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El e-procurement se convierte en una vía para lograr ahorros de tiempo y dinero

Si se realiza una correcta utilización

El comercio electrónico entre empresas ó B2B, se desarrolla a ritmo imparable. No ha hecho más que darnos algunos indicios del impacto que puede tener de la mano del e-procurement (optimización de las compras a través de soluciones basadas en Internet) que rápidamente está evolucionando a un concepto más amplio, el e-sourcing, que se ocupa de la mejora del proceso de abastecimiento de las empresas a través de Internet. Los principales efectos son los ahorros directos en los precios de compra de productos y servicios a través de subastas electrónicas y la reducción drástica de los tiempos empleados en negociar a través de peticiones de ofertas (RFQs).

El proceso de optimización de las compras a través de soluciones basadas en Internet o e-procurement, puede ser un aliado para los responsables de las empresas si se encamina de la forma adecuada. En un momento en que la economía se está desacelerando, la implantación de estas soluciones en la empresa es una oportunidad excelente para demostrar que el mundo del e-business puede cambiar los procesos tradicionales y producir resultados en el momento que más se necesitan. Los departamentos de TI juegan un rol fundamental para la correcta implantación de estas soluciones.
A continuación se dan algunos consejos que pueden servir de guía para el uso correcto del e-procurement:
1. Elija la solución de e-procurement adecuada a cada situación de compra. Existen distintas soluciones para llevar a cabo el e-procurement. Es importante no confundirlas, ya que sus funcionalidades son muy distintas. Los catálogos, por ejemplo, se ocupan de las compras donde hay muchas referencias pero poco volumen de compra. Las RFQs (peticiones de oferta) y subastas electrónicas tienen un impacto sobre las compras estratégicas, normalmente pocas referencias pero gran volumen de compras.
2. Haga números. Si los catálogos pueden administrar un pequeño volumen de compra (se habla del 5%), no calcule grandes ahorros en dinero. Se mejora la eficiencia del proceso. En cuanto a las RFQs y subastas suelen usarse en un 70% y 35% respectivamente del volumen de compras. Aconsejamos empezar con estas últimas, ya que en poco tiempo se podrán obtener importantes resultados.
3. Asegúrese que las soluciones e-procurement sean fácilmente integrables con otros sistemas. Las soluciones deben ser abiertas y estar preparadas para integrarse las unas con las otras. Por ejemplo, con los sistemas ERPs de la empresa, de forma que tras la negociación se genere un pedido. Pregúntese si el proveedor tiene experiencia y tecnología para realizar estos proyectos de integración.
4. La tecnología debe replicar el proceso de compras tradicional. Los departamentos de compra han invertido años descubriendo la mejor forma de negociar con sus proveedores. La tecnología debe reflejar todos estos aprendizajes. Para ello debe incorporar gran flexibilidad a la hora de parametrizar todos sus factores. Evalúe funcionalidades.
5. Un buen proveedor de e-procurement debe tener servicios asociados a su tecnología. Empezar a usar el e-procurement requiere, sobre todo al inicio, contar con una serie de servicios asociados, como consultoría para parametrizar la negociación, formación de los proveedores y de los departamentos de compra, integración de sistemas, etc. Hoy en día, la tecnología sola no funciona, ya que estamos en pleno cambio de mentalidad en las empresas.
6. Tome referencias. Use soluciones probadas. No hay nada peor que se invite a 50 proveedores a pujar en una subasta y el sistema se caiga. Use soluciones probadas (lo ideal sería para más de 1.000 negociaciones on-line). Tome referencias de otras empresas.
7. ¿Una solución interna o externa? Existen dos formas de utilizar estas soluciones: a través de un marketplace o través de una solución interna en la empresa. Nos inclinaremos a usar un marketplace cuando nos podamos beneficiar de agregar el volumen de compra con otras empresas para obtener mejores precios. Cuando se busca flexibilidad, rapidez, la confidencialidad de una compra, la empresa se debe inclinar a una solución interna. La gran empresa tiende a tener una solución mixta, con un portal del comprador interno y conectado con algunos marketplaces para determinadas negociaciones.
8. No haga grandes inversiones el primer día. Empiece con un proyecto piloto, pase entonces a una solución en modo alquiler o hosting que sólo requiera de un navegador para funcionar y finalmente instale la solución en sus servidores. A partir de aquí puede conectarla a su sistema ERP o a diferentes marketplaces. Asegúrese que la solución puede usarse tanto en modo hosting como software, acompañándole en todo este ciclo.
9. Defina un grupo de usuarios “maestros”. Estas son las personas que liderarán el proyecto a través de cursos de formación dentro de la empresa. También es muy importante conseguir el apoyo de la Dirección ya que los proyectos afectan a múltiples departamentos.
10. Empiece cuanto antes. Empiece de forma prudente, sin riesgos y crezca según sean sus necesidades. El e-procurement es una realidad.

Gustavo García Brusilovsky, Director General de Portum España

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