El 97% de las empresas españolas desconoce su gasto documental
Según el estudio realizado por IDC para Xerox Global Services
Documentos: una gran oportunidad para el control de costes y la transformación del negocio’ es el tema del estudio panaeuropeo encargado por la división de Servicios de Xerox a la consultora IDC para conocer cómo se administra actualmente la gestión documental en las organizaciones, un aspecto que el 97% de las empresas españolas encuestadas no contempla en su estrategia de negocio.
El estudio, realizado a través de entrevistas a 956 directivos de grandes compañías de catorce países europeos implicados en la gestión de documentos e información, refleja que el 72% de los encuestados en España considera que los documentos son críticos para el éxito del negocio y que una gestión adecuada de los mismos puede ser una ventaja competitiva. Según Jaime García, director de Análisis de IDC España, “estamos en la era de la optimización, donde la prioridad en las empresas es hacer más cosas, mucho mejor y más baratas, por lo que resulta vital que las organizaciones administren ágilmente su imagen a través de procesos de gestión de documentos. Los datos del estudio ponen de manifiesto que el gasto documental en las empresas se sitúa entre el 5 y el 15% de su facturación y que los ejecutivos invierten un 45% de su tiempo en la gestión de los mismos, lo que supone una pérdida de productividad y dinero importantes”.
Pese a considerar que la gestión documental es un aspecto prioritario, el estudio señala que un 90% de las empresas entrevistadas desconoce cuánto se gastan en ella y que ni siquiera tienen mecanismos para medir y controlar ese indicador. “Esto es algo preocupante –apunta García–, si se tiene en cuenta que los aspectos prioritarios de las empresas son mejorar la productividad y acotar sus costes y, tal y como se refleja en el estudio, la mayoría de las empresas no cuantifica ni controla el coste de los documentos, aunque este sea muy alto”.
En este sentido, el outsourcing o externalización de procesos se presenta como la mejor solución para resolver estos problemas. Así, el 71% de los encuestados en España piensa que la externalización es una práctica muy aceptada y la mayoría considera que es muy importante que el proveedor de servicios ofrezca una previsión de los costes (84%), flexibilidad operativa (83%) y reducción de costes (81%). Con más de 1.500 contratos de externalización en Europa, desde Xerox Global Services abogan “por un cambio en los procesos de trabajo, ya que externalizar la gestión de los procesos documentales puede producir ahorros de hasta el 40%, y aportamos soluciones a medida en todas las fases del ciclo de vida del documento”, señala Paula Belmonte, directora de XGS España.
Xerox redefine su estrategia para la impresión en gran formato
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“Permitir la interoperabilidad entre Xerox y el flujo de trabajo de nuestros partners, así como ayudar a optimizar su workflow conforme a los estándares de la industria”, se encuentran entre los principales objetivos para los responsables del negocio de impresión de gran formato de Xerox, para quienes el mercado europeo experimentará notables resultados y para el que la compañía ha diseñado una estrategia de la que esperan recoger importantes frutos.
Bajo el paraguas de FreeFlow, su estrategia para la creación de flujos de trabajo dirigidos al desarrollo de aplicaciones de alto rendimiento, Valentin Govaerts, vicepresidente senior de Producción y Artes gráficas de Xerox, apunta grandes expectativas para Europa, donde este negocio alcanzará los 100 millones de dólares el próximo año. “El europeo es un mercado en crecimiento para Xerox –asegura Govaerts-, ya que los clientes procedentes de las artes gráficas requieren cada vez mayores necesidades de producción”.
Para mejorar esta producción en gran formato, la compañía ha trabajado los últimos seis meses en definir una estrategia para este segmento y un modelo de acercamiento a este mercado con un catálogo de productos renovado y con el soporte de programas para el incentivo de las ventas. El objetivo, según Govaerts, es “proveer al mercado las mejores soluciones a un precio competitivo, cubriendo todo el mercado para gran formato, tanto en blanco y negro como en color. Nuestros clientes sabrán que sólo con nosotros y nuestros partners tendrán esas soluciones que necesitan”.
