventajas de este tipo de archivado de documentos que, además, es, a juicio del director del centro experto de tecnología documental y workflow de Informática El Corte Inglés, Pedro Marín, “uno de los pilares fundamentales” para alcanzar la oficina sin papel.
Negocio en expansión
Volviendo a los datos de DBK sobre este mercado, el sector privado acapara el 55% del volumen del negocio de servicios de gestión documental, frente al sector público (45%). Esto se debe, explica Marín, a que “en el sector privado el retorno de la inversión se busca de una manera más inmediata”, y por ello se opta por externalizar a terceros la gestión documental. Por otro lado, según vaticina el informe, el mercado de gestión documental se verá favorecido también por la entrada en vigor de normativas “fundamentales para capitular la necesidad de los documentos electrónicos”, explica Marín. Además, éste añade que se espera que en este segmento se produzcan nuevas operaciones de fusión y adquisición de empresas, pues el objetivo de las organizaciones con estos movimientos es ampliar su cartera de servicios, aportar otros nuevos con valor añadido e incrementar su dimensión corporativa.
Caja España responde a los cambios del mercado renovando su gestión documental
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En un contexto en el que su red comercial demandaba un cambio, Caja España encargó a una consultora el estudio del estado de las herramientas y procedimientos de gestión documental con el fin de integrarlas en sus procesos de negocio y acortar los ciclos de toma de decisión. Tras el análisis, según explica el director de arquitectura e innovación de la entidad, Juan Luis Reca Montero: “Nos quedamos con tres ideas: debíamos ir hacia la oficina sin papel, el expediente electrónico y la firma digital”.
La auditoría concluyó que con esta estrategia Caja España podría reducir en un 25% el tiempo de búsqueda y creación de archivos, se disminuiría el gasto de comunicación para el seguimiento de los expedientes, así como el coste de papel y de almacenamiento.
Según Reca, lo más complejo en la implantación de sistemas de gestión documental, es “convencer a los empleados sobre las ventajas de éstos en los primeros momentos, porque todavía generan desconfianza”.
Industria camina hacia la e-Administración
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El Ministerio de Industria, Turismo y Comercio ha desarrollado el Sistema Integrado de Gestión Municipal (SIGEM), una iniciativa para el impulso de la administración electrónica, la modernización e implantación de la Sociedad de la Información en las entidades locales, que forma parte de la Plataforma Avanza Local Soluciones.
Para acceder a este sistema de e-administración, los entes locales tienen dos vías, según advierte el coordinador de Servicios Públicos Digitales del Ministerio, Antonio Domínguez: la descarga gratuita del sistema de gestión a través de la página web y por concurso, cuya principal ventaja es que el Ministerio cofinancia la instalación de la aplicación, otorgada a Informática El Corte Inglés.
En dos años se han realizado unas 400 descargas del sistema. En éste Industria invirtió 700.000 euros para su desarrollo, y este año se alcanzarán los 750.000 euros. En cuanto al desarrollo y la formación sobre esta plataforma, Red.es dispone de 800.000 euros para llevarlos a cabo.
Vodafone apuesta por tramitación digital de los contratos
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Vodafone decidió digitalizar sus contratos al ver que su formalización suponía en cada caso la existencia de al menos tres documentos: uno para el cliente, otro para la operadora y otro para el distribuidor, con la consiguiente demora en la activación de los servicios contratados por el cliente. Así, en la actualidad, los clientes firman digitalmente sus contratos con Vodafone a través de una tableta LCD que dispone de conexión USB.
El responsable de operaciones de ventas UNPAR de Vodafone, Francisco José González, comenta que este nuevo procedimiento “asegura la calidad del proceso, suprime riesgos, reduce el tiempo de la activación de un contrato a 45 segundos y ahorra tiempo al buscar un contrato”. Ahora, según González: “Pretendemos consolidar la firma digital, familiarizar a los clientes con este modelo de contratación, usar los próximos formatos de documento electrónico e integrar nuevos medios de identificación, como el DNI electrónico”.
