Cuando la gestión informática se convierte en arte
IVAM, Thyssen y Telefónica automatizan sus colecciones
El gran volumen de información que hay que gestionar en un museo, con el inventariado de las obras artísticas, localización, préstamos, estado de conservación, material gráfico y celebración de exposiciones llevó al Instituto Valenciano de Arte Moderno (IVAM) a buscar una solución que integrara toda la gestión técnico-artística de su centro. La respuesta fue GCP-GET, una aplicación específicamente diseñada para este sector por Open Solutions y que se ha implantado en el museo Thyssen-Bornemisza y la Fundación Telefónica.
Open Solutions, empresa española especializada en consultoría y desarrollo de proyectos tecnológicos, ha dado con la clave para que los museos puedan incorporar las últimas tecnologías de la información en sus complejos procesos de gestión. Su herramienta de Gestión Integral de Colecciones y Exposiciones de Museos (GCP-GET) se está convirtiendo en un estándar para la gestión informática de este tipo de instituciones culturales y el Instituto Valenciano de Arte Moderno (IVAM) se ha convertido en su principal valedor.
La falta de un registro informatizado que integrara el inventario de obras y autores, la información documental y gráfica de las mismas, su localización y movimientos, la gestión de préstamos y de exposiciones propias y temporales, así como el acceso compartido por parte de los distintos departamentos del museo encaminó al IVAM a buscar una herramienta específica que gestionara este complejo proceso en el año 1994. “Fue entonces cuando nos planteamos informatizar toda la gestión técnico-artística y buscamos una aplicación a nuestra medida. Finalmente la encontramos en Open Solutions, que había desarrollado una herramienta específica para este tipo de instituciones. Las ventajas que la implantación de GCP-GET nos aportaba hizo que comenzáramos a desarrollar el análisis para llevarlo a cabo de forma modular”, señala Alberto Mata, director de Informática del IVAM.
El proyecto de implantación de GCP-GET en el IVAM se desarrollo más lentamente de lo previsto, ya que los fondos del propio museo financiaban la adquisición de los diferentes módulos. “Ese periodo lo dedicamos a analizar la situación y requerimientos que teníamos, así como a personalizar la aplicación, a migrar los datos y a formar a nuestra plantilla –señala Mata-. En el año 1996 la primera fase de la aplicación, es decir, la gestión integral de las colecciones (GCP) estaba totalmente operativa”.
Dos años más tarde, este instituto de arte moderno decidió ampliar la aplicación con un módulo específico para la gestión temporal de exposiciones (GET) y que se completó el pasado año con otro orientado al Área de Restauración, que incluye servicios para el mantenimiento de informes de condición, tratamiento gráfico de daños e incidencias y utilidades para su seguimiento. “Ha sido un proceso que ha evolucionado con el tiempo y con las necesidades que teníamos en el museo. La implantación total de todos los módulos de la aplicación nos ha supuesto un desembolso de unos 24 millones de euros que hemos financiado con los recursos propios”.
Interacción con la Red
La solución integral de Open Solutions para gestionar la colección permanente de un museo y de las exposiciones temporales (GCP-GET) permite disponer y compartir en tiempo real la información necesaria entre las distintas áreas y departamentos de esta clase de instituciones. “Estamos ante una herramienta llamada a revolucionar la relación entre las instituciones museísticas que la adopten, permitiendo incorporar en su propia gestión técnico-artística los beneficios derivados de la presencia e interacción en la Red y constituyendo así una sólida plataforma para la colaboración electrónica y el e-business”, señala Fernando Sierra, socio director de Open Solutions Valencia.
GCP-GET está basado en estándares y se integra plenamente en el entorno del cliente a todos los niveles, desde la propia base de datos hasta en herramientas de ofimática, formatos documentales, sistemas de correo e Internet. Además, trabaja con bases de datos relacionales (SQL Server, Oracle, etc) y MS Office mediante plataformas de desarrollo orientado a objetos. “Esta solución puede adaptarse así a las características de cualquier entidad gracias a su estructura modular, con áreas específicas para la gestión de la colección, gestión de préstamos y movimientos, exposiciones temporales, restauración y catálogos gráficos en todo tipo de soportes”.
