El CITI consigue la excelencia en su sistema de gestión
- La obtención de certificados como la ISO 9001:200l así lo avalan
- El Colegio considera las NNTT un pilar fundamental para mejorar sus servicios
En el año 1976, se constituía el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales (CITI) de Navarra. Una institución, con más de 30 años de historia, que tiene como misión, según las directrices fijadas en su Plan Estratégico 2006-2010, defender los intereses legítimos de los Colegiados, así como desempeñar funciones delegadas por la Sociedades. Con más de 2.300 ingenieros técnicos industriales colegiados en Navarra, el CITI ofrece servicios a este colectivo así como a los estudiantes de último curso y sector empresarial, lo que equivale, en palabras de Antonio Rodríguez, gerente del colegio, “a más de 3.000 personas accediendo a nuestros sistemas semanalmente: entre empresas, ingenieros y estudiantes”.
Con un presupuesto anual medio que ronda en los últimos años los 100.000 euros, el CITI ha abordado su desarrollo tecnológico tras trazar un Plan Estratégico, puesto en marcha en 2002, que contemplaba, según Rodríguez, “líneas de acción diferenciadas en el corto, medio y largo plazo. El objetivo de la primera de estas líneas era la fidelización de nuestros colegiados y clientes en general. Consideramos que un pilar fundamental para su consecución era la mejora de los servicios y para ello nos apoyamos en las nuevas tecnologías”.
Dentro de este plan de mejora, la institución ha ido avanzando en distintas fases: La primera con la puesta en marcha de un programa de gestión ERP interno, que va desde año 2002 hasta el 2004; la segunda, que abarca el periodo de 2004 a 2006, y que ha consistido en la implantación de un gestor documental; y, la tercera, en la que se abordó la automatización de los flujos de trabajo. Tal y como explica el gerente de CITI, “en 2007, empezamos a trabajar con la herramienta de flujos de trabajo Sinergy y con un generador de eventos a través de la herramienta Event Manager que comercializa EXACT. Gracias a Sinergy, el Colegio ha conseguido digitalizar el 100% de la documentación que genera, lo que supone más de 100.000 documentos en los últimos cinco años. Además, se han automatizado más de 150 tareas a través de flujos de trabajo con más de 23.000 peticiones en el último año y medio.
Finalmente, el CITI acometió la integración en la plataforma web, tarea que se ha llevado a cabo con la colaboración de la empresa navarra Interesa”.
Este último proyecto ha coincidido en el tiempo con la implantación de un sistema de facturación digital que se integra con el gestor documental y el ERP, que se ejecutó en marzo de 2009 en colaboración con la empresa navarra KSI Informática. Además de todo este proceso, el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra ha impulsado en la comunidad la puesta en marcha del visado electrónico de los trabajos profesionales. “En un principio-explica Rodríguez- éste surgió como servicio a nuestros colegiados pero la Administración foral también se ha sumado a este proceso y ya desde el mes de septiembre acepta ciertos trabajos en este formato con la idea de ir aumentando el servicio con el paso del tiempo. En este momento, más del 95% de los 14.000 trabajos que se tramitan en el Colegio se hacen de forma digital”.
La consecución de este proyecto tecnológico ha ayudado a que el CITI mejore su sistema de gestión, hasta tal punto que haya sido reconocido hasta la fecha con los siguientes certificados: ISO 9001:200l, al sistema de gestión; ISO 14000, certificado del sistema de gestión ambiental; EFQM 300+, excelencia europea en la gestión, ISO 27001, sistema de gestión de la seguridad de la información; y el sello navarro RSC, de Responsabilidad Social Corporativa.
De puertas afuera
Es obvio que el Plan Estratégico, que ha contado con el respaldo de la Junta de Gobierno del Colegio y que ha sido impulsado por la gerencia y los trabajadores, ha marcado un antes y un después en la historia de la organización. “Desde el punto de vista humano- comenta el gerente de CITI- ha sido fundamental la toma de conciencia por parte del personal del Colegio de la necesidad de abordar la gestión del cambio: La propia historia y las dificultades que nos hemos encontrado por el camino nos han permitido mejorar y afrontar aspectos como el miedo al cambio, a la pérdida de control de los procesos, o el propio miedo a las nuevas tecnologías”.
