El Ayuntamiento de Madrid pone a punto su Portal del Empleado
La renovada Intranet estará disponible en septiembre
El Ayuntamiento de Madrid da un nuevo paso en su modelo de gestión con ayuda de las nuevas tecnologías, en este caso orientado a la participación y desarrollo del propio personal. No se trata de un simple lavado de cara de su Intranet, a partir el próximo mes de septiembre los funcionarios del ayuntamiento tendrán acceso a una renovada red interna donde estará operativo el Portal del Empleado. Este proyecto, iniciado el pasado mes de diciembre con una dotación de 240.404 de euros, persigue la consecución de un único entorno de trabajo del empleado municipal donde se encuentre la información de gestión de su puesto de trabajo, tanto para su utilización personal como de las funciones propias de su puesto de trabajo.
Dependientes del Ayuntamiento de Madrid se encuentran más de 19.000 funcionarios desplegados por todo el territorio del Municipio, una dispersión que incide en los flujos de comunicación entre departamentos, lo que viene a espesar la ya de por sí lenta burocracia a la que también se ven sometidos los trámites internos. Hasta el momento, el Ayuntamiento cuenta con 8.500 puestos informatizados dispuestos en red a través de una Intranet con dos características: ser meramente informacional y de escasa utilización. María Jesús Villamediana, directora de Servicios de Calidad del Ayuntamiento de Madrid define este portal no como una herramienta informática, sino de cambio cultural. “Queremos cambiar organizativamente nuestras formas y procedimientos de trabajo y para ello el empleado es un factor clave”, señala Villamediana. Así, el Portal del Empleado se convertirá en un elemento integrador y de comunicación interna con el que los funcionarios estarán al tanto de todas las actuaciones de su organización.
En el desarrollo del proyecto sus responsables han cuidado al máximo los detalles, ya no sólo técnicos sino de imagen, lanzamiento y difusión entre los propios funcionarios. De esta forma, el portal ha sido bautizado con el nombre de AYRE (Ayuntamiento en Red), de cara a enfatizar el carácter renovado de la nueva filosofía de trabajo que va a implantarse. Igualmente, se está ejecutando un plan de marketing diseñado por IECISA en el que se incluye desde el diseño del portal hasta la forma de presentar la información, la disposición de la misma, la utilización de colores, música y recursos gráficos. “La idea -sostiene Villamediana-, es fomentar el trabajo en equipo, que todos recurran al portal, interactúen con él reciban información y aporten. Por esta razón estamos procurando crear una herramienta con la que los usuarios se sientan cómodos. La Intranet dará acceso a cualquier aplicación corporativa o departamental. “Queremos que sea el único espacio donde se encuentren los programas ofimáticos o cualquier otro a los que se podrá entrar dependiendo del área en el que los funcionarios trabajen o el perfil que tengan”.
La Intranet tendrá alcance especialmente sobre las tres áreas de gestión interna del Ayuntamiento y sus respectivos recursos: humanos, económicos y materiales. En el corazón de este portal se encuentra Java como lenguaje de programación, sobre un servidor de aplicaciones WebSphere de IBM integrado con Vignette Content Manager Server como gestor de contenidos y DB2 como sistema de gestión de bases de datos.
La utilización de la versión 6 de Vignette les permitirá agilizar la publicación de la información en la Intranet ofreciendo al mismo tiempo versatilidad.
En cuanto a las dificultades, los responsables del proyecto han tenido que hacer frente a diferentes entornos y aplicaciones, pues los host han de convivir con los entornos web, con sistemas de distintos lenguajes y fórmulas de programación. La gestión única de todos los recursos del Ayuntamiento ha supuesto la colocación de un interface que integra el entorno web con lo que hay por detrás.
Aunque no es posible conocer el ahorro en costes y tiempo aparejados a este nuevo entorno de trabajo, una vez operativo el sistema logrará reducirse la burocracia con las tareas y procesos repetitivos. Además de acceder a información relacionada con el área de personal (nóminas, petición de concursos y traslados), podrán cumplimentarse instancias, pedir material, realizar presupuestos, entre otros trámites.
La segunda fase del proyecto consiste en incorporar los trámites para la firma electrónica. Según explica la responsable de Servicios de Calidad del Ayuntamiento, “la seguridad de la red estará garantizada por medido de contraseñas y unida al puesto de responsabilidad. El gestor de contenidos permitirá una mayor personalización dependiendo de las demandas del usuario y la incorporación de otros servicios”.
