DPA Financial People, apuesta por la gestión unificada y controlada

SAP Business One administra los procesos de la firma

Disponer de una solución de gestión y administración que garantice la automatización de los procesos de negocio de la compañía resulta cada vez más imprescindible. Conscientes de esto, DPA Financial People, empresa especializada en ofrecer soluciones tecnológicas y financieras, ha materializado su aspiración con la elección de SAP Business One como plataforma para la gestión de su operativa diaria.

La llegada en 2001 al mercado español del holding de matriz holandesa al que pertenece DPA Financial People, supuso un cambio de estrategia en lo que hasta el momento venía siendo su principal actividad en cuanto a especialización en el sector financiero y apostaron por el sector tecnológico. De acuerdo con Jaume Gil, socio y director general de DPA Financial People, “nos estamos convirtiendo en una empresa dedicada a suministrar técnicos especializados en diferentes tecnologías, si bien nuestro punto clave son los ERP y, especialmente, SAP R/3”. Junto a esta aportación de recursos especializados con personas y conocimientos, también se dedican a la selección de personal en tres ámbitos: administración, finanzas y tecnología. Por todo ello, disponer de un sistema de gestión flexible y acorde con las necesidades de negocio, en el que el volumen de información cada vez es mayor, resultaba imprescindible.

Aunar procesos
Tras un proceso de selección, la opción de SAP Business One, el ERP por excelencia de SAP destinado a la pyme, tuvo sus fundamentos en la necesidad de integrar y automatizar los procesos de negocio en una única plataforma y base de datos. De hecho, la implantación se llevó a cabo tras casi tres años trabajando con diferentes aplicaciones departamentales. Tal y como recuerda Jaume Gil, “aunque el grupo hizo una apuesta inicial por Oracle, en España consideramos que no era la herramienta conveniente porque está pensada para la gran empresa y, al principio, sólo éramos dos personas. Por lo que optamos por soluciones departamentales como Logic Win, a nivel contable, otra aplicación similar para la gestión de nóminas, así como otras herramientas de soporte externo como Access, Excel o Power Point, entre otras”. Sin embargo, el volumen de negocio que paulatinamente ha ido adquiriendo la firma, hizo necesario apostar por una solución integrada para la gestión de clientes y de personal, administración, CRM, finanzas, facturación, reporting y controlling. “Aunque contemplamos varias opciones –apunta el responsable–, nos decidimos por SAP Business One siendo conscientes de que, si quieres algo que se ajuste al 100% a tu negocio, tienes que desarrollar a medida, algo en lo que no queríamos entrar por su coste”. En este sentido, el responsable añade que “actualmente, estamos obteniendo aproximadamente el 65% de lo que esperábamos de esta solución y, si llegamos al 80%, nos daremos por satisfechos. El 20% restante lo cubriremos con desarrollos a medida en fases posteriores y que no estarán integrados en la solución de SAP”. Así, sobre sistema operativo Windows XP Professional y con bases de datos MSSQL, desde mediados de mayo de este año, la firma dispone de la nueva solución que, a día de hoy, cuenta con nueve usuarios, cuatro de ellos con licencias en CRM y el resto para soporte administrativo y financiero y para selección de personal.

Una infraestructura en evolución
De la versión 6.5 de SAP Business One, la firma ha instalado cuatro módulos relativos a contabilidad y finanzas, logística, CRM y reporting & controlling. Así, dentro de cada uno de estos módulos se incluyen las diferentes funcionalidades que los usuarios requieren como son las finanzas, ventas, compras, interlocutores comerciales, gestión de bancos, Recursos Humanos e informes. Para Jaume Gil, de todas estas funcionalidades, el CRM ha supuesto un avance importante puesto que toda esta gestión de clientes se realizaba anteriormente con hojas de Excel. “Lo mejor ha sido poder tener una base de datos con todos los clientes y acciones comerciales de seguimiento cuando antes era todo más heterogéneo. Asimismo, la parte de recursos humanos también nos ha proporcionado una plataforma única permitiendo hacer un seguimiento del empleado más eficiente”. No obstante, junto a estos puntos a favor de la solución, Gil puntualiza algunos aspectos mejorables como la idoneidad de disponer de una versión en modo ASP, la necesidad de trabajar con jerarquías que ahora no contempla, o que incorpore una herramienta de gestión de currículums, algo básico en el negocio de DPA Financial People. Según explica el responsable, “si ponemos los aspectos a favor y en contra en una balanza, la experiencia es positiva aunque estamos encontrando carencias que intentaremos resolver colaborando con Seidor, nuestro partner en la implantación de Business One, para extraer el máximo jugo a esta herramienta”. Además de socio integrador, la firma ha establecido un contrato de renting con Seidor para el alquiler de todo el hardware del que disponen, entre otros, los dos servidores eSeries 205 de IBM para comunicaciones y producción.
Sin duda, Jaume Gil destaca que la implantación de SAP Business One les ha reportado importantes beneficios de gestión por lo que “aún siendo conscientes de que no existe una herramienta que se adapte a nuestras necesidades sin hacer una solución a medida, estamos muy satisfechos de cómo ha funcionado SAP Business One”.

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