En este sentido, aparte de los proyectos de servicios internos, mencionados anteriormente, el Colegio también ha asumido iniciativas de puertas afuera. Dentro de este otro tipo de servicios externos, Rodríguez destaca la parametrización de un ERP para ingenierías y empresas de servicios en general cuya gestión esté enfocada a proyectos. “Este servicio se ofrece a bajo coste (comparado con los precios de mercado) y permite que empresas de un tamaño reducido puedan optar a una herramienta de gestión de alto nivel sin falta de montar ningún tipo de infraestructura informática, ya que el acceso a este sistema se hace de forma remota a través de Internet vía Terminal Server y en servidores albergados en la CPD del Colegio. El sistema de gestión está basado en la normativa ISO 9001:2000 y la experiencia piloto que se ha llevado a cabo ya con nueve empresas ha resultado muy positiva” afirma el gerente. El deseo del CITI es abordar la comercialización de la herramienta de gestión ERP a nivel nacional en modo SAAS para 2010.
El trabajo realizado y el esfuerzo invertido, sobre todo, en los últimos años pone de manifiesto el compromiso del CITI con las Tecnologías de la Información con el objetivo de “trabajar con documento único, agilizar las búsquedas de los documentos, mejorar la comunicación interna a través de la intranet y la comunicación externa a través de la extranet, obtener la máxima transparencia en la información, aumentar la seguridad documental y de los sistemas; y automatizar al máximo los procesos con la consiguiente reducción de costes, entre otros. Hoy por hoy- continúa-, es innegable por parte de toda la organización la mejora sustancial que ha supuesto la integración de todos los sistemas”.
La maquinaria del CITI
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Hace escasamente seis meses, el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra renovó su Centro de Proceso de Datos que, en la actualidad, contiene los siguientes elementos:
- Un clúster de 5 servidores físicos, los cuales albergan 8 servidores virtuales, todo ello de la marca Dell
- Sistema operativo Windows 2008 Server Enterprise.
- Almacenamiento marca Dell, modelo 300 I con un total de 4 Terabytes.
- Switch de 48 puertos de gigabyte modelo Dell 2748.
- Cuatro firewall.
- Comunicación: dos líneas de 4 megas simétricos.
- Clúster con Windows 2008 Enterprise de 4 nodos.
- Servidores virtuales SBS 2008: 2 servidores para el ERP externo, 1 de base de datos, 1 para la página web, 1 para correo, 1 para gestión documental.
- Servidor para grabación con cámaras IP (cámaras AXIS y programa IPRONET).
- El Colegio considera las NNTT un pilar fundamental para mejorar sus servicios
En el año 1976, se constituía el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales (CITI) de Navarra. Una institución, con más de 30 años de historia, que tiene como misión, según las directrices fijadas en su Plan Estratégico 2006-2010, defender los intereses legítimos de los Colegiados, así como desempeñar funciones delegadas por la Sociedades. Con más de 2.300 ingenieros técnicos industriales colegiados en Navarra, el CITI ofrece servicios a este colectivo así como a los estudiantes de último curso y sector empresarial, lo que equivale, en palabras de Antonio Rodríguez, gerente del colegio, “a más de 3.000 personas accediendo a nuestros sistemas semanalmente: entre empresas, ingenieros y estudiantes”.
Con un presupuesto anual medio que ronda en los últimos años los 100.000 euros, el CITI ha abordado su desarrollo tecnológico tras trazar un Plan Estratégico, puesto en marcha en 2002, que contemplaba, según Rodríguez, “líneas de acción diferenciadas en el corto, medio y largo plazo. El objetivo de la primera de estas líneas era la fidelización de nuestros colegiados y clientes en general. Consideramos que un pilar fundamental para su consecución era la mejora de los servicios y para ello nos apoyamos en las nuevas tecnologías”.
Dentro de este plan de mejora, la institución ha ido avanzando en distintas fases: La primera con la puesta en marcha de un programa de gestión ERP interno, que va desde año 2002 hasta el 2004; la segunda, que abarca el periodo de 2004 a 2006, y que ha consistido en la implantación de un gestor documental; y, la tercera, en la que se abordó la automatización de los flujos de trabajo. Tal y como explica el gerente de CITI, “en 2007, empezamos a trabajar con la herramienta de flujos de trabajo Sinergy y con un generador de eventos a través de la herramienta Event Manager que comercializa EXACT. Gracias a Sinergy, el Colegio ha conseguido digitalizar el 100% de la documentación que genera, lo que supone más de 100.000 documentos en los últimos cinco años. Además, se han automatizado más de 150 tareas a través de flujos de trabajo con más de 23.000 peticiones en el último año y medio.