De cara el futuro, Villamediana apunta cómo “durante los primeros meses hemos trabajado para crear la estructura, cimientos, y categorías. Ahora ya está estructurado y cada espacio tiene su sitio y plantillas para estructurar la información. Próximamente habilitaremos un potente buscador e intentaremos mejorar lo que hay a través de una actualización diaria de servicios y contenidos”.
Dependientes del Ayuntamiento de Madrid se encuentran más de 19.000 funcionarios desplegados por todo el territorio del Municipio, una dispersión que incide en los flujos de comunicación entre departamentos, lo que viene a espesar la ya de por sí lenta burocracia a la que también se ven sometidos los trámites internos. Hasta el momento, el Ayuntamiento cuenta con 8.500 puestos informatizados dispuestos en red a través de una Intranet con dos características: ser meramente informacional y de escasa utilización. María Jesús Villamediana, directora de Servicios de Calidad del Ayuntamiento de Madrid define este portal no como una herramienta informática, sino de cambio cultural. “Queremos cambiar organizativamente nuestras formas y procedimientos de trabajo y para ello el empleado es un factor clave”, señala Villamediana. Así, el Portal del Empleado se convertirá en un elemento integrador y de comunicación interna con el que los funcionarios estarán al tanto de todas las actuaciones de su organización.
En el desarrollo del proyecto sus responsables han cuidado al máximo los detalles, ya no sólo técnicos sino de imagen, lanzamiento y difusión entre los propios funcionarios. De esta forma, el portal ha sido bautizado con el nombre de AYRE (Ayuntamiento en Red), de cara a enfatizar el carácter renovado de la nueva filosofía de trabajo que va a implantarse. Igualmente, se está ejecutando un plan de marketing diseñado por IECISA en el que se incluye desde el diseño del portal hasta la forma de presentar la información, la disposición de la misma, la utilización de colores, música y recursos gráficos. “La idea -sostiene Villamediana-, es fomentar el trabajo en equipo, que todos recurran al portal, interactúen con él reciban información y aporten. Por esta razón estamos procurando crear una herramienta con la que los usuarios se sientan cómodos. La Intranet dará acceso a cualquier aplicación corporativa o departamental. “Queremos que sea el único espacio donde se encuentren los programas ofimáticos o cualquier otro a los que se podrá entrar dependiendo del área en el que los funcionarios trabajen o el perfil que tengan”.
La Intranet tendrá alcance especialmente sobre las tres áreas de gestión interna del Ayuntamiento y sus respectivos recursos: humanos, económicos y materiales. En el corazón de este portal se encuentra Java como lenguaje de programación, sobre un servidor de aplicaciones WebSphere de IBM integrado con Vignette Content Manager Server como gestor de contenidos y DB2 como sistema de gestión de bases de datos.
La utilización de la versión 6 de Vignette les permitirá agilizar la publicación de la información en la Intranet ofreciendo al mismo tiempo versatilidad.
En cuanto a las dificultades, los responsables del proyecto han tenido que hacer frente a diferentes entornos y aplicaciones, pues los host han de convivir con los entornos web, con sistemas de distintos lenguajes y fórmulas de programación. La gestión única de todos los recursos del Ayuntamiento ha supuesto la colocación de un interface que integra el entorno web con lo que hay por detrás.
Aunque no es posible conocer el ahorro en costes y tiempo aparejados a este nuevo entorno de trabajo, una vez operativo el sistema logrará reducirse la burocracia con las tareas y procesos repetitivos. Además de acceder a información relacionada con el área de personal (nóminas, petición de concursos y traslados), podrán cumplimentarse instancias, pedir material, realizar presupuestos, entre otros trámites.
La segunda fase del proyecto consiste en incorporar los trámites para la firma electrónica. Según explica la responsable de Servicios de Calidad del Ayuntamiento, “la seguridad de la red estará garantizada por medido de contraseñas y unida al puesto de responsabilidad. El gestor de contenidos permitirá una mayor personalización dependiendo de las demandas del usuario y la incorporación de otros servicios”.
De cara el futuro, Villamediana apunta cómo “durante los primeros meses hemos trabajado para crear la estructura, cimientos, y categorías. Ahora ya está estructurado y cada espacio tiene su sitio y plantillas para estructurar la información. Próximamente habilitaremos un potente buscador e intentaremos mejorar lo que hay a través de una actualización diaria de servicios y contenidos”.
