El archivo de correos electrónicos, una tarea pendiente para las empresas

Más del 75% de los empleados dice no haber recibido recomendaciones sobre los requisitos y métodos para el almacenamiento del email, y más de un tercio afirmó que su empresa no tiene política sobre el uso del email, según el mencionado informe. Un tercio de los 260 trabajadores entrevistados explicó que había perdido archivos electrónicos importantes y que nunca los habría recuperado. Más de la mitad de los encuestados afirmó además que la tarea de archivar correo les consumía mucho tiempo y un 30% lo consideró “complicado o “poco fiable."

Del 59% que confirmó que  almacena los archivos adjuntos en los correos electrónicos, más de la cuarta parte guarda los archivos en el sistema de la compañía y un 28% en su disco duro

GFT Inboxx, el proveedor de archivo unificado que encargó el estudio, afirma que el bajo porcentaje de emails almacenados significa que las empresas ponen en riesgo el cumplimiento de las normativas reguladoras; además de ejercer una gran presión sobre los servidores de correos con un fuerte impacto en sus costes.

Juergen Obermann, director ejecutivo de la firma, explica "estos resultados sugieren bien que las organizaciones tiene todavía una actitud relajada sobre el almacenamiento de la información y la gestión del correo electrónico bien que las empresas están fallando a la hora de comunicar las reglas a sus empleados y controlar el uso que éstos hacen del email y del almacenamiento de información crítica”.

Las empresas "corren el riesgo de perder o hacer perder un gran volumen de información”, advierte Obermann. Además, añade que “nada tiene más valor para un negocio que su capacidad para revisar de forma rápida y fiable un proceso o proyecto. Si la información se pierde y la cadena de comunicación se rompe, es imposible que las empresas puedan ver el cuadro entero y, sobre todo, analizar dónde se cometen los errores”.