El conocimiento como factor competitivo para las empresas

Aunque su evolución registra un comportamiento realmente positivo, el mercado de gestión documental todavía no puede ser catalogado como un mercado maduro; el porcentaje de organizaciones que han apostado por esta tecnología sigue siendo aún muy reducido. La razón de esta situación es debida a que todavía la gestión documental se percibe desde las empresas como algo accesorio. A pesar de ello, es patente la creciente adopción entre las empresas españolas de este tipo de sistemas. En este sentido otro factor que incide claramente en su evolución es que los sistemas de gestión documental están soportados por una tecnología totalmente madura y consolidada, por ello en este mercado en el que operan no muchos suministradores la diferencia entre unos y otros la marcan claramente la capacidad de ofrecer servicios.En la evolución del mercado de los sistemas de gestión documental y workflow existen tres factores clave que están impulsando la expansión de este tipo de tecnologías. El primero se encuadra bajo la evolución de los sistemas de gestión documental propiamente dichos hacia sistemas de gestión del conocimiento. El segundo factor, se sitúa en contemplar estos sistemas de información documental -una vez superada la etapa de su primera implantación- como un elemento más de la infraestructura tecnológica de la empresa; es decir, no deben ser acometidos como aplicaciones departamentales, ya que su necesidad aparece de una forma horizontal en las empresas. Por último, el tercer motor en la evolución de esta tecnología se centra en contemplarla como una herramienta de mejora de los procesos de negocio. Estos son a juicio de Informática El Corte Inglés, IECISA los motores que están impulsando el desarrollo de estas tecnologías en el mercado, según apunta Vicente Calzado, responsable del Departamento de Gestión Documental de IECISA. Pero independientemente de estos factores, en los últimos tiempos ha surgido uno: Internet que ha forzado significativamente la adopción de este tipo de sistemas. “Los sistemas de gestión documental ya no son percibidos por las empresas como un factor novedoso, sino como algo necesario para la organización; y para este fin Internet ha colaborado de forma decisiva. Los usuarios desean hacer exactamente lo mismo con los documentos de su empresa que con los que se adquieren a través de Internet; puesto que no son pocas las veces que es mas fácil encontrar un documento que existe en el mundo, que uno que está en el propio PC”, asegura Vicente Calzado.De la gestión documental a la gestión del conocimientoEl primero de los factores clave en la evolución de los sistema de gestión documental es la gestión del conocimiento, y su importancia radica en la necesidad que para una empresa resulta acceder a una información que, aunque existe dentro de la propia empresa, no se encuentra disponible a través de los sistemas de información. “La cuestión es encontrar la forma de que esa información que, por su propia naturaleza no es estructurada, y por lo tanto reacia a incluirla en los Sistemas de Información, pase a formar parte de esos sistemas de información”, explica Vicente Calzado. En muchas ocasiones el conocimiento se encuentra únicamente en la mente del personal de la empresa - constituye el capital intelectual-, y por su especial idiosincrasia su plasmación en los SI es sumamente difícil. Sin embrago, en muchos otros el conocimiento reside en documentos, que contienen información que es vital para la gestión de la organización, ya sea en procesos de negocio o en la toma de decisiones estratégicas, y que también resulta muy difícil de localizar aunque en esta ocasión se trate de documentos físicos. “Las empresas ya se han percatado de la vital importancia que esa información representa para la marcha del negocio, lo que explica el crecimiento de estos tipo de tecnologías dentro de las organizaciones. “Además, las empresas son conscientes que la llegada del nuevo milenio supone pasar de una sociedad básicamente industrial a una ya definida como Sociedad de la Información, en la cual las empresas son conscientes de que deben abordar ciertas reorganizaciones para que esa información fluya por la empresa y sea concebido como un factor competitivo”, matiza Vicente Calzado. Esta visión de futuro es, precisamente la clave del auge que se está produciendo en torno a la gestión del conocimiento dentro de las empresas. “Por otra parte, el argumentario a la hora de vender estos sistemas está cambiando drásticamente, cuando nosotros empezamos a comercializar estos sistemas los argumentos de venta se centraban básicamente en, por ejemplo, reducción del espacio del archivo físico, velocidad de consulta, control de acceso y seguridad; pero hoy en día el argumento que más incide en la adopción de estos sistemas va ligado a conceptos de incremento de la competencia, la reducción en tiempos de puesta en el mercado de nuevos productos, y para conseguirlo la gestión del conocimiento se está perfilando como crítica”, añade Vicente Calzado. Además de éstos, existen otros factores como el incremento en la complejidad de la normativa administrativa que obligan a una reacción rápida de las empresas. Otro aspecto a destacar en relación con la gestión del conocimiento se centra en la alta rotación del personal lo que muchas veces implica pérdida de conocimiento corporativo, por ello las empresas están sensibilizadas por conseguir que ese conocimiento corporativo resida en otros lugares, además de en las mentes de los empleados. En definitiva, el conocimiento se relaciona con gestión documental, porque ese conocimiento se encuentra en documentos. Los documentos pueden clasificarse en tres tipos según su origen y naturaleza: documentos papel, que requieren digitalización para su conversión en imágenes digitales; documentos ofimáticos, que están generados por herramientas ofimáticas y que, al ser texto, permiten realizar búsquedas en sus contenidos; y, por último, los listados, que son la salida de aplicaciones y que pueden convertirse en archivos de texto en lugar de imprimirse. Toda organización tiene la necesidad de ser capaz de gestionar información soportada en cualquiera de estos tres grandes grupos de documentos. “De esta información depende en gran medida el buen funcionamiento de cualquier organización, ya que una empresa no debe perder aquellos documentos relacionados con su propia cultura; pero no sólo eso, esos documentos tienen que resultar fácilmente localizables y accesibles”, matiza Vicente Calzado.Integración con la infraestructura tecnológicaCon respecto al segundo factor que está impulsando la expansión de los sistemas de información documental: contemplar la evolución de la gestión documental como parte de la infraestructura tecnológica de la empresa, es algo que está obligando a evolucionar estas soluciones, sobre todo desde el punto de vista de arquitectura. En este sentido, la mayoría de ellas se basan en plataformas cliente/servidor, en estandares.., pero también deben contemplarse todas las arquitecturas Internet/intranet, y por ello, todas las soluciones de gestión documental deben soportar opciones de gestión documental en este tipo de arquitectura. La razón de esta evolución se centra en que “la arquitectura intranet se está perfilando como la única alternativa dentro de la empresa para difundir soluciones de este tipo a un nivel corporativo”. Pero formar parte de los sistemas de información significa que estos sistemas de gestión documental se deben integrar en esa infraestructura, y una integración lógica es con la infraestructura ofimática, lo que no excluye su integración con los demás sistemas de la organización. Todo esto está provocando que los sistemas de gestión documental estén paulatinamente incorporando herramientas de integración.Mejora de procesosPor último, el tercer factor que está incidiendo en la creciente evolución de los sistemas de gestión documental se sitúa en contemplarlos como elementos de mejora d