Contratación y licitación electrónicas a punto
Patrimonio contribuye al asentamiento del e-Government
Optimización, transparencia y agilidad son las máximas por las que siempre se ha regido el proceso de adquisición de bienes y servicios centralizados dentro de la Administración General del Estado, una tarea encomendada a la Dirección General del Patrimonio y cuyos esfuerzos se están centrando en los últimos tiempos en convertirse en una central de compras pública electrónica.
La Dirección General del Patrimonio del Estado dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda tiene, entre sus múltiples funciones, que servir a los intereses del Estado en su carrera hacia la implantación de la Administración Electrónica. En este sentido está actualizando sus sistemas de compras centralizados para permitir la adquisición de bienes y servicios de forma electrónica. Los esfuerzos de modernización y de gestión de la AGE en los últimos cinco años están teniendo su reflejo en el consolidado sistema de compras de Patrimonio que ha visto cómo en este período se ha multiplicado por tres la facturación, el número de expedientes y el volumen de compras que tramita.
A lo largo de 2001 las compras realizadas a través del sistema ascendieron a 650 millones de euros (más de 22.000 contratos), teniendo la partida de TI un valor aproximado de 300 millones de euros, incluyendo servicios, ordenadores, comunicaciones, impresoras, etc.
Además de las ventajas que ofrece este sistema centralizado en cuanto a economía de escala y normalización, sus grandes virtudes son la rapidez en la tramitación, eficacia en la contratación, y la garantía de actuar dentro de un marco de seguridad jurídica bajo el estricto cumplimiento de la normativa de Contratos. Ofrece a los gestores, por tanto, la certeza de comprar a buenos precio, bajo el paraguas legal del Estado y sin ningún tipo de incidencias. Y es que, la tasa de incidencias del 2001 se situó en el 1 por mil.
Para favorecer la adopción de iniciativas encaminadas a la implantación de la Administración electrónica, la Dirección General del Patrimonio puso en marcha en el año 1999 la contratación de servicios de desarrollo informático, destinado a facilitar la adaptación de los sistemas de información al problema del año 2000 y posteriormente el del euro.
Éste fue el germen de un nuevo proyecto de centralización de servicios para la creación, adaptación o puesta en marcha de sistemas de información y de gestión administrativa en línea con los esquemas y directrices de la Administración electrónica así como servicios de alojamiento web. “Estimamos que su entrada en vigor se produzca finales de enero del 2003. Será una herramienta de contratación bastante ágil, que facilitará a las diferentes unidades administrativas adaptar sus sistemas a entornos que faciliten la vida del ciudadano de cara a su actuación con la administración”, sostiene Daniel J. Avedillo, subdirector general de Compras de la Dirección General del Patrimonio.
Conecta Patrimonio
Patrimonio está volcado actualmente en facilitar la contratación y licitación electrónica. El reflejo está en CONECTA Patrimonio (Contratación Electrónica Centralizada), que supone la comunicación entre el organismo, los usuarios y las empresas mediante medios telemáticos, Internet fundamentalmente. El proyecto se inició el pasado año y lleva una dotación cercana a los tres millones de euros.
Patrimonio gestiona las compras de todos los organismos públicos distribuidos por toda la geografía nacional, problemática que le obliga a luchar contra el tiempo. “Aunque nuestros tiempos de tramitación de contratos son muy cortos –sostiene Avedillo-. Tenemos el compromiso con los usuarios de responder a cualquier petición antes de 48 horas. Sin embargo, podemos arañar en los tiempos asociados al transporte, que puedan obtener la información, descargársela y enviar sus ofertas de forma electrónica. Además, se suprimirán entradas de datos, porque todas las peticiones las realizarán los usuarios mediante un sistema de cesta de la compra”.
Implantado este procedimiento, el sistema adolecerá del último eslabón de la cadena, el pago de las compras, que por el momento no está previsto activarlo en Internet. Tanto los usuarios como las empresas puedan controlar de forma electrónica todos los procesos administrativos, hacer un seguimiento, validar la instalación o entrega de producto, pero el pago deberán realizarlo de la forma convencional.
