El Consistorio de Alcobendas no pierde el Norte
El ayuntamiento madrileño camina con paso firme hacia una gestión eficaz de sus recursos humanos
Situada en la zona norte de Madrid y a sólo trece kilómetros de la capital, Alcobendas es una ciudad de 110.000 habitantes, muy valorada tanto por su atractivo medioambiental como por su oferta de servicios. Su Ayuntamiento ha apostado plenamente por las TIC, en las que apoya su actividad municipal, destacando especialmente la gestión de su plantilla, unas 1.400 personas.
La competitividad de las organizaciones está y va a seguir estando directamente relacionada con la capacidad que éstas tengan para atraer y retener talento y con su habilidad para aprovechar las nuevas tecnologías en este campo.
Por este motivo, ha habido un cambio en las competencias de los departamentos de recursos humanos de cualquier tipo de organización, pasando del tradicional modelo de gestión de procesos administrativos a una visión mucho más global que va desde el reclutamiento hasta la fidelización del empleado, pasando por políticas de retribución, comunicación interna, planes de carrera, formación, gestión del desempeño...
Debido a estos cambios, los departamentos de recursos humanos de las Administraciones Públicas también se han planteado el uso de herramientas que les permitan afrontar su trabajo del día a día con la eficiencia y eficacia necesarias y de manera integrada dentro de la estrategia de su organización.
“El Ayuntamiento de Alcobendas tenía la necesidad de integrar la gestión y los sistemas de información de los dos departamentos de recursos humanos que hay en la organización, obteniendo una base de datos única de personas que permitiera conocer la trayectoria profesional de cualquier empleado perteneciente a ésta”, explica Antonio Núñez, director de área de Organización e Informática del Consistorio.
A la hora de armonizar las necesidades particulares de la organización con las soluciones tecnológicas disponibles, los responsables del Ayuntamiento vieron que se necesitaba una solución que se adaptara a su particular forma y visión de enfocar la gestión de los recursos humanos.
En este sentido, el sistema a implementar debía necesariamente dar respuesta a los requerimientos de trabajo de las dos áreas de recursos humanos, así como a los acuerdos establecidos en el convenio colectivo de los trabajadores del Ayuntamiento y sus patronatos. “Nos planteamos conseguir dos tipos de objetivos: los primeros a nivel estratégico y los segundos a nivel operativo”, continúa Núñez.
En el primer apartado, la intención era dedicar los departamentos de recursos humanos a gestionar y ocuparse de tareas estratégicas, liberándolos en la medida de lo posible de una importante cantidad de tareas administrativas.
Igualmente, el Ayuntamiento buscaba la mejora de la información corporativa, así como el alineamiento de la estrategia con los objetivos de equipos y personas, empleando herramientas de cuadro de mando y los conceptos de dirección por objetivos en los departamentos de recursos humanos.
Por otra parte, en el apartado de los objetivos operativos, la corporación local de esta ciudad madrileña buscaba la reducción de costes y tiempos por transacción mediante una menor intervención humana. “La eliminación del papel, la automatización de procesos y la mejora de la gestión del tiempo eran aspectos vitales a cubrir”, añade Núñez.
En esta misma línea operativa, el Ayuntamiento de Alcobendas quería dar un paso hacia la centralización, integridad y mayor capacidad de análisis de la información en tiempo real sobre datos personales y profesionales de los empleados. Al mismo tiempo se hacía necesaria la unificación de la gestión y de los sistemas de información de los departamentos de recursos humanos del Ayuntamiento y sus patronatos.
“Para alcanzar todos estos objetivos, decidimos llevar a cabo un análisis de los recursos externos con el objeto de encontrar la empresa más idónea para llevar a cabo todo el proyecto de implementación de un sistema de gestión de recursos humanos”, explica el director del área de Organización e Informática del Consistorio.
Elección
Para ello se evaluaron, en una comisión directiva que se creó a tal efecto, distintas propuestas de empresas existentes en el mercado, con unos niveles de garantía y solvencia apropiados de modo que garantizaran el éxito del proyecto. Esta comisión consideró que la propuesta de la empresa SAVIA era la más idónea para alcanzar los intereses que se perseguían.
