Del ERP mainframe al ERP light

Los vendedores están ofreciendo implementaciones más fáciles y más rápidas trasladando sus aplicaciones integradas a plataformas menos costosas, como Windows NT, o suministrando versiones pre-configuradas o de funcionalidad reducida . Como consecuencia de esto, la responsabilidad en el proceso de compra y aprobación se está desplazando rápidamente hacia abajo, desde el director de información a la infraestructura de TI .

La complejidad puede acabar con los mejores sistemas de información, y esto es particularmente cierto en lo que se refiere a los sistemas de Planificación de Recursos de Empresa o ERP ( Enterprise Resource Planning ) , que se encuentran entre los más complejos de los sistemas comerciales de uso corriente que se están instalando en la actualidad . Y, además, al incorporar los principales sistemas ERP cada vez más funcionalidad tanto de gestión de cadena de suministro como front-office, esa complejidad no está precisamente disminuyendo .

Un estudio realizado por la consultora Standish Group muestra que al aumentar la complejidad de un proyecto, aumenta también la posibilidad de fallo . Esta firma de investigaciones de mercado calcula que por lo menos un 90% de las implementaciones ERP se terminan fuera de plazo y por encima del presupuesto, debido en gran parte a la complejidad .

Es aquí donde entra en acción el concepto ERP Light: versiones de paquetes ERP integrados convencionales, pero con funcionalidad reducida, preconfiguradas, para sectores específicos, dispuestas para plataformas determinadas, o simplificadas y racionalizadas de otras formas diversas . El concepto ERP Light promete la misma gran funcionalidad de las versiones completas, pero con una implementación más fácil y más rápida .

Los principales vendedores ERP reconocen claramente la complejidad de sus productos convencionales . Un importante proveedor de soluciones ERP ha llegado a afirmar que la fama de complejidad de su producto hizo disminuir por lo menos en tres puntos la tasa de crecimiento de su compañía . Al parecer, sus competidores hicieron hincapié en la supuesta complejidad de la aplicación como un punto débil de la misma .

De todas formas, esto no impidió que ese vendedor haya mantenido un envidiable crecimiento anual acumulativo del 50% durante los últimos años, ni que el sector mismo haya experimentado un crecimiento asombroso . A pesar de algunas historias de terror sobre aplicaciones cuya implementación cuesta muchos millones y requiere muchos años, el sector ERP continúa mostrando ganancias impresionantes . Según la consultora AMR Research, frente a unas ventas de casi 11 . 000 millones de dólares en 1997, se prevé que el sector llegará a cerca de 52 . 000 millones de dólares para el año 2002, y que registrará un crecimiento anual acumulativo del 37% en ese período .

Sin embargo, la complejidad continúa siendo un obstáculo para el sector, especialmente al dirigir éste sus esfuerzos de venta hacia los mercados de pequeñas y medianas empresas, que representan áreas clave de crecimiento futuro . Las grandes compañías, al nivel más alto, tienen ya paquetes ERP o los están implementando y, como el mercado está en parte saturado, las compañías se están moviendo hacia abajo, al mercado de tamaño medio, es decir, al segundo nivel . Estas compañías han oído historias muy negativas sobre implementaciones ERP a un costo de millones, y los vendedores de productos ERP no pueden permitirse que suceda eso en el segundo nivel .

Viendo la luz

El concepto ERP Light, en sus diversas formas, representa la respuesta de los vendedores al desafío planteado por la complejidad . En algunos casos, ERP Light significa poco más que suministrar el paquete ERP en una plataforma más simple y menos costosa, como Windows NT, mientras que en otros requiere preconfigurar el software para un sector específico o eliminar la funcionalidad que una empresa pequeña podría no necesitar, como la capacidad para múltiples divisas, el soporte para múltiples subsidiarias, o una combinación de cualquiera de las funcionalidades mencionadas .

ERP Light parece resultar más prometedor para las pequeñas y medianas empresas . Hay formas mejores y peores de " aligerar " los sistemas ERP . Por ejemplo, algunos vendedores preconfiguran el software . Aunque el producto puede tener un precio algo más bajo, los ahorros en licencia de software no son importantes . Los grandes ahorros se derivan de unas implementaciones más rápidas y de la consiguiente disminución de los costos .

Un enfoque que suele adoptarse menos frecuentemente es el de " reducir la inteligencia " de los sistemas ERP eliminando funcionalidad . Pero no siempre es adecuado hacer menos inteligente el producto . Todas las pequeñas y medianas empresas tienen las mismas necesidades y requerimientos que las grandes . Debido especialmente a la existencia de la Internet, una compañía de tamaño medio tiene las mismas probabilidades de realizar negocios en el extranjero que una grande . Y, de forma similar, las compañías de tamaño medio pueden tener subsidiarias con las mismas complejidades operacionales y logísticas que las grandes .

Totalmente vertical

Otra forma en que los vendedores " aligeran " el producto ERP es mediante versiones dirigidas a sectores específicos . Una forma de facilitar la implementación de estos productos es mediante sistemas preconfigurados . Los sistemas pueden ser preconfigurados e incluidos en un paquete para una plataforma específica, como Windows NT, o pueden ser adaptados a un mercado específico, como las telecomunicaciones o la asistencia sanitaria .

Es posible que las soluciones ERP ofrezcan pronto funciones y características " light " . Si se entiende por ERP Light aquellas soluciones que son más rápidas y económicas de implementar, todas las compañías, y no sólo las pequeñas y medianas, demandarán versiones más ligeras de las soluciones integradas . Teniendo en cuenta que las empresas funcionan actualmente a velocidad Web, pocas de ellas podrán permitirse ya el lujo de emplear dos o tres años en implementar un sistema crítico .

Outsourcing para el trabajo pesado

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Una forma de aligerar la solución ERP es haciendo que otro realice el trabajo pesado mediante un acuerdo de " outsourcing " , un método ya conocido que podría resurgir ahora en el espacio ERP . El " outsourcing ERP " consiste en recurrir a un tercero, que generalmente es el vendedor ERP o una de sus firmas colaboradoras, para manejar y mantener una aplicación ERP por cuenta de la compañía en cuestión .

El outsourcing ERP puede presentar una variedad de métodos o enfoques . Bajo este método, los usuarios no poseen la aplicación, sino que la utilizan mediante leasing sobre la base de un acuerdo de pago por utilización . Los vendedores están comenzando a ofrecer soluciones ERP bajo este enfoque . El interés por el outsourcing ERP está promovido por varios factores . En primer lugar, el método de pagar según se avanza elimina la necesidad de una gran inversión inicial . Además, los cargos son tratados como gastos en lugar de como costos de capital, lo cual puede ofrecer ventajas contables en muchos casos . Y, en segundo lugar, la escasez de personal ERP con experiencia no deja a muchas compañías otra opción que recurrir al outsourcing . De todas formas, el outsourcing ERP presenta algunos problemas en potencia . Por ejemplo, la mayoría de las empresas adaptan sus soluciones ERP a través de los múltiples parámetros configurables que forman parte del proceso de implementación, lo cual es uno de los motivos de que las implementaciones ERP resulten tan difíciles y complicadas . Una solución de outsourcing puede requerir una versión simp