Entre los objetivos que Xerox se ha marcado se encuentra desarrollar nuevas oportunidades de negocio en el mercado de color, así como “mantener la segunda posición en el segmento de monocromo con mejores soluciones, más rápidas y asequibles”. La firma apuesta por una renovación constante de sus gamas, tanto de bajo como de medio y alto volumen, y por la estrategia FreeFlow. Esta última se basa en interfaces abiertos, lo que permite la interoperabilidad entre Xerox y los flujos de trabajo de los partners de acuerdo a los estándares de la industria (PPML, XML, JDF, UP3i), así como la construcción de un amplio catálogo para la producción en impresión y que, de momento, ya cuenta con FreeFlow Digital Workflow Collection, que aporta tres nuevos paquetes de desarrollo de software para creadores de aplicaciones de impresión de dato variable.
En opinión de Govaerts, el establecimiento de un canal de distribución sólido constituye una parte importante de su estrategia de gran formato. De momento, en España ya cuentan con 36 distribuidores y 4 VAR (distribuidores de valor añadido). No obstante, Xerox sigue abierta “a nuevas colaboraciones con fabricantes de RIPS del mercado, aunque Caldera sigue siendo la solución preferida para color y el controlador AccXES para monocromo”, puntualiza. Asimismo, tras el acuerdo para soluciones Fuji Xerox, que afianza su relación para la actual y futura cartera de productos, la compañía renovará la línea de productos de gran formato el próximo año, si bien desde el presente mes de noviembre se ha producido el reemplazo de la Max 200 de alto volumen por la 721. Se ha alcanzado otro acuerdo con Epson para el lanzamiento de Xerox Epson Solution, fruto del cual hay tres nuevos productos: los modelos 10600, 9600 y 7600 con RIP de Caldera. Asimismo, la firma también ha presentado Xerox Mutoh Solution, así como una gama color con Caldera con la introducción de una nueva familia con RIP de bajo coste. “Con estos partnerships cubrimos todos los segmentos del mercado, incrementando la oportunidad de beneficio, y disponemos de una mayor gama de producto”.
En cuanto a los objetivos de negocio para 2004, Govaerts señala que espera alcanzar en Europa entre 7 y 10 millones de euros, si bien “con el crecimiento que vamos a experimentar en los próximos años podemos incluso doblar esta facturación”.
El estudio, realizado a través de entrevistas a 956 directivos de grandes compañías de catorce países europeos implicados en la gestión de documentos e información, refleja que el 72% de los encuestados en España considera que los documentos son críticos para el éxito del negocio y que una gestión adecuada de los mismos puede ser una ventaja competitiva. Según Jaime García, director de Análisis de IDC España, “estamos en la era de la optimización, donde la prioridad en las empresas es hacer más cosas, mucho mejor y más baratas, por lo que resulta vital que las organizaciones administren ágilmente su imagen a través de procesos de gestión de documentos. Los datos del estudio ponen de manifiesto que el gasto documental en las empresas se sitúa entre el 5 y el 15% de su facturación y que los ejecutivos invierten un 45% de su tiempo en la gestión de los mismos, lo que supone una pérdida de productividad y dinero importantes”.
Pese a considerar que la gestión documental es un aspecto prioritario, el estudio señala que un 90% de las empresas entrevistadas desconoce cuánto se gastan en ella y que ni siquiera tienen mecanismos para medir y controlar ese indicador. “Esto es algo preocupante –apunta García–, si se tiene en cuenta que los aspectos prioritarios de las empresas son mejorar la productividad y acotar sus costes y, tal y como se refleja en el estudio, la mayoría de las empresas no cuantifica ni controla el coste de los documentos, aunque este sea muy alto”.
En este sentido, el outsourcing o externalización de procesos se presenta como la mejor solución para resolver estos problemas. Así, el 71% de los encuestados en España piensa que la externalización es una práctica muy aceptada y la mayoría considera que es muy importante que el proveedor de servicios ofrezca una previsión de los costes (84%), flexibilidad operativa (83%) y reducción de costes (81%). Con más de 1.500 contratos de externalización en Europa, desde Xerox Global Services abogan “por un cambio en los procesos de trabajo, ya que externalizar la gestión de los procesos documentales puede producir ahorros de hasta el 40%, y aportamos soluciones a medida en todas las fases del ciclo de vida del documento”, señala Paula Belmonte, directora de XGS España.