El objetivo fundamental, ya citado, era integrar la gestión y los sistemas de información de ambas áreas de gestión de recursos humanos del Ayuntamiento y sus patronatos, a través de un soporte tecnológico de clara mejora de prestaciones con respecto a la situación existente. “Para ello elegimos las soluciones de SAVIA, ya que aportaban múltiples ventajas”.
La primera era el conocimiento del producto: “En recursos humanos del Ayuntamiento ya se trabajaba con las soluciones de SAVIA. La nómina llevaba más de 14 años gestionándose con GINP&IX”.
Además, existía el compromiso por parte de SAVIA, de adaptar su producto a las necesidades de los patronatos. “Se estableció, entonces, un acuerdo de colaboración con el proveedor a través del cual éste aporta el componente tecnológico, y el Ayuntamiento el conocimiento en la gestión.
A la hora de implantar la solución, en una primera fase se hizo un análisis de la gestión en los patronatos, con el objeto de adaptar las soluciones de SAVIA a sus necesidades. El estudio se realizó teniendo como objetivo la unificación de los procesos y los criterios de gestión de ambos departamentos. Posteriormente, se analizó la información para valorar la forma más óptima de realizar el traspaso de datos de los sistemas antiguos a los nuevos.
Primero se implantó el módulo de nóminas en los patronatos, ya instalado en el Ayuntamiento. “En esta primera fase conseguimos el objetivo de unificar la gestión de ambos departamentos obteniendo una base única de personas”, explica Núñez.
A continuación se implantaron los restantes módulos en ambas direcciones, en el siguiente orden: contratos, gestión de personal, formación y prevención de riesgos laborales. “Es digno de mención el hecho de que existía una dificultad añadida en la implementación de todo el sistema: la actividad de los departamentos no podía parar en ningún momento, por lo que hubo que extremar las precauciones para no interferir en su gestión diaria”, explica Núñez.
Resultados
Los resultados obtenidos a raíz de este proyecto son reveladores: el Consistorioha creado una base de datos única de personas, permitiendo conocer de forma sencilla la trayectoria profesional de los empleados, independientemente de la entidad donde hayan prestado sus servicios. Asimismo, se ha alcanzado la unificación de la gestión de los sistemas de información en ambos departamentos.
“Ahora contamos con un solo repositorio de datos, habiendo eliminado todos los repositorios alternativos”, aclara Núñez.
La reducción de tiempos de gestión y la mejora de la comunicación interna han sido otras ventajas frutos del proyecto. Actualmente, el Ayuntamiento dispone de una única platafo
La competitividad de las organizaciones está y va a seguir estando directamente relacionada con la capacidad que éstas tengan para atraer y retener talento y con su habilidad para aprovechar las nuevas tecnologías en este campo.
Por este motivo, ha habido un cambio en las competencias de los departamentos de recursos humanos de cualquier tipo de organización, pasando del tradicional modelo de gestión de procesos administrativos a una visión mucho más global que va desde el reclutamiento hasta la fidelización del empleado, pasando por políticas de retribución, comunicación interna, planes de carrera, formación, gestión del desempeño...
Debido a estos cambios, los departamentos de recursos humanos de las Administraciones Públicas también se han planteado el uso de herramientas que les permitan afrontar su trabajo del día a día con la eficiencia y eficacia necesarias y de manera integrada dentro de la estrategia de su organización.
“El Ayuntamiento de Alcobendas tenía la necesidad de integrar la gestión y los sistemas de información de los dos departamentos de recursos humanos que hay en la organización, obteniendo una base de datos única de personas que permitiera conocer la trayectoria profesional de cualquier empleado perteneciente a ésta”, explica Antonio Núñez, director de área de Organización e Informática del Consistorio.
A la hora de armonizar las necesidades particulares de la organización con las soluciones tecnológicas disponibles, los responsables del Ayuntamiento vieron que se necesitaba una solución que se adaptara a su particular forma y visión de enfocar la gestión de los recursos humanos.
En este sentido, el sistema a implementar debía necesariamente dar respuesta a los requerimientos de trabajo de las dos áreas de recursos humanos, así como a los acuerdos establecidos en el convenio colectivo de los trabajadores del Ayuntamiento y sus patronatos. “Nos planteamos conseguir dos tipos de objetivos: los primeros a nivel estratégico y los segundos a nivel operativo”, continúa Núñez.
