¿Compensa la inversión en Sistemas de Información basados en TPVs?

A todos los distribuidores, mayoristas y fabricantes -sea cual sea su sector de actividad- les gustaría poder recoger diariamente datos de sus diversos puntos de venta y utilizarlos para renovar directamente la mercancía. El problema es que los datos obtenidos en el punto de venta a través de TPVs (Terminales de Punto de Venta) son tan nuevos que determinar cómo utilizarlos es una tarea aún desconocida.

A pesar de todo lo que se ha hablado y escrito sobre la utilización de datos TPV -es decir, información recogida en las cajas de las tiendas y supermercados mediante el escaneado de los códigos de barras contenidos en las etiquetas de las mercancías- en realidad se ha avanzado muy poco en la organización de un proceso de gestión automatizada para distribuir los productos desde los fabricantes a los detallistas. Lo mismo sucede al combinar datos TPV diarios, con información de ventas histórica, planes de promoción de ventas, inventarios de stocks disponibles y otros.

La mayoría de los fabricantes siguen reponiendo el stock de los detallistas en base a datos sobre la retirada de mercancías de los almacenes. Aunque muchas compañías de distribución están dispuestas a trabajar con datos TPV, muchos otros fabricantes se cuestionan si los beneficios de utilizarlos compensan el costo de manejar unos volúmenes de datos tan grandes.

No obstante, es probable que el proceso de los datos TPV pase a ocupar el primer lugar en la lista de prioridades -y preocupaciones- para cualquier director de informática cuya actividad tenga que ver con bienes de consumo. Muchos comerciantes al detalle no están ya dispuestos a pagar los costos adicionales de almacenamiento de inventario o de reclasificación o reembalaje de mercancía, sino que desean cada vez más la mercancía embalada dispuesta para su almacenaje, que se envía tan pronto como es necesario reaprovisionar las estanterías de las tiendas.

Lo mismo que las grandes cadenas están empezando a forzar a los fabricantes a adoptar el intercambio electrónico de datos (EDI) y el reaprovisionamiento automático de inventarios, podrían forzar a los fabricantes a incorporar datos TPV a sus procesos de previsión y reaprovisionamiento.

Para los informáticos, el mensaje es claro. Hay que comenzar a desarrollar sistemas para manejar los datos TPV, empezando por integrar el hardware y el software en toda la compañía, y a continuación utilizar esos sistemas para controlar y dirigir toda la actividad de creación de pedidos, planificación de recursos y proceso de fabricación. No va a ser fácil.

Enorme volumen

En primer lugar, el enorme volumen de los datos TPV es suficiente para intimidar a muchos fabricantes. Se trata de aumentos cuantificables en cientos de veces la cantidad de datos que se están manejando actualmente en las empresas. Tanto es así, que la consultora Andersen Consulting asegura que incluso los fabricantes más grandes no están equipados para actuar sobre datos TPV.

Software escaso

Al hacerse más potente el hardware y descender los precios, el costo y la factibilidad de manejar grandes volúmenes de datos TPV será un problema de menor importancia. Sin embargo, entretanto, está comenzando a estar disponible el software de reaprovisionamiento y de logística necesario para manejar los datos TPV diarios y combinarlos con otros datos.

Otro problema es que la mayoría de los fabricantes aún no han integrado sus sistemas para aprovechar al máximo la información que ya están recogiendo de empresas de ventas al detalle. Así, en muchas compañías el sistema de reaprovisionamiento de inventario no está integrado con la planificación de la producción, y cada una de las unidades comerciales tiene sus propios sistemas de fabricación.

¿Son correctos los datos?

Con frecuencia los datos TPV que recogen las empresas de ventas al detalle no son enteramente precisos. Uno de los problemas es que muchas veces no se introducen los precios de venta en los sistemas TPV o se introducen incorrectamente. Correctos o no, los datos TPV no siempre están disponibles.

Choque cultural

En ocasiones, las culturas de empresa son un obstáculo para el cambio. Suele ocurrir que los vendedores de las empresas distribuidoras y mayoristas, que desarrollan planes de precios y de promoción junto con sus clientes al detalle, no están acostumbrados a conversar con los analistas de gestión de inventario, que supervisan el proceso de reaprovisionamiento. Esta comunicación es de importancia crítica en la utilización de datos TPV para predecir con exactitud la demanda de los consumidores. Una posible idea de mejora consiste en ofrecer un programa de incentivos que promueva el trabajo en equipo.

La guerra del TPV

Una nueva batalla entre detallistas y fabricantes aparece en el horizonte. Las grandes firmas de ventas al detalle quieren que los fabricantes utilicen sus datos TPV para acelerar el reaprovisionamiento y mantener en las estanterías los artículos de mayor venta, mientras que los fabricantes siguen pensando que los problemas de procesar toda esa información superan a los beneficios. Esto sitúa en primera línea a sus responsables informáticos. A menos que los fabricantes desarrollen e integren sus propios sistemas TPV, serán en última instancia las víctimas.

Cosechando lo sembrado

¿Se pregunta cuáles son los beneficios de los datos TPV? Analicemos el caso de la empresa norteamericana Wrangler -famosa por su actividad de confección de pantalones y prendas vaqueras- que desde hace tiempo utiliza los datos recopilados a través de TPVs con otro tipo de informaciones. A pesar de las dificultades de trabajar con datos TPV, los resultados del programa han sido impresionantes. El año pasado, las ventas de Wrangler aumentaron un 20%. Wrangler atribuye gran parte de este aumento a la utilización de datos TPV por la compañía. Estos datos son sólo un elemento en el conjunto de informaciones de Wrangler. La compañía utiliza también datos históricos para crear perfiles estacionales de venta para cada estilo, tamaño y color de los pantalones que vende. Esto se combina con información sobre promociones, para establecer una previsión de lo que se venderá en el futuro. Toda esta información se actualiza diariamente, y se crea un pedido cuando la tienda de un cliente necesita 12 o más unidades de mercancía. El objetivo es almacenar el equivalente a dos semanas de suministros en cada tienda.

Wrangler utiliza un IBM ES/9000, funcionando con el software de previsión y reaprovisionamiento de pedidos Inforem de IBM.

El proyecto ha supuesto un enorme esfuerzo para el departamento informático, debido principalmente a la gran base de datos -200 millones de registros para 1993 y 1994- que sigue creciendo.

La compañía ha reaprovisionado stocks en 7.300 tiendas, principalmente comerciantes con gran volumen de ventas. Wrangler también entrega mercancía directamente a 6.500 de esas tiendas, que es aproximadamente la mitad del número total de tiendas que venden vaqueros Wrangler y otras prendas en Estados Unidos.

Lo más difícil en este proceso es mantener un inventario exacto, ya que las cifras de inventario no incluyen mercancías que se trasladan entre tiendas o que se roban.

Wrangler ha estado trabajando también durante año y medio en una red neuronal con el fin de desarrollar previsiones para su sistema de planificación de la producción. El sistema realiza el seguimiento del número de tiendas en las que se vende el producto, el espacio de venta al detalle asignado a un producto, el precio de venta al detalle, el precio y promoción de venta, y los días festivos. Sin embargo, Wrangler no tiene planes para sustituir su actual sistema de reaprovisionamiento por una red neuronal.