En este sentido, GCPGET dispone de capas adicionales para la colaboración y trabajo en grupo, además de sistemas específicos de seguridad y accesibilidad desde Internet. La integración con la Red puede realizarse a distintos niveles, desde la publicación de información en Web hasta el acceso online a determinadas áreas de la aplicación. Para Fernando Sierra, “esta funcionalidad va a permitir en el futuro estrechar las relaciones entre museos, profesionales y usuarios del sector, abriendo una vía de colaboración de innumerables posibilidades”.
Escalable y modular
La solución de Open Solutions se presenta en una ‘suite’ de módulos para abordar los proyectos de un modo escalable y adaptados a las necesidades y aspectos particulares de cada entidad. Así, el modulo de Inventario gestiona toda la información asociada a la colección (obras, autores, ubicaciones o documentos de cada institución) que se complementa con una potente herramienta de búsqueda por imágenes.
A través del módulo de gestión de préstamos y movimientos se controlan los itinerarios, movimientos y disponibilidad de las obras, emitiendo automáticamente los documentos necesarios y haciendo posible la planificación a largo plazo de la colección, los préstamos y las exposiciones. Mientras que el módulo de gestión de Exposiciones Temporales facilita la planificación y automatización de los procesos de control asociados a las obras que componen una exposición temporal. Según Sierra, “la eficacia de esta gestión ha permitido abordar un mayor número de exposiciones en los museos que utilizan GCP-GET”.
Para Alberto Mata, director de Informática del IVAM, “los beneficios que ha supuesto la implantación de esta herramienta son muy importantes, ya que actualmente tenemos la gestión técnico-artística del museo totalmente cubierta, con un control diario de cada una de las obras, de sus autores, de sus movimientos geográficos y todo ello apoyado con un inventario gráfico en todos los soportes”.
El desarrollo del módulo de Restauración añade además servicios para el mantenimiento de informes de condición, tratamiento gráfico de daños e incidencias y utilidades para su seguimiento y evolución en el tiempo. “Estamos ante un producto dirigido específicamente a mejorar el control de los procesos de restauración, permitiendo gestionar los informes de condición, describir gráficamente el estado de conservación de cada obra de arte, mantener una memoria de intervenciones, automatizar la emisión de documentos y disponer en todo momento de información actualizada sobre el estado
Open Solutions, empresa española especializada en consultoría y desarrollo de proyectos tecnológicos, ha dado con la clave para que los museos puedan incorporar las últimas tecnologías de la información en sus complejos procesos de gestión. Su herramienta de Gestión Integral de Colecciones y Exposiciones de Museos (GCP-GET) se está convirtiendo en un estándar para la gestión informática de este tipo de instituciones culturales y el Instituto Valenciano de Arte Moderno (IVAM) se ha convertido en su principal valedor.
La falta de un registro informatizado que integrara el inventario de obras y autores, la información documental y gráfica de las mismas, su localización y movimientos, la gestión de préstamos y de exposiciones propias y temporales, así como el acceso compartido por parte de los distintos departamentos del museo encaminó al IVAM a buscar una herramienta específica que gestionara este complejo proceso en el año 1994. “Fue entonces cuando nos planteamos informatizar toda la gestión técnico-artística y buscamos una aplicación a nuestra medida. Finalmente la encontramos en Open Solutions, que había desarrollado una herramienta específica para este tipo de instituciones. Las ventajas que la implantación de GCP-GET nos aportaba hizo que comenzáramos a desarrollar el análisis para llevarlo a cabo de forma modular”, señala Alberto Mata, director de Informática del IVAM.
El proyecto de implantación de GCP-GET en el IVAM se desarrollo más lentamente de lo previsto, ya que los fondos del propio museo financiaban la adquisición de los diferentes módulos. “Ese periodo lo dedicamos a analizar la situación y requerimientos que teníamos, así como a personalizar la aplicación, a migrar los datos y a formar a nuestra plantilla –señala Mata-. En el año 1996 la primera fase de la aplicación, es decir, la gestión integral de las colecciones (GCP) estaba totalmente operativa”.
