El 82% de los europeos afirma que las prácticas de trabajo obsoletas les impiden ser efectivos

Este informe supone la tercera parte del Índice de Gobierno Documental de RICOH 2012, desarrollado en nombre de RICOH por Coleman Parkes Research, y revela cuáles son, a criterio de los empleados, las mejores formas de responder a los desafíos que plantea un entorno de trabajo cada vez más global, móvil y colaborativo.

De acuerdo con los encuestados, la solución va más allá de la mera adopción de nuevas tecnologías y herramientas de colaboración. Sólo un 1% de los empleados mostró su satisfacción por el uso de herramientas de colaboración, y un 4% afirmó que la mejor forma para mejorar los procesos en los que trabajan es invertir en la última tecnología. En vez de esto, los empleados recomendaron que se realicen más revisiones regulares de su forma de trabajar y que un mayor apoyo desde el nivel ejecutivo era necesario para impulsar cualquier mejora en los procesos documentales críticos que se realizan principalmente en departamentos como el de finanzas, recursos humanos y compras.

El estudio también revela una notable diferencia entre la percepción entre el nivel ejecutivo y la realidad que experimentan los empleados en su trabajo. Más del 90% de los directivos y ejecutivos de nivel C encuestados mencionaron que recopilan regularmente las opiniones y comentarios de sus empleados y que ofrecen formación sobre nuevo hardware y software implantado en sus organizaciones. Aunque entre los empleados la realidad es muy inferior, sólo el 77% de ellos afirmó que sus reacciones se tenían en cuenta antes y después del despliegue de una nueva tecnología, y un 76% reconoció haber recibido información.

"La gente es el corazón de cualquier organización, y está claro que los empleados están haciendo un llamamiento a la alta dirección para que ejerza un control más estrecho sobre los procesos documentales que sustentan sus labores cotidianas”, comenta Carsten Bruhn, Vicepresidente Ejecutivo de Ricoh Europe. "Los líderes empresariales están familiarizados con la necesidad de contar con un proceso de gestión del cambio cuando introducen una nueva forma de trabajar, pero parece que en muchas compañías europeas este proceso, simplemente, no se produce. El resultado es que los empleados se sienten excluidos de las decisiones que afectan a su forma de trabajar, y que las organizaciones corren el riesgo de que las nuevas inversiones no ofrezcan todo su potencial".

“La oportunidad para las compañías pasa por escuchar más atentamente a sus empleados, consultarles en cada paso del camino y maximizar sus conocimientos y experiencia. Puesto que son quienes trabajan con los procesos documentales a diario, suponen un recurso muy valioso que debería estar al frente y conformar el núcleo de cualquier mejora en los procesos documentales”, concluye Bruhn.