Xerox redefine su estrategia para la impresión en gran formato
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“Permitir la interoperabilidad entre Xerox y el flujo de trabajo de nuestros partners, así como ayudar a optimizar su workflow conforme a los estándares de la industria”, se encuentran entre los principales objetivos para los responsables del negocio de impresión de gran formato de Xerox, para quienes el mercado europeo experimentará notables resultados y para el que la compañía ha diseñado una estrategia de la que esperan recoger importantes frutos.
Bajo el paraguas de FreeFlow, su estrategia para la creación de flujos de trabajo dirigidos al desarrollo de aplicaciones de alto rendimiento, Valentin Govaerts, vicepresidente senior de Producción y Artes gráficas de Xerox, apunta grandes expectativas para Europa, donde este negocio alcanzará los 100 millones de dólares el próximo año. “El europeo es un mercado en crecimiento para Xerox –asegura Govaerts-, ya que los clientes procedentes de las artes gráficas requieren cada vez mayores necesidades de producción”.
Para mejorar esta producción en gran formato, la compañía ha trabajado los últimos seis meses en definir una estrategia para este segmento y un modelo de acercamiento a este mercado con un catálogo de productos renovado y con el soporte de programas para el incentivo de las ventas. El objetivo, según Govaerts, es “proveer al mercado las mejores soluciones a un precio competitivo, cubriendo todo el mercado para gran formato, tanto en blanco y negro como en color. Nuestros clientes sabrán que sólo con nosotros y nuestros partners tendrán esas soluciones que necesitan”.
Entre los objetivos que Xerox se ha marcado se encuentra desarrollar nuevas oportunidades de negocio en el mercado de color, así como “mantener la segunda posición en el segmento de monocromo con mejores soluciones, más rápidas y asequibles”. La firma apuesta por una renovación constante de sus gamas, tanto de bajo como de medio y alto volumen, y por la estrategia FreeFlow. Esta última se basa en interfaces abiertos, lo que permite la interoperabilidad entre Xerox y los flujos de trabajo de los partners de acuerdo a los estándares de la industria (PPML, XML, JDF, UP3i), así como la construcción de un amplio catálogo para la producción en impresión y que, de momento, ya cuenta con FreeFlow Digital Workflow Collection, que aporta tres nuevos paquetes de desarrollo de software para creadores de aplicaciones de impresión de dato variable.
En opinión de Govaerts, el establecimiento de un canal de distribución sólido constituye una parte importante de su estrategia de gran formato. De momento, en España ya cuentan con 36 distribuidores y 4 VAR (distribuidores de valor añadido). No obstante, Xerox sigue abierta “a nuevas colaboraciones con fabricantes de RIPS del mercado, aunque Caldera sigue siendo la solución preferida para color y el controlador AccXES para monocromo”, puntualiza. Asimismo, tras el acuerdo para soluciones Fuji Xerox, que afianza su relación para la actual y futura cartera de productos, la compañía renovará la línea de productos de gran formato el próximo año, si bien desde el presente mes de noviembre se ha producido el reemplazo de la Max 200 de alto volumen por la 721. Se ha alcanzado otro acuerdo con Epson para el lanzamiento de Xerox Epson Solution, fruto del cual hay tres nuevos productos: los modelos 10600, 9600 y 7600 con RIP de Caldera. Asimismo, la firma también ha presentado Xerox Mutoh Solution, así como una gama color con Caldera con la introducción de una nueva familia con RIP de bajo coste. “Con estos partnerships cubrimos todos los segmentos del mercado, incrementando la oportunidad de beneficio, y disponemos de una mayor gama de producto”.
En cuanto a los objetivos de negocio para 2004, Govaerts señala que espera alcanzar en Europa entre 7 y 10 millones de euros, si bien “con el crecimiento que vamos a experimentar en los próximos años podemos incluso doblar esta facturación”.