La primera fase de Conecta se ha dado por cerrada con el lanzamiento de la nueva web de Patrimonio. Una web con más de 70.000 productos del catálogo en línea, que recoge el testigo de su predecesora puesta en marcha en 1997 orientada a compartir la información disponible en este ente con todos los actores, a la vez que incorpora nuevas funcionalidades. “Se han incorporado posibilidades de la cesta de la compra, para que cualquier persona que navega por nuestro web pueda ir seleccionando artículos e ir creando ficheros de peticiones. Lo que no pueden de momento, es enviarnos los firmados electrónicamente con firma digital, algo que resolveremos en la segunda fase”, apunta Daniel Avedillo.
La actualización también ha servido para incorporar un sistema de información que permite a cada centro tener conocimiento sobre sus compras, o a las empresas sobre sus ventas. Todo ello al día y en línea, ordenado por fechas, precios, catálogos, etc. De la misma forma, se ofrece la posibilidad a las empresas de actualizar sus productos en línea, sin necesidad de trámites administrativos, cargando imágenes que más tarde valida Patrimonio. “También hemos volcado toda la información de los concursos que se celebran en Patrimonio, con los pliegos, el software que necesitan para rellenar las ofertas”, señala Avedillo.
A principios de 2002 también ha visto la luz PROTEO, conocido internamente como programa facilitador, para el tratamiento electrónico de las ofertas. Una solución que permite generar en cada concurso y de forma interactiva, el software para la tramitación de las ofertas, sistematizando la cumplimentación de las ofertas por parte de las empresas, que permitirá, con su sistema de valoración, “reducir los tiempos de tramitación de los concursos a la mitad”, afirma Avedillo.
Con todo ello está previsto que a finales de año esté operativo el piloto de contratación electrónica, con capacidad para tramitar las peticiones. Lo que implica, además de hacer la cesta de la compra, firmar las peticiones, remitirlas a Patrimonio para su análisis y envío electrónico a las empresas . Por último en los primeros meses del 2003 se pueda llevar a cabo la primera licitación electrónica de un concurso de tipo.
La Dirección General del Patrimonio del Estado dependiente del Ministerio de Economía y Hacienda tiene, entre sus múltiples funciones, que servir a los intereses del Estado en su carrera hacia la implantación de la Administración Electrónica. En este sentido está actualizando sus sistemas de compras centralizados para permitir la adquisición de bienes y servicios de forma electrónica. Los esfuerzos de modernización y de gestión de la AGE en los últimos cinco años están teniendo su reflejo en el consolidado sistema de compras de Patrimonio que ha visto cómo en este período se ha multiplicado por tres la facturación, el número de expedientes y el volumen de compras que tramita.
A lo largo de 2001 las compras realizadas a través del sistema ascendieron a 650 millones de euros (más de 22.000 contratos), teniendo la partida de TI un valor aproximado de 300 millones de euros, incluyendo servicios, ordenadores, comunicaciones, impresoras, etc.
Además de las ventajas que ofrece este sistema centralizado en cuanto a economía de escala y normalización, sus grandes virtudes son la rapidez en la tramitación, eficacia en la contratación, y la garantía de actuar dentro de un marco de seguridad jurídica bajo el estricto cumplimiento de la normativa de Contratos. Ofrece a los gestores, por tanto, la certeza de comprar a buenos precio, bajo el paraguas legal del Estado y sin ningún tipo de incidencias. Y es que, la tasa de incidencias del 2001 se situó en el 1 por mil.
Para favorecer la adopción de iniciativas encaminadas a la implantación de la Administración electrónica, la Dirección General del Patrimonio puso en marcha en el año 1999 la contratación de servicios de desarrollo informático, destinado a facilitar la adaptación de los sistemas de información al problema del año 2000 y posteriormente el del euro.