Finalmente, el CITI acometió la integración en la plataforma web, tarea que se ha llevado a cabo con la colaboración de la empresa navarra Interesa”.
Este último proyecto ha coincidido en el tiempo con la implantación de un sistema de facturación digital que se integra con el gestor documental y el ERP, que se ejecutó en marzo de 2009 en colaboración con la empresa navarra KSI Informática. Además de todo este proceso, el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra ha impulsado en la comunidad la puesta en marcha del visado electrónico de los trabajos profesionales. “En un principio-explica Rodríguez- éste surgió como servicio a nuestros colegiados pero la Administración foral también se ha sumado a este proceso y ya desde el mes de septiembre acepta ciertos trabajos en este formato con la idea de ir aumentando el servicio con el paso del tiempo. En este momento, más del 95% de los 14.000 trabajos que se tramitan en el Colegio se hacen de forma digital”.
La consecución de este proyecto tecnológico ha ayudado a que el CITI mejore su sistema de gestión, hasta tal punto que haya sido reconocido hasta la fecha con los siguientes certificados: ISO 9001:200l, al sistema de gestión; ISO 14000, certificado del sistema de gestión ambiental; EFQM 300+, excelencia europea en la gestión, ISO 27001, sistema de gestión de la seguridad de la información; y el sello navarro RSC, de Responsabilidad Social Corporativa.
De puertas afuera
Es obvio que el Plan Estratégico, que ha contado con el respaldo de la Junta de Gobierno del Colegio y que ha sido impulsado por la gerencia y los trabajadores, ha marcado un antes y un después en la historia de la organización. “Desde el punto de vista humano- comenta el gerente de CITI- ha sido fundamental la toma de conciencia por parte del personal del Colegio de la necesidad de abordar la gestión del cambio: La propia historia y las dificultades que nos hemos encontrado por el camino nos han permitido mejorar y afrontar aspectos como el miedo al cambio, a la pérdida de control de los procesos, o el propio miedo a las nuevas tecnologías”.
En este sentido, aparte de los proyectos de servicios internos, mencionados anteriormente, el Colegio también ha asumido iniciativas de puertas afuera. Dentro de este otro tipo de servicios externos, Rodríguez destaca la parametrización de un ERP para ingenierías y empresas de servicios en general cuya gestión esté enfocada a proyectos. “Este servicio se ofrece a bajo coste (comparado con los precios de mercado) y permite que empresas de un tamaño reducido puedan optar a una herramienta de gestión de alto nivel sin falta de montar ningún tipo de infraestructura informática, ya que el acceso a este sistema se hace de forma remota a través de Internet vía Terminal Server y en servidores albergados en la CPD del Colegio. El sistema de gestión está basado en la normativa ISO 9001:2000 y la experiencia piloto que se ha llevado a cabo ya con nueve empresas ha resultado muy positiva” afirma el gerente. El deseo del CITI es abordar la comercialización de la herramienta de gestión ERP a nivel nacional en modo SAAS para 2010.
El trabajo realizado y el esfuerzo invertido, sobre todo, en los últimos años pone de manifiesto el compromiso del CITI con las Tecnologías de la Información con el objetivo de “trabajar con documento único, agilizar las búsquedas de los documentos, mejorar la comunicación interna a través de la intranet y la comunicación externa a través de la extranet, obtener la máxima transparencia en la información, aumentar la seguridad documental y de los sistemas; y automatizar al máximo los procesos con la consiguiente reducción de costes, entre otros. Hoy por hoy- continúa-, es innegable por parte de toda la organización la mejora sustancial que ha supuesto la integración de todos los sistemas”.
La maquinaria del CITI
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Hace escasamente seis meses, el Colegio de Ingenieros Técnicos Industriales de Navarra renovó su Centro de Proceso de Datos que, en la actualidad, contiene los siguientes elementos:
- Un clúster de 5 servidores físicos, los cuales albergan 8 servidores virtuales, todo ello de la marca Dell
- Sistema operativo Windows 2008 Server Enterprise.
- Almacenamiento marca Dell, modelo 300 I con un total de 4 Terabytes.
- Switch de 48 puertos de gigabyte modelo Dell 2748.
- Cuatro firewall.
- Comunicación: dos líneas de 4 megas simétricos.
- Clúster con Windows 2008 Enterprise de 4 nodos.
- Servidores virtuales SBS 2008: 2 servidores para el ERP externo, 1 de base de datos, 1 para la página web, 1 para correo, 1 para gestión documental.
- Servidor para grabación con cámaras IP (cámaras AXIS y programa IPRONET).
