Compartir mejor la información, principal motivación de las Intranet

Las Intranet, conjunto de redes de ordenadores de una empresa que utilizan las normas y protocolos de Internet, ya son una realidad en numerosas compañías . Sin embargo, todavía cabe plantearse la siguiente pregunta: ¿ se les saca el máximo provecho a estas redes ? . Lo que sí parece más claro es que con la implantación de Intranets se reduce el coste de mantenimiento informático, aumenta la productividad de los empleados que manejan las herramientas de una forma más intuitiva y acceden a los servicios de una manera más eficaz y sencilla .

Algunos empresarios temen enfrascarse en una tarea que se les hace compleja . Tales reparos no tienen que extrañar a nadie: la complejidad de las herramientas existentes hasta hace poco requerían un personal técnico capaz de implantarlas con éxito . Y, encima, desconocían las numerosas ventajas derivadas de implantar una intranet: reducen el coste de mantenimiento informático y aumentan la productividad de los empleados, que manejan las herramientas de una forma más intuitiva, y acceden a los servicios de una manera más eficaz y sencilla .

Auge de las Intranet

Los recelos sobre las Intranet se están disipando . Su implantación está creciendo a ritmos acelerados: durante el último año el desarrollo de Intranet ha crecido un 110 por ciento, según el estudio “Corporate Intranet: Cost, Value and Applications” ( Intranet corporativas: coste, valor y aplicaciones ) , de Creative Networks Inc . ( www . cnilive . com ) . Buena parte del éxito se debe a la posibilidad que tienen de compartir la información y las publicaciones electrónicas entre grupos de trabajo . Como menciona un estudio de Meta Group, el 90 por ciento de los encuestados destacaron estas facilidades como uno de los motivos que les movieron a instalar una Intranet . Algunas compañías de investigaciones de mercado como International Data Corporation ( IDC ) han llegado a la conclusión de que las Intranet ofrecen un rápido retorno de la inversión .

A pesar de llevar poco tiempo en el mundo informático, las Intranet ya se están moviendo hacia un nuevo nivel evolutivo . Están pasando de ser conductos útiles para la publicación de páginas con información estática a fuentes más dinámicas e interactivas . Finalmente, las personas son capaces de manejar las Intranet para utilizar aplicaciones dinámicas y no sólo leer diverso material en línea . Más que únicamente publicando información predefinida en un sitio Web de la Intranet, las organizaciones están construyendo aplicaciones que permitan a sus usuarios recuperar información de múltiples fuentes, incluso la que se encuentra en un mainframe, por ejemplo .

El crecimiento explosivo de las Intranet no es flor de un día y tiene visos de continuar durante varios años . Así lo observa la compañía de estudios de mercado Gartner Group: “Son los hijos pequeños de Internet, como la espina dorsal del emergente espacio de trabajo electrónico” . Según sus datos, las Intranet se convertirán en la plataforma dominante en la conectividad de las organizaciones y entre éstas . En el 2003, más del 70 por ciento de las compañías estarán manejadas por tecnologías derivadas de Internet . Sin embargo, este auge supondrá un precio que se deberá pagar . A medida que las Intranet manejan información más dinámica la complejidad aumenta considerablemente . La seguridad, siempre preocupante, dará aún mayores quebraderos de cabeza . Los sistemas heredados y las aplicaciones deberán acomodarse a esa nueva situación . Como la cantidad de información de datos a los que los usuarios accederán a través de las Intranet será mayor, el ancho de banda será un tema crucial para el buen funcionamiento de estas soluciones . En otras palabras, deberá actuarse en consecuencia para manejar de forma eficiente ese futuro problema .

Organización de la información

El aumento de la información disponible a través de una Intranet puede convertir esta solución en un auténtico bosque, haciendo perder tiempo, más que ganar, al usuario . Eso se debe a que en muchas ocasiones la información no se ha organizado convenientemente . Las grandes empresas están afrontando una fase de transición, ya han instalado la infraestructura y han publicado la información departamental, hacia un enfoque más estratégico . Tratan de determinar cómo esa información puede hacer cambiar la manera en que trabajan los usuarios . Se hacen necesarios una visión global y un plan central si las corporaciones quieren alcanzar todo el potencial estratégico de una Intranet .

En numerosos casos, las compañías organizan sus páginas Intranet de forma jerárquica, comenzando con una puerta de entrada, la denominada “home page” . Puede ser el índice o la tabla de materias . En algunos sitios Internet se está abandonando la estructura jerárquica de la “home page” a favor de un “wizard”; éste conduce al usuario a través del sitio . Los expertos no consideran este último enfoque, sin embargo, como el más adecuado para la mayoría de las Intranet .

En otras situaciones se incluye un motor de búsqueda sencillo . Una palabra clave sitúa al usuario en el sitio adecuado, sin necesidad de hacer clicks en un montón de jerarquías de páginas, y permite encontrar fácilmente la información requerida . Otras herramientas útiles son los índices, estructurados por categorías, en los que los usuarios pueden navegar y encontrar datos que no saben cómo pedir . Sería algo parecido a los populares browsers que se encuentran en Internet . Puede resultar una tarea difícil para el responsable del diseño, pero los mismos usuarios pueden colaborar con sus sugerencias .

Pero la mayoría de las redes Intranet corporativas son de reciente creación, muchas empresas todavía no han implantado motores de búsqueda más sofisticados y sólo utilizan las herramientas básicas que se entregan con los servidores Intranet . Los analistas consideran que este atolladero cambiará cuando las organizaciones adopten las Intranet como plataformas básicas de aplicación .

Los fabricantes están creando herramientas que permiten clasificar por categorías e indexar datos en tiempo real, alimentar las noticias y el correo electrónico, y generando aplicaciones de salidas de datos visual con la finalidad de categorizar, agrupar y extraer información adicional .

Nueva generación de herramientas

La aparición de una nueva generación de herramientas ofimáticas corporativas más avanzadas está ayudando a eliminar cualquier duda que pudiera surgir a la hora de decidir instalar una intranet . Su total integración con el entorno operativo facilitan mucho la labor . Y, encima, algunas se ahorran grandes inversiones porque les ayudan a reducir el ciclo de la información y a aumentar la calidad .

Internet se ha convertido en la bendición de muchas compañías que parecían abocadas al fracaso . Les ha permitido reintroducirse con fuerza en la carrera por el mercado . Han podido tomar mejores decisiones e incluso reducir el ciclo de la información en la organización . Porque las organizaciones que utilizan la comunicación y la colaboración que permiten una Intranet les permite adaptarse con facilidad, tomar mejores decisiones y responder rápidamente a los nuevos requerimientos de los mercados . Metafóricamente, las Intranet dan alas a las necesidades empresariales . Los analistas consideran que para las empresas que no se arriesguen a dar ese paso podría significar un importante descenso en el ranking de su sector, sobrepasadas por sus acérrimos competidores y, peor aún, que desaparecieran completamente del mapa . Sin embargo, a pesar de que las organizaciones están implantando Intranet, en algunos casos se está produciendo una paradoja que les podría perjudicar notablemente . Así, algu