Consolidación de aplicaciones del ERP: ¿Cuándo es hora de cortar?

La proliferación de aplicaciones en la empresa puede generar gastos innecesarios y riesgo de problemas

¿Recuerda a Aron Ralston? Es un alpinista que en 2003 se vio obligado a cortarse su propio brazo, que se había quedado atascado en una roca, para poder salvar su vida. Ralston cometió la imprudencia de ir a la montaña solo y sin decirle a nadie adónde iba. ¿Cuántos de nosotros tendríamos la fuerza de voluntad necesaria para amputarnos nuestro propio brazo con la intención de librarnos de una situación preocupante y mortal?
Actualmente muchas empresas se encuentran en situaciones comparables: están atrapadas bajo el peso de una gran cantidad de aplicaciones. Algunas que funcionan solas, otras que se integran bien entre ellas y otras que nadie sabe para qué sirven o por qué se compraron.
Como Ralston, los últimos años las empresas han cometido imprudencias, siguiendo la estrategia de “cuantas más aplicaciones, mejor”. Esto ha provocado una burbuja, un gasto innecesario y el riesgo de no cumplir con la normativa.
Con motivo del informe de Forrester Research “Loss of Historical Financial Data Triggered This Application Consolidation Program”, el analista Phil Murphy estudia el caso de una empresa energética para ilustrar lo imprudente y peligroso que es ignorar las medidas de consolidación de aplicaciones. “Las hinchadas carteras de aplicaciones representan un gravamen serio que afecta a recursos que se podrían utilizar para activar nuevos proyectos e innovaciones”, escribe Murphy. “Esa burbuja de aplicaciones consume los fondos destinados a mantener el hardware y el software, multiplica las actualizaciones tecnológicas y obliga a las firmas a arriesgarse demasiado”.

El efecto Bola de Nieve
Según Murphy, la historia de la empresa energética estudiada comienza con el director de aplicaciones, que se presenta ante el director financiero para intentar explicarle por qué se han perdido dos años de datos de producción. Y es que, para ahorrar tiempo y dinero, una administración anterior del departamento de TI permitió que la aplicación ERP antigua siguiese funcionando en “modo consulta”, para asegurarse de que los usuarios no perdiesen el acceso a los datos financieros y administrativos. El director del proyecto ahorró tiempo, pero también empujó a la empresa hacia el desastre.
Esta estrategia corta de miras provocó una “proliferación de aplicaciones pensadas exclusivamente para hacer consultas”, y eso desencadenó una expansión del ERP. Las actualizaciones sucesivas fueron como una bola de nieve que cada vez añadía más aplicaciones empresariales de consulta. “Con el paso del tiempo, el problema se multiplicó hasta tal punto que la empresa tenía varios ERP de diferentes proveedores, además del nuevo sistema de registro”, explica Murphy. “También tenía varias aplicaciones del ERP y financieras creadas a medida, procedentes de fusiones. La empresa estaba utilizando y manteniendo decenas de aplicaciones, muchas sólo para hacer comparaciones ocasionales con datos históricos”. Esta complejidad empezó a notarse en los sistemas financieros de la empresa y acabó provocando la pérdida de datos. Llegó un punto en el que el departamento de TI eliminó una aplicación a la que no había accedido nadie en meses. “Esta purga pasó desapercibida hasta que el director financiero necesitó unos datos históricos y descubrió que faltaban dos años”, escribe Murphy. La pérdida de datos implicó que la empresa incumpliera las normas de varios organismos reguladores, además de violar la Ley Sarbanes-Oxley, lo que puso a los altos ejecutivos en una posición delicada.
El director de aplicaciones desarrolló inmediatamente un “programa de consolidación de aplicaciones para eliminar aquellas superfluas y consolidar los datos financieros”, escribe Murphy. Al final gastaron más de 2 millones de dólares en “personal, hardware, software y otros recursos para solucionar una situación provocada por una mala decisión tomada años antes”.
Murphy es consciente de que ahora no es probable vender un proyecto de aplicación de consolidación caro. “¿Gastar dinero en poner aplicaciones fuera de servicio?”, pregunta. “Eso parece contraproducente porque las empresas siempre piensan que necesitan más aplicaciones”. No obstante, los líderes de TI deberían pensar como Aron Ralston: Esto va a ir a peor antes de mejorar. Pero finalmente, irá a mejor.

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