Dos Hermanas y su modernización global
El Ayuntamiento de Dos Hermanas, recientemente galardonado con la distinción de Ciudad de la Ciencia y la Innovación, se ha embarcado en un profundo proceso de modernización tecnológica que ha articulado en nada menos que seis proyectos TIC, todos ellos bajo el paraguas del Plan E con una inversión de 1,34 millones de euros.
La implantación de un sistema de gestión documental corporativo integrado con los aplicativos del ERP; una plataforma de firma electrónica interna; un sistema de digitalización certificada de documentos en los puntos de registro; la adaptación de la oficina virtual a los requerimientos de la Ley 11/2007 añadiendo nuevos servicios y funcionalidades; la implantación de una solución para modernizar y agilizar los procesos de aprobación de resoluciones y acuerdos, además de los expedientes de contratación administrativa; y por último, el proyecto de digitalización de documentos del archivo, constituyen la hoja de ruta del departamento de Sistemas del consistorio.
Para ello, y tras valorar otras opciones de grandes integradores, el consistorio decidió apostar por T-Systems. En palabras de José Manuel Carrión, teniente de alcalde y concejal delegado de Urbanismo, Industria y Nuevas Tecnologías, “su experiencia con la Administración Local, tener soluciones modulares totalmente integradas y contar con productos ya muy desarrollados con una larga trayectoria en otras organizaciones” fueron los factores más decisivos. En realidad, su relación se remonta a una década, pues desde 2001 T-Systems ha participado en la implantación de la Gestión Tributaria, Contabilidad, Gestor de Expedientes, Registro y Oficina Virtual.
A pesar de tratarse de proyectos independientes, desde el Ayuntamiento se insiste en la idea de que “van orientados a desarrollar un mismo plan”, esto es, “modernizar y agilizar todos los procedimientos administrativos, mejorando la comunicación y los servicios a los ciudadanos, reduciendo costes y aumentando el respeto por el medio ambiente”. No se parte, sin embargo, de cero, pues como subraya el concejal “en los últimos años el Ayuntamiento ha llevado a cabo varios proyectos que han consistido en ir integrando los aplicativos, servidores e interconectando las distintas sedes municipales. Estos proyectos han ido sentando las bases sobre las que se apoyan los nuevos proyectos que han posibilitado este impulso tecnológico”.
El horizonte sin papeles
Carrión identifica como uno de los grandes retos la eliminación del papel, sustituyéndolo por el documento electrónico, fundamentalmente debido a los cambios organizativos que ello implica. En este sentido, el responsable ya cuenta en sus previsiones que, “con la puesta en funcionamiento de los nuevos proyectos, tengamos una reducción del papel en torno al 40% durante el primer año y esperamos que en los próximos cuatro años el uso del papel se reduzca casi en su totalidad”.
En este proceso, una de las piedras angulares es la digitalización del archivo histórico y, precisamente en este ámbito, durante el año 2010 se realizaron trabajos de reorganización y expurgo de los fondos documentales del archivo general, explica Carrión, apuntando que “con el proyecto de digitalización se están digitalizando los documentos históricos que corren mayor peligro de deterioro y documentos más recientes por su valor administrativo y por ser documentos de consulta muy frecuente”.
Desde el punto de vista tecnológico, la infraestructura TIC está basada en una red corporativa que conecta las principales sedes por fibra óptica, lo que permite la conexión de los puestos de trabajo Windows con todos los servicios principales ubicados en un CPD centralizado sobre un entorno virtualizado con servidores Windows y Linux. Para soportar los nuevos sistemas y mejorar la disponibilidad de los servicios se han reforzado la plataforma de hardware con seis servidores blade, sobre el que se ha desplegado un cluster VMware Sphere dando soporte a todos los servicios críticos, y una cabina de almacenamiento IBM.
Además, Carrión indica que el uso del software libre está muy extendido –sobre todo para servicios de Internet, comunicaciones y ofimática– y, de hecho, “antes de implantar una solución de software se evalúan distintas aplicaciones basadas en software libre y si no convence ninguna se opta por software propietario”.
