Educación trabaja para ser un ministerio 24/7

- Destina más de un millón de euros a un macroproyecto de ‘backup’, archivado y gestión de la información
- La cartera está inmersa en diversas iniciativas en materia de e-administración como formación virtual, gestión de encuestas y tratamiento masivo de datos

El Ministerio de Educación abordó a finales de 2008 un ambicioso proyecto de renovación, actualización y réplica del entorno de producción, backup y archivado al que posteriormente se uniría otro de gestión documental corporativa, con el que sus responsables buscaban una mejora a corto y a medio plazo en recuperación ante desastres y en gestión de información. Como lo denomina Francisco Antón, subdirector TIC del organismo, “este macroproyecto, en el que se ha invertido más de un millón de euros (contando hardware, software, asistencias técnicas, procesos de migración, puesta en alta disponibilidad, etc.) es la columna vertebral de las infraestructuras para las relaciones con los ciudadanos y personal del Ministerio combinando, en cada uno de los proyectos, elementos hardware y software así como un nuevo modelo organizativo y de funcionamiento”.
La tecnología seleccionada es de EMC. “En el escenario de proyectos muy complejos, tecnológicamente muy avanzados y críticos en el tiempo de desarrollo, el modelo de trabajo que se utiliza contempla la participación e implicación directa de los fabricantes de los productos utilizados. En el caso del almacenamiento y gestión documental, tras los análisis de rendimiento, económicos y las pruebas previas realizadas, se optó por productos y apoyo tecnológico de EMC –explica Antón–. Transcurridos varios meses desde la implantación de la solución los resultados obtenidos confirman la calidad y eficacia de la solución adoptada”.
Desde el punto de vista del almacenamiento, el macroproyecto ha consistido en la incorporación por parte del Ministerio de dos cabinas de EMC –modelo Clariion CX4-480 con software EMC MirrorView– que proporcionan réplica síncrona entre ellas, dos equipos Centera que componen el segmento de archivado y se replican de forma asíncrona por LAN (red de área local), así como plataformas adicionales de otros proveedores también con solución de replicación. “El proyecto de backup –comenta Antón– tiene la dificultad añadida de la heterogeneidad de los subsistemas de modo que se usan las soluciones Veritas Netbackup Vranger y Puredisk, que se encuentra en fase de pruebas, sobre dos librerías virtuales EMC DL3D-3000”.
Asimismo, se ha adoptado Documentum, también de EMC; para la gestión documental. “Esta plataforma la usan todas las aplicaciones de e-administración y las de gestión interna que manejan información no estructurada. Se sirve de la infraestructura antes mencionada con servidores Documentum virtualizados en alta disponibilidad con discos en las cabinas NAS y repositorio en Oracle 10g”.
Los resultados del proyecto han sido óptimos. Su objetivo, explica Antón, era “tener una infraestructura que proporcione servicios a ciudadanos y personal del Ministerio en un entorno de trabajo de 24x7 y un escenario, presente y futuro, de disminuciones presupuestarias”. Finalmente, este modelo de gestión TIC “ha conseguido brindar fiabilidad en su funcionamiento, mejores tiempos de respuesta ante la demanda de los usuarios y seguridad”.

e-administración
En materia de e-administración y en lo que se refiere al cumplimiento de la Ley 11/2007, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, Antón asevera que el Ministerio ha conseguido los objetivos establecidos en el plazo estipulado tanto desde el punto de vista tecnológico como organizativo y legal. “La sede electrónica del Departamento comenzó a funcionar el pasado 15 de marzo y ya hay más de 100 procedimientos empleados por los ciudadanos con una cifra superior a los 600.000 usuarios registrados”, asegura. Y recuerda que el empleo de esta sede electrónica conlleva, además del cumplimiento la normativa legal que regula las actividades del Departamento, la integración con el Registro Electrónico, la identificación de los flujos de los procesos, su automatización, la consulta electrónica de los ciudadanos, el uso por los gestores y la integración con el Portal de Notificaciones de Resoluciones”. Según Antón, el número de procedimientos electrónicos accesibles se actualiza permanentemente como fruto de la incorporación de nuevas actividades y eliminación de las obsoletas.
De cara a los próximos años el objetivo es “seguir desarrollando la e-administración dando cumplimiento al Esquema Nacional de Interoperabilidad y al Esquema Nacional de Seguridad”.

Otras iniciativas
El Ministerio trabaja también en otras áreas como la formación virtual, “dirigida a los ciudadanos, a través de los cursos de formación profesional, y al personal docente destinado en el extranjero”, explica Antón, la gestión de encuestas, pues “siempre se hacen encuestas a estudiantes, universidades, etc.”, y el tratamiento masivo de datos “que permitirán conocer la eficiencia de las ayudas y becas gestionadas por el Departamento”. Eso sí, el subdirector TIC reconoce que su área, al igual que el resto del Ministerio, está “sometida a recortes presupuestarios” ya que “es un esfuerzo de todos salir de la crisis actual”. Revela que tanto este año como de cara a 2011 y los siguientes años de legislatura disminuirá un 25% el presupuesto. “Es una realidad con la que convivimos hoy y en un próximo futuro –reflexiona Antón–. Tenemos que gestionar la actividad TIC bajo el escenario de que los usuarios no dudan de la importancia de las TI y demandan más servicios para aumentar su eficiencia, pero los presupuestos decrecen. Buscar soluciones a este escenario es uno de los retos más importantes a la gestión TIC en la Administración”.


Modelo TIC centralizado
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El Ministerio de Educación responde a un modelo de gestión TIC fuertemente centralizado y basado en líneas de comunicaciones de datos de alta capacidad ya que, en Madrid, se encuentra diseminado en 14 edificios. Como explica Francisco Antón, subdirector TIC del organismo, desde el punto de vista del usuario interno el correo electrónico es la herramienta de productividad más utilizada. “Cualquier incidencia tiene una repercusión inmediata en las casi 4.000 personas que lo utilizan durante las 24 horas del día ya que es necesario tener en cuenta la numerosa presencia educativa fuera de España”.
En el caso de los ciudadanos, su actividad es de tipo cíclico con fuertes picos y valles en función de las convocatorias y de la disposición del usuario a utilizar los servicios disponibles, según mejor le convenga en el tiempo. “En este caso –afirma Antón–, la virtualización de los sistemas, con un ratio del 100% en el segmento de servidores de aplicaciones y servidores web y del 80% de los servidores de bases de datos, permite adaptar la gestión TIC a las necesidades del día a día para lo cual realizamos constantes tareas de monitorización de la actividad informática”.
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