El mal uso del correo electrónico ralentiza la actividad del negocio

La media de mensajes diaria superará los 36.000 millones en 2005, según IDC

El correo electrónico, una de las herramientas tecnológicas más utilizadas en cualquier empresa, puede ser motivo de que el negocio se vea perjudicado por su mal uso. Mensajes confusos, no respondidos, acumulados o eliminados con ligereza hacen necesario una guía de comportamiento y utilización. Así lo asegura el estudio patrocinado por PalmOne en empresas con más de quinientos empleados, pertenecientes a diversos sectores, en cinco países europeos.

La pérdida de tiempo y la falta de una guía de comportamiento ante el uso del correo electrónico en una empresa son motivos para que la actividad comercial de negocio se ralentice, tal y como se muestra en el estudio elaborado por Dynamic Markets, y encargado por el fabricante de ordenadores de mano y soluciones de comunicación PalmOne, en el que han participado 750 trabajadores con distintos niveles de responsabilidad en empresas de tamaño medio (más de 500 empleados) de diversos sectores y distribuidas en España, Reino Unido, Francia, Alemania e Italia.
Según los datos aportados por la consultora IDC, las previsiones son que la media de correos enviados diariamente supere ampliamente los 36.000 millones este año. La consecuencia de ello es el “continuo bombardeo” de correos para conseguir una respuesta, muchos de ellos urgentes pero sin ninguna llamada de atención para el receptor; mensajes demasiado largos y confusos, lo que redunda en malentendidos y conflictos; otros sin responder con efectividad, y un largo etcétera que se materializa en un perjudicado impacto comercial, tal y como asegura el 61% de los encuestados, que mantiene que las decisiones empresariales se retrasan debido a este caos.

Actitud y acceso
La facilidad para acceder al correo es un aspecto que obsesiona al 62% de los encuestados, que manifiesta sentir la necesidad de leer sus mensajes tan pronto como le llegan, mientras que una quinta parte se muestra preocupado por tener capacidad de acceso móvil en tiempo real. Si bien, el verdadero hándicap para el buen rendimiento de una empresa reside en el modo que se responde, o no, el correo electrónico, hasta tal punto que el 79% de la muestra asegura tener que esforzarse e insistir de nuevo para obtener una contestación a los mismos.
François Bornibus, vicepresidente de PalmOne EMEA, señala que “el correo electrónico ha supuesto una revolución en nuestra forma de entender la comunicación y los negocios, pero cuando su uso se expanda aún más y el empleo de teléfonos inteligentes para acceder a él se convierta en norma, será necesario un cambio de comportamiento, una nueva actitud ante el correo”.
A este respecto, el estudio concreta en siete puntos los errores en el uso del correo electrónico que pueden derivar en una ralentización de la actividad de negocio, y que califica como “los siete pecados capitales”. El primero de ellos es la tendencia a no responder, de tal forma que uno de cada diez encuestados se queja de la avalancha de correos electrónicos que llegan a su puesto de trabajo y la falta de tiempo para contestarlos, lo que se convierte en una pesadilla cuando existen ausencias laborales para más de una quinta parte de los empleados españoles.
Otro aspecto es la negación del correo recibido o la falta de respuesta, un aspecto preocupante para uno de cada diez usuarios registrados en este estudio. A ello se suma la suposición de que todos los receptores de un correo urgente lo han leído, sin que ello suponga que éste conlleve un tipo de aviso adicional, ya sea en el propio mensaje o vía telefónica.
A la anterior tendencia se suman otras como la de extenderse más de lo necesario, que resulta especialmente irritante para una tercera parte de los encuestados; el envío del mismo correo a una comunidad que no está involucrada, una frustración a la que se enfrenta un 30% de los directores de alto nivel. Otros aspectos del estudio y que se engloban en los denominados “siete pecados capitales” responden, en un 81% de la muestra, a aspectos tales como la mala gramática y ortografía, lenguaje confuso y argumentos inconexos, así como el envío de mensajes bruscos que aumentan la tensión y la conflictividad laboral (23%)

Exceso de confianza
Las principales conclusiones del estudio son que existe un exceso de confianza en el corro, sólo como medio de transmisión clave, “lo que conlleva a un retraso en las decisiones comerciales al tener que perseguir las respuestas y al estrés de algunos responsables por no poder contestar al correo urgente debido a la saturación de mensajes irrelevantes o que no tienen que ver con la propia actividad del usuario”. Además, esta situación tiende a agravarse y repercute negativamente en las relaciones negativamente en las relaciones comerciales internas y con terceros.
En este sentido, Bornibus señala que “si no cambiamos nuestra actitud ante el correo, los dispositivos móviles sólo podrán solucionar la mitad del problema. El acceso al correo electrónico es fundamental, y la posibilidad de contestar un mensaje escrito urgente con una llamada no sólo ayudará a reducir la tensión de estar ilocalizable cuando no nos encontremos en la oficina sino que reactivará la toma de decisiones empresariales. Pero como muestra el estudio, a menos que cambiemos también nuestro comportamiento ante el correo electrónico, la frustración derivada de una mala gramática, unos contenidos irrelevantes y un tono duro no hará más que aumentar al igual que la bandeja de entrada”.
Por ello, el estudio aboga por adoptar unas nuevas directrices para hacer un uso eficiente y eficaz del correo electrónico, tales como confirmar siempre la recepción antes de veinticuatro horas; no obviar el asunto ni dar nada por conocido en temas urgentes; concretar el mensaje y ser correcto; eliminar destinatarios que no tengan que ver con el tema en cuestión, y evitar los juicios de valor precipitados a la hora de recibir un mensaje.

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