En el primer apartado, la intención era dedicar los departamentos de recursos humanos a gestionar y ocuparse de tareas estratégicas, liberándolos en la medida de lo posible de una importante cantidad de tareas administrativas.
Igualmente, el Ayuntamiento buscaba la mejora de la información corporativa, así como el alineamiento de la estrategia con los objetivos de equipos y personas, empleando herramientas de cuadro de mando y los conceptos de dirección por objetivos en los departamentos de recursos humanos.
Por otra parte, en el apartado de los objetivos operativos, la corporación local de esta ciudad madrileña buscaba la reducción de costes y tiempos por transacción mediante una menor intervención humana. “La eliminación del papel, la automatización de procesos y la mejora de la gestión del tiempo eran aspectos vitales a cubrir”, añade Núñez.
En esta misma línea operativa, el Ayuntamiento de Alcobendas quería dar un paso hacia la centralización, integridad y mayor capacidad de análisis de la información en tiempo real sobre datos personales y profesionales de los empleados. Al mismo tiempo se hacía necesaria la unificación de la gestión y de los sistemas de información de los departamentos de recursos humanos del Ayuntamiento y sus patronatos.
“Para alcanzar todos estos objetivos, decidimos llevar a cabo un análisis de los recursos externos con el objeto de encontrar la empresa más idónea para llevar a cabo todo el proyecto de implementación de un sistema de gestión de recursos humanos”, explica el director del área de Organización e Informática del Consistorio.
Elección
Para ello se evaluaron, en una comisión directiva que se creó a tal efecto, distintas propuestas de empresas existentes en el mercado, con unos niveles de garantía y solvencia apropiados de modo que garantizaran el éxito del proyecto. Esta comisión consideró que la propuesta de la empresa SAVIA era la más idónea para alcanzar los intereses que se perseguían.
El objetivo fundamental, ya citado, era integrar la gestión y los sistemas de información de ambas áreas de gestión de recursos humanos del Ayuntamiento y sus patronatos, a través de un soporte tecnológico de clara mejora de prestaciones con respecto a la situación existente. “Para ello elegimos las soluciones de SAVIA, ya que aportaban múltiples ventajas”.
La primera era el conocimiento del producto: “En recursos humanos del Ayuntamiento ya se trabajaba con las soluciones de SAVIA. La nómina llevaba más de 14 años gestionándose con GINP&IX”.
Además, existía el compromiso por parte de SAVIA, de adaptar su producto a las necesidades de los patronatos. “Se estableció, entonces, un acuerdo de colaboración con el proveedor a través del cual éste aporta el componente tecnológico, y el Ayuntamiento el conocimiento en la gestión.
A la hora de implantar la solución, en una primera fase se hizo un análisis de la gestión en los patronatos, con el objeto de adaptar las soluciones de SAVIA a sus necesidades. El estudio se realizó teniendo como objetivo la unificación de los procesos y los criterios de gestión de ambos departamentos. Posteriormente, se analizó la información para valorar la forma más óptima de realizar el traspaso de datos de los sistemas antiguos a los nuevos.
Primero se implantó el módulo de nóminas en los patronatos, ya instalado en el Ayuntamiento. “En esta primera fase conseguimos el objetivo de unificar la gestión de ambos departamentos obteniendo una base única de personas”, explica Núñez.
A continuación se implantaron los restantes módulos en ambas direcciones, en el siguiente orden: contratos, gestión de personal, formación y prevención de riesgos laborales. “Es digno de mención el hecho de que existía una dificultad añadida en la implementación de todo el sistema: la actividad de los departamentos no podía parar en ningún momento, por lo que hubo que extremar las precauciones para no interferir en su gestión diaria”, explica Núñez.
Resultados
Los resultados obtenidos a raíz de este proyecto son reveladores: el Consistorioha creado una base de datos única de personas, permitiendo conocer de forma sencilla la trayectoria profesional de los empleados, independientemente de la entidad donde hayan prestado sus servicios. Asimismo, se ha alcanzado la unificación de la gestión de los sistemas de información en ambos departamentos.
“Ahora contamos con un solo repositorio de datos, habiendo eliminado todos los repositorios alternativos”, aclara Núñez.
La reducción de tiempos de gestión y la mejora de la comunicación interna han sido otras ventajas frutos del proyecto. Actualmente, el Ayuntamiento dispone de una única platafo