Dos años más tarde, este instituto de arte moderno decidió ampliar la aplicación con un módulo específico para la gestión temporal de exposiciones (GET) y que se completó el pasado año con otro orientado al Área de Restauración, que incluye servicios para el mantenimiento de informes de condición, tratamiento gráfico de daños e incidencias y utilidades para su seguimiento. “Ha sido un proceso que ha evolucionado con el tiempo y con las necesidades que teníamos en el museo. La implantación total de todos los módulos de la aplicación nos ha supuesto un desembolso de unos 24 millones de euros que hemos financiado con los recursos propios”.
Interacción con la Red
La solución integral de Open Solutions para gestionar la colección permanente de un museo y de las exposiciones temporales (GCP-GET) permite disponer y compartir en tiempo real la información necesaria entre las distintas áreas y departamentos de esta clase de instituciones. “Estamos ante una herramienta llamada a revolucionar la relación entre las instituciones museísticas que la adopten, permitiendo incorporar en su propia gestión técnico-artística los beneficios derivados de la presencia e interacción en la Red y constituyendo así una sólida plataforma para la colaboración electrónica y el e-business”, señala Fernando Sierra, socio director de Open Solutions Valencia.
GCP-GET está basado en estándares y se integra plenamente en el entorno del cliente a todos los niveles, desde la propia base de datos hasta en herramientas de ofimática, formatos documentales, sistemas de correo e Internet. Además, trabaja con bases de datos relacionales (SQL Server, Oracle, etc) y MS Office mediante plataformas de desarrollo orientado a objetos. “Esta solución puede adaptarse así a las características de cualquier entidad gracias a su estructura modular, con áreas específicas para la gestión de la colección, gestión de préstamos y movimientos, exposiciones temporales, restauración y catálogos gráficos en todo tipo de soportes”.
En este sentido, GCPGET dispone de capas adicionales para la colaboración y trabajo en grupo, además de sistemas específicos de seguridad y accesibilidad desde Internet. La integración con la Red puede realizarse a distintos niveles, desde la publicación de información en Web hasta el acceso online a determinadas áreas de la aplicación. Para Fernando Sierra, “esta funcionalidad va a permitir en el futuro estrechar las relaciones entre museos, profesionales y usuarios del sector, abriendo una vía de colaboración de innumerables posibilidades”.
Escalable y modular
La solución de Open Solutions se presenta en una ‘suite’ de módulos para abordar los proyectos de un modo escalable y adaptados a las necesidades y aspectos particulares de cada entidad. Así, el modulo de Inventario gestiona toda la información asociada a la colección (obras, autores, ubicaciones o documentos de cada institución) que se complementa con una potente herramienta de búsqueda por imágenes.
A través del módulo de gestión de préstamos y movimientos se controlan los itinerarios, movimientos y disponibilidad de las obras, emitiendo automáticamente los documentos necesarios y haciendo posible la planificación a largo plazo de la colección, los préstamos y las exposiciones. Mientras que el módulo de gestión de Exposiciones Temporales facilita la planificación y automatización de los procesos de control asociados a las obras que componen una exposición temporal. Según Sierra, “la eficacia de esta gestión ha permitido abordar un mayor número de exposiciones en los museos que utilizan GCP-GET”.
Para Alberto Mata, director de Informática del IVAM, “los beneficios que ha supuesto la implantación de esta herramienta son muy importantes, ya que actualmente tenemos la gestión técnico-artística del museo totalmente cubierta, con un control diario de cada una de las obras, de sus autores, de sus movimientos geográficos y todo ello apoyado con un inventario gráfico en todos los soportes”.
El desarrollo del módulo de Restauración añade además servicios para el mantenimiento de informes de condición, tratamiento gráfico de daños e incidencias y utilidades para su seguimiento y evolución en el tiempo. “Estamos ante un producto dirigido específicamente a mejorar el control de los procesos de restauración, permitiendo gestionar los informes de condición, describir gráficamente el estado de conservación de cada obra de arte, mantener una memoria de intervenciones, automatizar la emisión de documentos y disponer en todo momento de información actualizada sobre el estado