Éste fue el germen de un nuevo proyecto de centralización de servicios para la creación, adaptación o puesta en marcha de sistemas de información y de gestión administrativa en línea con los esquemas y directrices de la Administración electrónica así como servicios de alojamiento web. “Estimamos que su entrada en vigor se produzca finales de enero del 2003. Será una herramienta de contratación bastante ágil, que facilitará a las diferentes unidades administrativas adaptar sus sistemas a entornos que faciliten la vida del ciudadano de cara a su actuación con la administración”, sostiene Daniel J. Avedillo, subdirector general de Compras de la Dirección General del Patrimonio.
Conecta Patrimonio
Patrimonio está volcado actualmente en facilitar la contratación y licitación electrónica. El reflejo está en CONECTA Patrimonio (Contratación Electrónica Centralizada), que supone la comunicación entre el organismo, los usuarios y las empresas mediante medios telemáticos, Internet fundamentalmente. El proyecto se inició el pasado año y lleva una dotación cercana a los tres millones de euros.
Patrimonio gestiona las compras de todos los organismos públicos distribuidos por toda la geografía nacional, problemática que le obliga a luchar contra el tiempo. “Aunque nuestros tiempos de tramitación de contratos son muy cortos –sostiene Avedillo-. Tenemos el compromiso con los usuarios de responder a cualquier petición antes de 48 horas. Sin embargo, podemos arañar en los tiempos asociados al transporte, que puedan obtener la información, descargársela y enviar sus ofertas de forma electrónica. Además, se suprimirán entradas de datos, porque todas las peticiones las realizarán los usuarios mediante un sistema de cesta de la compra”.
Implantado este procedimiento, el sistema adolecerá del último eslabón de la cadena, el pago de las compras, que por el momento no está previsto activarlo en Internet. Tanto los usuarios como las empresas puedan controlar de forma electrónica todos los procesos administrativos, hacer un seguimiento, validar la instalación o entrega de producto, pero el pago deberán realizarlo de la forma convencional.
La primera fase de Conecta se ha dado por cerrada con el lanzamiento de la nueva web de Patrimonio. Una web con más de 70.000 productos del catálogo en línea, que recoge el testigo de su predecesora puesta en marcha en 1997 orientada a compartir la información disponible en este ente con todos los actores, a la vez que incorpora nuevas funcionalidades. “Se han incorporado posibilidades de la cesta de la compra, para que cualquier persona que navega por nuestro web pueda ir seleccionando artículos e ir creando ficheros de peticiones. Lo que no pueden de momento, es enviarnos los firmados electrónicamente con firma digital, algo que resolveremos en la segunda fase”, apunta Daniel Avedillo.
La actualización también ha servido para incorporar un sistema de información que permite a cada centro tener conocimiento sobre sus compras, o a las empresas sobre sus ventas. Todo ello al día y en línea, ordenado por fechas, precios, catálogos, etc. De la misma forma, se ofrece la posibilidad a las empresas de actualizar sus productos en línea, sin necesidad de trámites administrativos, cargando imágenes que más tarde valida Patrimonio. “También hemos volcado toda la información de los concursos que se celebran en Patrimonio, con los pliegos, el software que necesitan para rellenar las ofertas”, señala Avedillo.
A principios de 2002 también ha visto la luz PROTEO, conocido internamente como programa facilitador, para el tratamiento electrónico de las ofertas. Una solución que permite generar en cada concurso y de forma interactiva, el software para la tramitación de las ofertas, sistematizando la cumplimentación de las ofertas por parte de las empresas, que permitirá, con su sistema de valoración, “reducir los tiempos de tramitación de los concursos a la mitad”, afirma Avedillo.
Con todo ello está previsto que a finales de año esté operativo el piloto de contratación electrónica, con capacidad para tramitar las peticiones. Lo que implica, además de hacer la cesta de la compra, firmar las peticiones, remitirlas a Patrimonio para su análisis y envío electrónico a las empresas . Por último en los primeros meses del 2003 se pueda llevar a cabo la primera licitación electrónica de un concurso de tipo.
